Выпуск 051. Оксана Клименко. Офис управления проектами: "ловушки" при внедрении в компании

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 28.03.2008

Оксана Клименко - ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту.

Независимо от того, внедряете ли Вы в настоящее время у себя в компании проектный менеджмент, или только собираетесь познакомиться с данным подходом у правлению, - у Вас, наверное, возникают вопросы: кто и как будет всеми этими проектами управлять? Нужны люди, процедурные механизмы, специальные методы и инструменты. Рано или поздно, Вам приходится задумываться о том, как организовать систему управления проектами именно в Вашей компании. Офис Управления Проектами как раз и позволяет решить все эти задачи.

Что нужно для успешного функционирования любой системы? Три вещи необходимы, на наш взгляд: чтобы каждый отдельный элемент системы был достаточно хорош сам по себе и работал бы без сбоев; система была сбалансирована, то есть все ее элементы были бы "взаимоувязаны"; в системе должен быть центр управления, который правильно и четко организует ее работу в целом и каждого элемента в отдельности. Как известно, при проектном управлении таким центром является Офис Управления Проектами (ОУП) или Project Management Office (PMO), то есть подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов (PMBok Guide. Third edition). Создание ОУП в компании - это тоже своеобразный проект, у которого есть свое содержание, план - график, ответственные, ресурсы и т.д. И, как в любом проекте, есть риски.

Какие существуют "ловушки" и трудности при построении ОУП? И как их избежать?

Как было сказано выше, ОУП осуществляет централизацию. Вот тут и может быть первая ловушка! СВЕРХ - ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ. Менеджеры проектов зачастую воспринимают появление ОУП как некий контролирующий орган, который способен ограничить их полномочия. Они могут не доверять централизованному планированию проектов и контролю. Прежде всего, желательно разделить те функции, которые необходимо выполнять централизованно и те, которые можно в рамках отдельных проектов "отдать на откуп" менеджерам проектов, линейным руководителям, участникам проектных команд. Например, централизации подлежит: создание и развитие методологии, разработка систем и процессов, постановка системы обучение персонала, занятого в проектной деятельности. На самостоятельное выполнение можно делегировать планирование и контроль исполнения проектов. При наличии опытных и достаточно хорошо подготовленных менеджеров проектов это вполне выполнимо. Однако, здесь важно не путать делегирование с "перекладыванием задач" на другого. Делегирование - процесс двусторонний и предполагает как постановку задачи, так и контроль ее выполнения.
Возможен вариант еще одной "ловушки", когда компания развивается быстрыми темпами, растут объемы заказов, возрастает численность персонала, увеличивается количество проектов. Организация может переоценить свои возможности и ресурсы, полагаясь на чрезмерно оптимистичные оценки сроков по созданию ОУП. Таким образом, СЛИШКОМ АМБИЦИОЗНОЕ И БЫСТРОЕ РАЗВИТИЕ может обернуться для компании другой стороной - проект по созданию ОУП может быть не выполнен в срок или упущены какие-нибудь серьезные детали, не достаточно тщательно проработанные ранее. Кроме того, неудачи в проектах, особенно в "пилотных", могут привести к тому, что персонал будет разочарован, и доверие к системе управления проектами в целом может быть подорвано. В качестве рекомендации: не пожалейте времени на стадию проработки. Создайте логичный и реалистичный план и добейтесь его принятия на всех уровнях. Основывайтесь на достигаемых успехах.
Следующий момент, на чем бы хотелось остановить Ваше внимание. Иногда бывает так, что ОУП в компании слишком много своего рабочего времени (до 75%!) тратит на подготовку отчетов для руководства и мало - на достижение проектами своих целей в поставленные сроки. Иными словами, СЛИШКОМ БОЛЬШОЕ ВНИМАНИЕ - ПРОЦЕССУ, И НЕДОСТАТОЧНОЕ - РЕЗУЛЬТАТАМ. Так, при проведении обследования в одной компании мы увидели, что система управления проектами работает второй год, а основной задачей ОУП является контроль. В результате сотрудники ОУП по сути являются "сборщиками" информации для формирования отчетности, а система управления проектами перестала быть настолько эффективной, насколько она была изначально. Важно не терять из виду ГЛАВНОЙ цели - обеспечение эффективности ВЫПОЛНЕНИЯ проектов, поскольку именно это сказывается на финансовом результате деятельности компании в целом.
ИНТУИТИВНОЕ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ о внедрении ОУП. Иногда бывает так, что решение о создании ОУП принимается в одночасье, как бы спонтанно. И как тогда мы через год, например, оценим результаты работы данного подразделения? Конечно, не всегда бывает возможно напрямую и с точностью "до копейки" просчитать, что мы получим в итоге. Необходимо создать новую корпоративную систему показателей, определяющих риски проектов, их соответствие стратегии, систему приоретизации проектов, новые оценки внутренней отчетности по проектам и критерии оценки персонала. Плюс к этому, одним из вариантов расчета эффективности ОУП может быть определение рентабельности на вложенный капитал, или ROI. Ниже приведенная формула показывает долю дохода от проектов в затратах на создание ОУП (P% - рентабельность):

ROI =	(P% прогнозируемая - Р% текущая) х Доходы от проектов
	Затраты на внедрение ОУП

И, наконец, люди. При внедрении ОУП в силу естественного человеческого сопротивления новому может возникнуть КОНФЛИКТ МЕЖДУ УЧАСТНИКАМИ ПРОЕКТНЫХ КОМАНД И СОТРУДНИКАМИ ОУП. Менеджеры проектов часто рассматривают ОУП как "надсмотрщика" и "контролера". В этом случае нужно серьезно продумать, как правильно позиционировать ОУП. Возможны варианты: как офис поддержки для менеджеров проектов, наставничества и помощника в обучении персонала, "справочного бюро" и "скорой помощи" в нахождении нужной информации и т.д. Подготовьте план PR внутри компании для формирования позитивного имиджа ОУП в глазах сотрудников. Сделайте вновь внедряемые инструменты и механизмы полезными и привлекательными. Для привлечения внимания менеджеров проектов к проблемам и вовлечения их в проект внедрения ОУП используйте чаще телефон и личный контакт (рабочие встречи, совещания, планерки), а не электронную безымянную рассылку "всем заинтересованным лицам". Людям приятно живое общение.

И последнее. Как говорят англичане, "last, but not least". Внедрение ОУП, как и системы управления проектами в целом, может быть успешным ТОЛЬКО при постоянной активной поддержке высшего руководства.

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

*****

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru