Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 16.05.2007 г.

Ольга Пайвина - бизнес-консультант, исполнительный директор команды "Михаил Рыбаков и Партнеры". Супруга и партнер Михаила Рыбакова. В консалтинге с 2008 года. До этого около 10 лет работала на руководящих позициях в крупных холдингах: Юнимилк (сейчас принадлежит Danone), Вимм-Билль-Данн, Huhtamaki, концерн Калина. Создала ряд новых направлений и навела порядок в существующих: система планирования производства и управления запасами, система закупок, управление ключевыми клиентами. Руководила крупными проектами.
Ольга: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме...

Запасы имеет каждая компания, предлагающая рынку свои товары. Это и запасы готовой продукции, и полуфабрикатов, и материалов. С вопросом, какой уровень запаса необходимо поддерживать, сталкиваются и производитель, и дистрибутор, и розничный продавец. Наверняка и в вашем офисе есть запасы: как мимимум, бумаги и канцелярских принадлежностей.

Многие компании, особенно небольшие, распоряжаются своими запасами "по наитию", "на глазок". Это приводит иногда к перезатариванию складов и замораживанию немалых денег в запасах - либо наоборот, к хроническому дефициту какого-либо товара и потере клиентов, не получающих вовремя требуемый продукт. А если ваш товар еще и скоропортящийся, то проблема становится особенно острой: ведь просроченные запасы - это выброшенные деньги.

Данной теме посвящена целая наука - управление запасами. Она подразумевает прежде всего методологию пополнения запасов с учетом различных факторов и ограничений, существующих в вашей компании, а также - определение оптимального уровня страхового запаса, который необходимо поддерживать.

Какие же методики пополнения запасов существуют? Их множество, основные:

• Модель с фиксированным временем заказа
• Модель с фиксированным интервалом времени между заказами
• Модель с установленной периодичностью пополнения заказа до постоянного уровня
• Модель «минимум-максимум»
• И другие

Выбор конкретной методики зависит от специфики вашего бизнеса, а также от целей и приоритетов вашей компании.

В любом случае в основе пополнения запасов, как для производителя, так и продавца - лежит система планирования потребностей. Продавцу необходимо планировать потребность в запасах готовой продукции, производителю - помимо них еще потребность в полуфабрикатах и материалах (MRP). Планирование может быть как краткосрочным (день, неделя, месяц) - так и долгосрочным (год, 5 лет). Краткосрочное планирование используется для оперативного принятия решений, долгосрочное же - определяет стратегию развития компании. А какое планирование есть у вас?

Планирование потребностей тянет за собой необходимость прогнозировать продажи - ведь от корректности прогноза продаж зависят все остальные планы компании. Но прогнозирование спроса - это уже отдельная тема.

Классическая формула определения объема пополнения запаса на конкретный период времени:

V производства (закупки) = план продаж - остаток на начало периода + остаток на конец периода.

Таким образом, приходим ко второму важному вопросу: какой запас вы планируете поддерживать как текущий?

Определение оптимального уровня страхового запаса также зависит от многих факторов, играющих роль в вашем бизнесе. Основные факторы обычно - вероятность колебания спроса, минимальная партия и срок производства / поставки (как часто можно пополнять запас и какими партиями), срок годности продукта.

А что же скрывается за модным ныне понятием "supply chain" или "цепочками поставок"? Здесь имеется в виду следующее: у каждой компании есть свои поставщики и клиенты, у которых тоже хранятся запасы той же самой продукции и материалов. Так вот оптимизация цепочки поставок подразумевает поддержание выбранного уровня запасов не только в рамках своей компании, но и на складах своих контрагентов. Это требует от компаний-партнеров максимальной открытости (возможность отслеживать данные об остатках на складах контрагента), системного подхода и точности - вероятно поэтому на сегодняшний день существует не так много компаний, внедривших supply chain в России.

Итак, почему так важно правильно определить объем хранящихся у вас на складе запасов и корректно рассчитать срок и объемы их пополнения?

Давайте разберем небольшую задачку: компания Х производит продукт Y. Прогноз продаж данного продукта: 100 ед. в день, спрос может колебаться +/- 20%. Себестоимость продукта - 800руб. за ед., а цена продажи - 1000руб. Срок годности продукта - 10 дней. Внимание, вопрос: какой средний текущий запас будет оптимальным для компании Х?

Для начала давайте представим, что компания Х решила поддерживать запас в размере 7 дней. В этом случае компания всегда имеет товар в наличии, но держит замороженными в этом товаре 560 тыс.руб. (800*100*7) - которые можно пустить в оборот и заработать дополнительные деньги.

Кроме того, поскольку срок годности продукта всего 10 дней - компания вынуждена продавать товар с истекающим сроком годности. А если еще и спрос уменьшится на 20%, то компания гарантированно получит просроченный товар на складе.

Теперь представим противоположную ситуацию: компания Х, ознакомившись с современными концепциями минимизации запасов - решила вообще не создавать страховой запас продукта Y, а работать "с колес", производя под прогноз продаж 100 ед. продукта в сутки. Что имеем в этом случае? Да, компания теперь не замораживает деньги и не имеет просроченных неликвидов. Но вдруг спрос вырос на 20%, а производство не успело отреагировать - получаем упущенную выгоду 28 тыс.руб. в неделю ((1000-800)*20*7) и разочарованных клиентов, не получивших продукт в срок. А остановка производства даже на несколько часов (например по причине поломки оборудования) - приводит и вовсе к плачевному результату.

По классике теории управления запасами правильный ответ на эту задачку можно рассчитать по формуле. В жизни - нет универсального правильного ответа, нет формулы, подходящей всем компаниям. У каждой компании есть свои факторы и ограничения помимо перечисленных в условии задачи (например, минимальная партия производства, загруженность производственных мощностей, складская площадь для хранения). Некоторые факторы вообще трудно измерить: например, вероятность срыва поставок сырья или готовность клиентов перенести заказ на другой день.

Каждую ситуацию нужно рассматривать индивидуально - но в любом случае, чем больше существенных для вашего бизнеса факторов вы учитываете при планировании, тем эффективнее вы управляете запасами, и тем выше ваши финансовые результаты.

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
  Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
  Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru