Библиотека / Мои статьи и интервью / Совещания - полезный инструмент или растратчик вашего времени?
Совещания – полезный инструмент или растратчик вашего времени
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, бизнес-тренер, психолог
Сайт: www.mrybakov.ru
E-mail:
Статья опубликована:
В день заседаний на двадцать
надо поспеть нам.
Владимир Маяковский. Прозаседавшиеся
Как-то я проводил тренинг по тайм-менджменту в Курске на заводе одной одной весьма уважаемой мировой компании. Мы активно изучали приемы управления своим временем: как служебным, так и личным.
И вот, ближе к концу тренинга, я дал задание участникам - руководителям среднего звена - выписать задачи, которые они обычно выполняют в течение рабочего дня. А затем оптимизировать их, основываясь на приоритетах задач (мы как раз пошли эту тему).
И тут подходит ко мне один из участников, протягивает свой листок, и говорит: "Посмотрите! Что Вы тут сможете оптимизировать?" Смотрю: а там - ба! - 5 (ПЯТЬ!) совещаний, которые занимают ВЕСЬ ДЕНЬ - с утра до вечера!
И тут я понял, что если все оставить как есть - ничего не изменится. И все оставшееся время мы занимались тем, что разрабатывали алгоритмы того, как же высвободить время руководителей для решения иных задач, множество которых руководители решали в вечернее и ночное время.
Бывало ли в вашей работе, что:
- вы порой вынуждены участвовать в совещаниях,
на которых хочется уснуть, а после обидно за бесцельно потраченное время?
- ваш вопрос так и остался нерассмотренным, хотя
все время было растрачено на обсуждение мелочей?
- все долго обсуждали какую-то тему, бились
каждый за свой вариант решения, а после со крипом
сформированный план действий так и не был воплощен в жизнь?
- И т.д. и т.п.
Конечно, в наше время занять себя на совещании можно. Например, один из рекламных баннеров "Одноклассников" так и говорит: если мол заскучал на совещании - не грусти, Одноклассники теперь на твоей мобиле. Можно жить и так: не решать проблему, прятать голову в песок. Как говорят уставшие от жизни люди, "день прошел - все к смерти ближе". Но если у вас в этой жизни много планов, то наверное стОит раз и навсегда разобраться с таким безжалостным поглотителем времени как совещания.
Итак, как сделать так, чтобы совещания работали на пользу участников и компании в целом, а не были обузой? На эту тему много всего сказано, однако главный вопрос: что делаете именно вы и насколько вам это помогает?
Далее я предложу Вам набор конкретных шагов. Их цель - сделать Вашу работу продуктивнее, освободить время для других интересных задач. Одна просьба: при воплощении не будьте формалистами: примеряйте тот или иной пункт к себе, адаптируйте. Иначе любая разумная идея может погрязнуть в пучине бюрократии.
Во-первых, к совещанию нужно готовиться. А именно:
- Поставить цель совещания, лучше письменно.
Если их несколько, то проранжировать в порядке
убывания приоритета: время на все может не хватить. Если вопросов слишком
много - часть перенести на следующий раз: это сэкономит усилия по
подготовке и избавит вас от неоправданных ожиданий.
- Выбрать/назначить ответственного за
организацию совещания. Именно от него зависит успех подготовки.
- Определить список будущих участников и
оповестить их. С одной стороны участников должно быть как можно меньше, с
другой - все люди, действительно причастные к теме, должны участвовать. Иначе у них не будет мотивации
исполнять решения совещания.
- Разработать и согласовать с будущими
участниками повестку. Иначе можно упустить важное, а время растратить по
мелочам.
- Назначить четкое время, т.е. не "примерно
в 2", а например, в 14.15.
- Каждому участнику подготовить свои мысли по
тем пунктам повестки, за которые от отвечает.
Лучше изложить их письменно, а затем распечатать на всех участников или
презентовать в PowerPoint.
- Зарезервировать помещение, убедиться, что
готова техника и другие моменты (бумага, ручки; кофе, если у вас это
принято).
Можете подготовить чек-лист, а потом просто проходить по нему и ставить "галочки": это сильно ускоряет процесс и позволяет "не изобретать велосипед".
Во-вторых, грамотно совещание проводить:
- Грамотно начать
- Поприветствовать друг друга
- Напомнить всем цель (цели)
встречи, кратко пройти повестку, при необходимости скорректировать и
утвердить.
- Выбрать лидера, который
будет вести совещание. И, при необходимости, того, кто будет вести
протокол (это может быть и сам лидер)
- Установить регламент
- Затем по каждому вопросу:
- Выяснить мнение каждого
участника (отдельно эмоции и факты)
- Принять принципиальное
стратегическое решение. Важно, чтобы ВСЕ приняли решение не только
формально, но и внутри себя, а то при исполнении будут "держать фигу в кармане"
- Разработать конкретные
шаги
- Распределить ответственность,
определить сроки
- Занести решение в
протокол, причем озвучивая его, иначе потом
окажется, что многие "не услышали" или "не так
поняли"
- Завершить совещание
- Резюмировать итоги, проработать возможные возражения
- Поблагодарить участников
- Договориться о следующих
контактах
- Попрощаться
Ну и, наконец, обеспечить реализацию выполненных решений:
- Разослать всем участникам протокол по мейлу в течение нескольких часов после встречи
- Контролировать исполнение принятых решений.
Желательно, чтобы в компании совещания проходили не от случая к случаю, а
в рамках четкого механизма:
- Есть заранее определенный
день и время проведения совещаний: это дисциплинирует.
- Каждый вопрос проходит
определенные стадии решения. Например: "проблема",
"запланированное действие", "реализуется",
"завершенное". Хорошо, если это поддержано некой информационной
системой, к которой имеют доступ ключевые люди компании: при этом не
будет "зависших" проблем и решений.
- Каждую встречу
рекомендуется начинать с обзора решений прошлого совещания, решения
возникающих сложностей. По мере решения задач они меняет свой статус по
вышеописанной последовательности.
- По каждому решению есть
ответственный и срок.
Теперь о практической реализации. Случается так, что если Вы что-то делаете новым, непривычным для себя образом, в первый раз результаты оставляют желать лучшего. Это нормально, и нет другого пути к повышению своей эффективности, кроме как брать новую хорошую методику, применять к себе, пробовать, улучшать, снова пробовать. И уже вскоре результаты превзойдут ваши ожидания!
Итак, все хорошо. Вы оптимально организуете и проводите совещания, контролируете принятые решения. Однако это еще не все.
- Важно проводить совещания в определенной
манере: такой, где люди чувствуют себя не провинившимися школьниками или
марионетками, а полноправными участниками.
- А еще полезно знать некоторые методики,
которые позволяют находить творческие нестандартные решения задач. И таких методик на сегодняшний день немало.
- Кстати, а как быть, если организатор совещания
- не вы. Вы "просто участник", и отказаться вам не
представляется возможным. А там все "тянут и тянут резину"…
Неужели все так безнадежно?
Но об этом - в следующих выпусках рассылки. А пока - пишите, задавайте Ваши вопросы.
Успехов вам в ваших совещаниях!
***
Чтобы понять качество и стиль нашей работы, пройдите наши дистанционные курсы и вебинары по бизнесу - концентрат практической информации. Это бесплатно.
В качестве следующего шага к возможному сотрудничеству, предлагаем Вам первичную 2-часовую консультацию по Skype.
На ней мы обсудим:
- Текущее положение Вашей компании
- Проблемы, которые Вас заботят
- Ваши цели
- Возможные пути их достижения.
Встреча не-рекламная, никакой "воды". Вы получите реальные результаты по бизнесу: за 2 часа можно сделать много.
Прояснение ситуации, заряд бодрости и позитива, а также "волшебные пендели" - гарантируем!
Это лучший способ понять, насколько Вам по пути с нами как с консультантами. Цена такой консультации (однократно) - 5000 рублей.
Заявка
Отправьте заявку сейчас, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.
Разместить в блоге:
Новости
- 16 мая 2012 года
- 10 мая 2012 года
- Для небольших компаний мы запускаем новую услугу: объединенные рабочие сессии по наведению порядка в бизнесе для 3-4 компаний. Таким образом, наши услуги становятся рентабельными для малого бизнеса. Пишите-звоните, чтобы уточнить условия проведения.
