Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 04.06.2007

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".
Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Вопрос

Значительная часть моего рабочего времени (до половины) уходит на общение с подчиненными, которые регулярно заходят в мой кабинет: спросить совета, доложить о выполнении моего мелкого поручения, пожаловаться на жизнь и т.п. Очень надоело, но ничего не могу поделать: они же как дети, все равно за все я отвечаю.

Мария, руководитель строительного направления в многопрофильной компании

Ответ

Мария, с такой проблемой в определенный момент времени сталкивается почти каждый руководитель. Некоторые ее решают, а некоторые мучаются годами. И от того, как Вы с ней справитесь, зависит Ваша успешность как руководителя. Причин, как и возможных решений, несколько, лучше применять их в комплексе.

Во многом причина в Вас, т.е. Вы сами провоцируете своих сотрудников на такое поведение (впрочем, это касается почти всех проблем с подчиненными). Они для Вас - дети, а Вы для них - "мама рОдная". И между Вами разворачивается психологическая игра, которая отнюдь не способствует эффективности Вашего подразделения. Вы получаете беспомощных и безответственных сотрудников, а они "так и не вырастают из коротких штанишек". Более подробно такие игры описаны у Эрика Берна ("Люди, которые играют в игры", "Игры, в которые играют люди"), от души рекомендую почитать. А Вам могу посоветовать обращаться с подчиненными, как с людьми взрослыми (самостоятельными, ответственными). "Проще сказать, чем сделать"? Хорошо, вот несколько практических приемов:

1. Когда сотрудник начинает "грузить" Вас проблемами, спрашиваете, глядя в глаза, что-нибудь вроде (можно дословно, испробовано):
   1. "Как ты думаешь, я плачу тебе зарплату за то, чтобы ты создавал мне/Компании проблемы или их решал?" (Естественно, подразумевается, что перед Вами опытный сотрудник. Новичка прежде надо обучить)
   2. "По твоему мнению, чье время дороже: твое или мое? Что ты сделал для того, чтобы решить этот вопрос самостоятельно?"
2. Выдаете и растолковываете (один раз, но до понимания) сотрудникам алгоритм обращения к руководителю (т.е к Вам). Что-нибудь вроде:
   1. Четко обозначить цель обращения: проблему, предложение и т.п.
   2. Представить минимум 2 варианта решения вопроса с обоснованием каждого (в некоторых компаниях даже требуют перед заходом к руководителю подготовить краткую презентацию в PowerPoint с изложением сути вопроса)
   3. Аргументировать свое предложение одного из вариантов
   4. Попросить у руководителя его одобрение/корректировку предложенного решения
   5. При необходимости обсудить и обязательно зафиксировать план действий, включающий цель, мероприятия, ответственных и контрольные сроки. Лучше если после разговора сотрудник вышлет это Вам по мейлу как резюме беседы. Заодно сможете легко создать задачу "проконтролировать исполнение решения" в Outlook, включив в примечание вышеописанный текст.
   6. По итогам исполнения отчитаться об исполнении. Кажется сложно, в реальности же требует нескольких минут Вашего внимания и последующего контроля. Заодно приучает сотрудников структурно мыслить и брать на себя ответственность.
3. Вообще, структурируйте подчиненных - это часть Вашей работы. Если сотрудник сваливает на Вас свои проблемы "в кучу", составьте совместно с ним перечень проблем, а затем пройдите по каждому пункту со словами: "И как ты собираешься решать этот вопрос?", разобрать его варианты решения задачи, дать советы. Это надо сделать совместно с сотрудником 1-2 раза подробно, чтобы понял принцип (по сути - провести коучинг) - дальше он должен делать это сам.
4. Свяжите их мотивацию с результатами труда. Я не устаю повторять: оклад не мотивирует человека хорошо/много работать! Другое дело - различные проценты, бонусы и премии, реально завязанные на результаты. Мышление окладника - мышление "пенсионера", для которого "день прошел - все к смерти (зарплате) ближе". Конечно, этот совет надо применять разумно в зависимости от должности того или иного сотрудника, но даже для секретаря можно найти реальные показатели эффективности его работы, а уж продавцы на окладе - вообще нонсенс (однако так нередко бывает).
5. Определите "приемные часы", т.е. приучайте сотрудников заходить/звонить Вам только в определенное время. Сначала 2-3 раза в день, потом можно обойтись и 1 разом. Иногда помогает введение правила: заходить в Ваш кабинет только после звонка или мейла. В итоге Вы должны получить подразделение, способное хотя бы неделю успешно проработать без Вашего непосредственного участия.
6. И самое главное - решите, зачем Вы ходите на работу: решать задачи Компании и достигать ее и свои цели, или решать проблемы Ваши сотрудников. Расставьте свои приоритеты. Это прибавит Вам решимости приступить к действиям.

Естественно, что помимо применения вышеописанных приемов желательно также: четко прописать бизнес-процессы и функционал каждой должности, подобрать адекватных людей и т.п.

Применение вышеописанного подхода хорошо всем:

• Вам - тем, что у Вас появляется время для решения действительно важных задач
• Компании - тем, что растет результативность ее работы
• Сотрудникам - тем, что они наконец-то станут взрослыми ответственными личностями, повысят свою успешность и самооценку..

Давая такие советы я четко осознаю, что они противоречат некоторым гуманистическим теориям, однако их действенность подтверждена жизнью. Успехов!

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления персоналом?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
  Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
  Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми. 
• Участвуйте в бизнес-лагерях:
  • "Система и технология управления людьми в бизнесе" (7 дней, проходит дважды в год на выезде)
  • "Проведение совещаний" (3-4 дня, проходит дважды в год на выезде)
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru