Анонсы - 2017

Выпуск 027. Михаил Рыбаков. Как "все успеть"?

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 12.09.2007

Михаил Рыбаков

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".
Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

 

Недавно, работая над одним консалтинговым проектом, я вновь задумался над давно занимающим меня вопросом. Посудите сами. Интересно получается: в любой мало-мальски успешной компании ведется четкий учет движения денег. Без этого не выживет ни один бизнес. Мелкий предприниматель сам ведет книгу доходов и расходов, а потом, возможно, сводит их в Excel'е. В крупных компаниях учетом занимаются целые отделы.

Однако деньги, при всей их важности, ресурс восполнимый. То есть потратив их раз, можно заработать снова. Другое дело - время. Его нам отмеряно некоторое количество, и все, что мы можем - это успеть сделать больше за свою, недолгую по вселенским масштабам, жизнь. В бизнесе, семье, дружбе и т.п. При этом найдется немного людей, которые знают точно, КУДА УХОДИТ ИХ ВРЕМЯ. Попытайтесь сказать, на что сегодня у вас ушло сколько минут и часов. Можете? А вы уверены, что оценка точная?

По моему опыту (темой тайм-менеджмента я занимаюсь с 2002 года), людей, точно знающих, куда утекает их жизнь, - единицы. Вот и проведите параллель с бизнесом: представьте на секундочку , что на просьбу гендиректора предоставить отчет о расходах за прошедший месяц бухгалтер разводит руками и говорит "ну я, конечно, примерно догадываюсь, на что мы тратили деньги…". Нонсенс, правда?

Посему сегодня совершенно конкретная техника. Некоторые авторы и тренеры по тайм-менеджменту считают ее чересчур сложной и лишней, но по моему опыту те, кто не выполнял ее качественно хотя бы раз в жизни (в течении срока о котором я скажу ниже), не владеют своим временем - своей жизнью - своей судьбой. Итак,

Учет времени

По сути техника очень простая. Как бухгалтер фиксирует все хозяйственные операции, происходящие в компании, так и Вам предлагается в течение некоторого времени тщательно хронометрировать свой день. Письменно.

То есть, чертите табличку с графами: Время начала, длительность, занятие, объект. И в назначенный час начинаете ее тщательно заполнять. Например:

Время начала

Длительность

Занятие

Объект

9.05

3

Ч

-

9.08

7

Ко

Иванов

9.15

 

Кл

АвиаХим

И т.д. Пометки лучше делать сокращенно для экономии времени на запись. В вышеприведенном примере: Ч - чай, Ко - коллеги, Кл - клиенты. Объект - конкретный коллега, клиент и т.п. Это понадобится вам потом для аналитики, которую можно желать как вручную, так и в Excel'е.

Зачем все это нужно?

  • Во-первых, у вас появляется чувство времени и ощущение его ценности. И теперь прежде чем записать некоторое действие вы задумываетесь: "А оно мне надо? Какова ЦЕЛЬ (ценность) этого действия? Может быть, есть нечто более важное, что я должен делать сейчас?" Поверьте более продуктивные вопросы трудно найти.
  • Во-вторых, у вас появляется четкое понимание, куда вы расходуете свое время. А это уже почва для анализа и принятия решений.
  • Как следствие, сильно оптимизируется рабочий (и не только) день. Применение только этой техники у некоторых моих клиентов (руководителей) экономило до 3 часов в день.

Через какое-то время (21-42 дня ежедневного применения этой техники) ощущение времени входит в привычку, и остается с вами навсегда. Дальше хронометраж не обязателен. Хотя я обычно рекомендую (и сам делаю), раз в год хотя бы недельку учитывать свое время: для обновления навыка.

В итоге, у вас уменьшается количество стрессов от того, что время утекает "сквозь пальцы", дела "давят на вас", а вы мало что успеваете.

Вы получаете больше времени, избавляетесь от кучи мелочных задач, которые "разрывали вас на части". Т.е. вы становитесь СВОБОДНЕЕ. Что делать с освободившимся временем - решать вам. Здесь тоже есть о чем поговорить, но… как-нибудь в другой раз.

При ведении хронометража важно соблюдать несколько нехитрых правил:

  1. Учитывайте время письменно! Наша память - не самое надежное место. Да и самооценка не дает признать, сколько времени порой уходит на болтовню с коллегами и хождение по Интернету или смотрение телевизора.
  2. Записывайте ЛЮБОЕ ПЕРЕКЛЮЧЕНИЕ ВНИМАНИЯ. То есть если вы работали над документом, и вдруг зазвонил телефон, то прежде чем начать разговор потратьте секунду на фиксацию его начала в предусмотрительно подготовленнном блокнотике или бланке. Иначе информация будет сильно искаженная, и ценность методики резко упадет.
  3. Ведете записи в течение всего того периода времени, который вы себе наметили. Лучше быть реалистом, и не мучить себя. А взять для начала, к примеру, первую часть рабочего дня (9-13), и ее тщательно хронометрировать несколько дней, пока не увидите закономерности и т.п. Потом можно браться за вторую половину дня и т.п. Можно проанализировать и свои выходные: ведь их так мало: вы уверены, что используете их наилучшим образом?
  4. Если перестали вести учет (забыли, надоело, самооценка воспротивилась и т.п.), то, как только вспомнили об этом… Правильно: возобновляете учет ;)
  5. Вечером анализируйте бланк за день, делайте выводы.

В тайм-менеджменте есть немало интересных техник. И мы к ним еще вернемся. Сейчас важно понять одно: если вы хотите жить счастливо, вам необходимо контролировать свое время. С внедрения учета начинается построение любой управленческой системы, а уже за ним следует постановка анализа и планирования.

Лучшая книга об учете времени: Даниил Гранин. "Эта странная жизнь". Только, пожалуйста, не подменяйте чтением реальные действия по улучшению своей жизни!

****

Если вы хотите действительно глубоко разобраться со своей жизнью, проработать со мной свою жизненную ситуацию и задачи, приезжайте к нам на персональную стратегическую сессию «Гармоничная жизнь». Часто она становится поворотной точкой в жизни человека.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

   

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: 
info@mrybakov.ru
Skype: mrybakov.partners 

 

Комментировать:

Книжная полка

Случайная цитата:
Есть в Антарктике самая редкая профессия на Земле. Переворачиватель пингвинов. Может, она официально как-то по-другому зовется, но не в этом дело. Дело в том, что пингвин, если упадет на спину, то не может самостоятельно встать. В нормальных условиях пингвин вообще-то никогда на спину не падает - то ли ему хвост мешает, то ли центр тяжести так расположен. Но в Антарктике, рядом с аэродромами, там, где летают всякие самолеты-вертолеты, пингвины так сильно задирают голову на звук, что некоторые из них возьмут да и брякнутся на спину без надежды встать самостоятельно. И вот для этих-то целей и есть переворачиватель пингвинов. После каждого взлета или посадки он ходит вокруг аэродрома и ставит бедных пингвинов на ноги. Очень редкая и вместе с тем одна из самых-самых добрых профессий. А мы тут фигнёй занимаемся…