- 6 мая 2012 года
 Вчера завершился поддерживающий лагерь для наших клиентов. Лагерь прошел на базе отдыха в районе подмосковных Луховиц, на свежем воздухе. За время лагеря на окружающих деревьях распустились цветы. Тамошние птицы так к нам привыкли, что перестали нас бояться: в последний день дятел выбивал свою дробь прямо у нас над головами ;)
Участвовали наши давние клиенты (уже почти друзья) - представители 4 различных компаний из Липецка, Москвы, Рязани, Санкт-Петербурга. Решали разные вопросы:
- распределение ролей и взаимодействие между управляющей компанией и дочерними обществами в телекоммуникационном холдинге
- взаимоотношения между учредителями компании (бизнесу около 10 лет), формирование видения будущего
- систему продаж и проблему найма адекватных продажников в компании-импортере
- управление творческим коллективом звезд-профессионалов 1С.
Все участники остались довольны. Такая регулярная поддержка (раз в полгода) помогает собственникам и топам быстро продвигать бизнес вперед.
На будущее решили проводить подобные мероприятия в конце апреля в Черногории (в этот раз проводили в Подмосковье из-за трудностей с авиабилетами).
- 17 апреля 2012 года
 В апреле мы запустили несколько новых проектов по наведению порядка в бизнесе наших клиентов:
- один из крупнейших игроков на российском рынке строительства каналов связи (в т.ч. для сотовых операторов «большой тройки»), свыше 1200 сотрудников
- одна из крупнейших кондитерских компаний Украины (более 800 сотрудников)
- крупная белорусская мебельная фабрика (свыше 600 сотрудников, продажи по всему СНГ)
- крупнейшая электромонтажная компания Карелии.
Также мы провели множество поддерживающих сессий у давних клиентов, вводных 2-часовых консультаций и пр.
- 30 марта 2012 года
 Мы провели в Москве третью конференцию «Как навести порядок в своем бизнесе», в которой приняли участие более 200 бизнесменов и топ-менеджеров со всей России и СНГ.
В отличие от наших прошлых конференций на этой выступали только участники команды «Михаил Рыбаков и Партнеры» - топ-менеджеры и консультанты собственников бизнеса с 10-летним и более опытом. Я, Михаил Рыбаков, горжусь каждым участником нашей команды. Доклады действительно полезные и нетривиальные.
Вот видео-ролик о том, как проходила конференция. Вы можете купить ее профессиональную видео-запись.
- 19 февраля 2012 года
- 30 января 2012 года
- За прошедшие месяцы было много интересных проектов по наведению порядка в бизнесе:
- в 2 крупных производственных компаниях, лидерах своих отраслей: производство искусственного отделочного камня и напольных паркетных покрытий
- в крупном интернет-магазине: торговля брендовой одеждой со скидками
- в холдинге: типография и производство пластиковой тубы
- в крупной компании, оказывающей услуги по бронированию гостиниц, организации конференций и пр.
Также провели несколько встреч Бизнес-клуба Михаила Рыбакова, множество 2-часовых консультаций и пр.
- 17 октября 2011 года
 Мы провели поддерживающий лагерь в Черногории для наших клиентов. Солнце, море и купание в середине октября - это счастье!
Приехали 15 владельцев компаний из разных городов России и Украины. Очень приятно было вновь встретиться с участниками прошлых бизнес-лагерей, познакомиться с теми, кто работает над своим бизнесом по моей книге.
Участники проработали свои вопросы, например:
- бизнес-процессы описаны, но почему-то не внедряются
- персонал сопротивляется нововведениям
- нет понимания между партнерами, поддержки от членов семьи в семейном бизнесе
- не хватает собственной мотивации развивать бизнес
Главной темой лагеря стало: как подчинить свою компанию своей же воле. А с другой стороны - как сделать так, чтобы все перемены шли на энергии не только владельца, но и всего коллектива, как сделать работников своими союзниками в развитии компании.
Вот видео-ролик о лагере >>>. А вот фотографии >>>.
Следующий поддерживающий бизнес-лагерь пройдет в апреле или мае 2012 года в Черногории там же: в городе Херцег-Нови на берегу Которской бухты. Место прекрасное. Планируйте заранее.
- 15 августа 2011 года
 Мы приглашаем наших клиентов в поддерживающий лагерь в Черногории 11-15 октября 2011 года. Лагерь для своих - тех, кто прошел базовый лагерь или с кем мы работаем в корпоративном режиме. В поддерживающем лагере практически не будет жесткой программы обучения. Все время вы будете работать над решением своих актуальных задач и проблем, связанных с изменениями в бизнесе, например:
- сопротивление персонала, как активное, так и скрытое
- назревшие конфликты в команде
- отношения между акционерами
- мотивация сотрудников на изменения
- управление компанией в переходном периоде
- и самое главное: личные навыки шефа, которые помогут ему через это пройти, провести свою компанию и выйти из изменений здоровыми и успешными.
Мы, ведущие, и группа поможем вам в этом. Вы не останетесь со своими изменениями один на один.
Если Вы самостоятельно работаете по технологиям, описанным в моей книге и моих дистанционных курсах, и хотите принять участие в поддерживающем лагере, напишите мне, расскажите о проделанной работе, достижениях и проблемах - обсудим возможность Вашего участия.
- 12 августа 2011 года
 Завершился базовый бизнес-лагерь для владельцев бизнеса и руководителей на Угре, который мы провели с Александром Сорокоумовым и командой наших консультантов: Ольгой Пайвиной, Натальей Мудрик, Александром Шлигерским. Среди гостей лагеря были ведущие эксперты России по логистике, маркетингу, управленческому учету. Приезжали руководители Московского клуба предпринимателей: Аркадий Лопухов и Людмила Лунькова.
Участниками лагеря стали 37 владельцев и топ-менеджеров компаний из городов: Алматы, Астана, Барнаул, Верхняя Пышма, Верхняя Пышма, Великий Новгород, Владимир, Вологда, Екатеринбург, Ереван, Ижевск, Киев, Краснодар, Красноярск, Лабытнанги, Магнитогорск, Москва, Нижнекамск, Нижний Новгород, Курган, Одесса, Пермь, Ростов-на-Дону, Санкт-Петербург, Сыктывкар, Рязань, Тараз (Казахстан), Тула.
Отрасли: HORECA, безопасность, веб, ИТ, клининг, недвижимость, инвестиции, климатическое оборудование, консалтинг, общественное питание, охрана, полиграфия, реклама, ритейл (продукты, промтовары, цветы), торговля, страхование, строительство, телекоммуникации, транспорт, услуги спецтехники, фармацевтика, энергосервис и пр.
Масштаб бизнеса: от ИП до более чем 2000 сотрудников (участвовали владельцы 3 крупных холдингов).
Многие участники лагеря планируют пригласить нас в свои компании для помощи во внедрении изменений и/или приедут к нам в Черногорию.
Фотографии здесь. Фильм о лагере будет несколько позже.
Рекламный ролик, снятый участниками прямо в лагере. В главной роли - владелец рекламируемой компании :)
- Весна-лето 2011 года
  У нас идет много корпоративных проектов. Почти не вылезаю из самолетов и поездов. Среди клиентов:
- крупный холдинг из Вологды (HORECA),
- крупнейшая в мире компания по прокату плазменных панелей,
- крупнейшая компания в Удмуртии по продаже и обслуживанию техники для активного отдыха,
- телекоммуникационный холдинг (Рязань, Брянск, Липецк и др. города)
- частный банк из Москвы, работающий с малым и средним бизнесом,
- одна из крупнейших в России компания по продаже компьютерных комплектующих,
- одна из ведущих компаний Москвы по оптовой и розничной продаже мебели,
- компания по продаже и установке систем безопасности и другие.
Всем им мы помогаем навести порядок в бизнесе.
Также провожу открытые мастер-классы. За последнее время - в Ижевске, Улан-Удэ, Якутске. В Якутске провел несколько дней на великой сибирской реке Лена.
Провел множество первичных 2-часовых консультаций, в основном по скайп.
Выпустил 3-ий тираж своей книги "Как навести порядок в воем бизнесе".
- 18 апреля 2011 года
 Завершился базовый бизнес-лагерь для владельцев бизнеса и руководителей в Москве, который мы провели с Александром Сорокоумовым. В нем приняли участие 27 бизнесменов из разных городов России. Что приятно - масштаб бизнесменов, которые к нам приезжают, неуклонно растет. Например, у нас в лагере был хозяин крупнейшей в мире компании по прокату плазменных панелей, владелец завода с Украины, владелец банка с Рублевки и другие интересные люди. Вот видео-отзывы участников.
- 17 февраля 2011 года
- 17 февраля 2011 года
 29 апреля – 8 мая состоится путешествие Гонконг – Сингапур. Вся наша поездка будет одним большим тренингом по главным вопросам мировой экономики на примере истории Сингапура и Гонконга.
- 14 февраля 2011 года
- Я по-прежнему в Египте - тут хорошо :) Занимаюсь фри-дайвингом, йогой, работаю удаленно (в т.ч. проводу консультации по скайп).
 Наш бизнес лагерь состоится в Москве 11-17 апреля. Есть около 10 мест - вы можете принять участие. Пока что действуют скидки.
Вот видео и фото из тех 2,5 дней бизнес-лагеря, что мы успели тут провести. А вот свежие видео о жизни в Дахабе.
28 февраля начинаем корпоративный проект в Рязани.
- 3 февраля 2011 года
 Друзья!
Я пишу эти строки из Египта из славного города Дахаб. Здесь все тихо, мирно, и вообще прекрасно, несмотря на весь шум, поднятый в российских СМИ. Да, в Каире и Александрии происходят политические события, но Синайский полуостров все это почти не затрагивает.
Чтобы получать объективную информацию, рекомендую смотреть BBC и CNN. Впрочем, это касается не только ситуации в Египте, но и всего остального (например, российских событий).
Наш бизнес-лагерь начинается завтра, хотя участников меньше, чем планировалось. Некоторые еще присоединятся к нам, если смогут добраться сюда несмотря на запреты. Это действительно безопасно.
Для остальных, скорее всего, в ближайшие месяцы будет "дубль 2". Наверное, в одном из пансионатов Подмосковья. Анонс будет позже. Кому актуально - присылайте заявки. Контакты см. на сайте справа.
А пока я буду выкладывать в своем блоге краткий репортаж о том, что тут происходит и свои мысли по этому поводу. Следите! ;)
- 30 января 2011 года
 Завтра утром я улетаю в Дахаб проводить бизнес-лагерь. По свежим сведениям от жителей этого славного Египетского города - там все тихо-спокойно: светит солнце, люди расслабленны, занимаются йогой, серфингом, фридайвингом и пр.
Если Вы хотите присоединиться к нам, еще есть 2 дня, чтобы принять решение. Лагерь будет проходить с 3 по 12 февраля. Сейчас в Египте перебои с Интернетом, однако я буду доступен по местному номеру: +20104174131. В Москве работает номер +7 (495) 926-26-09. Звоните на него, и мой помощник Вам ответит. Надеюсь, Интернет в Египте заработает, и я смогу читать Ваши письма: .
По возвращении из Дахаба я анонсирую увлекательную поездку в Гонконг и Сингапур, которая состоится с 28 апреля по 8 мая.
- 29 января 2011 года
 Ура - мы сделали это! Провели вторую конференцию "Как навести порядок в своем бизнесе", в которой приняли участие 300+ владельцев бизнеса и руководителей из 60+ городов России и стран СНГ. Спасибо спикерам, команде и всем участникам!
Через некоторое время Вы сможете купить диск с ее профессиональной видео-записью. Следите за анонсами.
***
Посмотреть «Архив новостей сайта».
|
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
![Бизнес-лагерь Михаила Рыбакова и Александра Сорокоумова "Москва-2011'04" 800](javascript: openImage('http://mrybakov.ru/inc/images/1104/1104252355490.jpg', 'Бизнес-лагерь Михаила Рыбакова и Александра Сорокоумова "Москва-2011'04" 800', 800, 600))
)
)
)
)
)
