Выпуск 071. Оксана Клименко. Кризис: иллюзии прошли - время действовать!

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 31.10.2008

Оксана Клименко - тренер-консультант по проектному менеджменту.

В этом выпуске, как, впрочем, и всегда, - исключительно наше авторское мнение, и оно вполне может противоречить Вашим мыслям и другим авторитетным источникам ;)

Статья написана специально для этой рассылки. Она является продолжением статьи Михаила Рыбакова "Кризис: время избавления от иллюзий", вышедшей в прошлом выпуске рассылки.

***

Итак, у нас есть два пути - продолжать позволять кризису управлять нами или взять все в свои руки и самим управлять кризисом. Третьего не дано. Что выберете? Выбор №1 - читайте в конце статьи раздел "Вредные советы" для тех, кто в кризисе". Выбор № 2 - продолжаем разговор и размышления.

Первая волна прошла. Что дальше?

Мы с вами вступили в новый этап кризиса, когда первая волна миновала, паника прошла, настроение стабилизировалось. Многие компании пережили уже состояние первого шока и растерянности, и даже предприняли срочные меры по сокращению издержек: приостановили проекты развития, сократили персонал, заморозили обучение, срезали бюджеты на маркетинг и рекламу, отказались от проведения дорогих корпоративных мероприятий и т. п. Так или иначе, все эти меры были реализованы, и все они были направлены на выживание и повышение устойчивости в новых условиях. На что это больше похоже: отдых после боя или затишье перед бурей?

Кризис - он и в Африке кризис! :)

Теперь многие заняли выжидательную позицию. Вот пройдет какое-то время, будет ясность, главное - переждать. Однако, насколько такая позиция оправдана? Возьмем такой пример. Есть две компании, примерно одинаковые по размеру, сфере деятельности и т. д., которые оказались в одинаковых внешних условиях - "кризис он и в Африке кризис". Одна решила "переждать", другая - действовать. То есть, пока одна компания "ждет", когда пройдет волна, другая - едет на гребне этой волны, как на серфе: использует появившиеся возможности! Какая компания из двух через год выиграет больше?

Вопрос: готовы ли вы к тому, чтобы кризис управлял вами или, наоборот, хотите сами управлять кризисом? Итак, если Вы решили действовать, а не ждать…

Общий менеджмент, антикризисное управление или управление кризисом?

Различают три вида управления: общий менеджмент, антикризисное управление и управление кризисом. Общий или регулярный менеджмент - это традиционное управление компанией, а вот два других понятия имеют схожие значения, однако есть и отличия. В кризисной ситуации методы общего менеджмента малопригодны. Антикризисное управление отличается от обычного, так как в кризис нужны абсолютно другие подходы, дающие максимально быстрый результат. Управление кризисом - понятие шире, чем просто принятие антикризисных сиюминутных мер и включает как вывод компании из трудной ситуации, так и дальнейшее ее развитие. В таблице ниже - основные различия этих трех видов управления. Какой вид управления в Вашей компании сейчас преобладает? Вопрос: готовы ли мы, чтобы кризис управлял нами или, наоборот, хотим сами им управлять? Об этом и поговорим.

Общий менеджмент	Антикризисное управление	Управление кризисом
Долгосрочное развитие	Приоритет сиюминутной выгодой в ущерб будущему	Оперативные сиюминутные решения принимаются с учетом стратегического будущего компании
Краткосрочные цели подчинены общей стратегии	Нет стратегических целей, только краткосрочное планирование	Краткосрочные цели и долгосрочные планы имеют синергетический эффект
Максимизация прибыли и минимизации убытков	Аккумулирование денежных средств для недопущения банкротства, жертвуют малым во имя большего	Гибкость в применении мер по минимизации издержек и увеличения прибыли
Рациональное использование ресурсов, эффективность, качество	Жесткая экономия	Повышение эффективности, увеличение производительности
Меры наступательного характера в стратегических и тактических планах	Меры защитного характера, являющиеся частью антикризисной программы (сокращение HR, производства)	Чередование мер защитного и наступательного характера
Инвестирование в перспективные проекты	Заморозка инвестиционных проектов, закрытие производств, не приносящих прибыль в данный момент	Диверсификация проектов
Активная социальная политика в отношении персонала	Только обязательные текущие выплаты	Сохранение «золотого фонда» компании

Антикризисное управление

Два пути - это сокращение издержек и параллельно увеличивать продажи. Мы много писали в наших предыдущих рассылках о том, как увеличивать обороты (№ 69 "Планирование продаж", № 66 "Техника прохождения секретаря", № 63 "Трудные клиенты", № 61 "Тест-драйв для повышения продаж - бесплатно или за деньги?" и "Вместе мы сильнее: кооперация для повышения продаж", №60 "Как возвращать потерянных клиентов", №56 "Вопросы и ответы" (Как продавать в "несезон"? Какие экстренные меры могут помочь в борьбе с летним спадом продаж?), №37 "Мерчендайзинг или законы психологии на службе у бизнеса", №22 "Как заставить отдел продаж работать эффективнее?", №6 "Вопросы и ответы" (SPIN), №5 "Вопросы и ответы" (сегментирование рынка).

Здесь поговорим о том, ЧТО сократить, КАК и ЗАЧЕМ. Вот главные вопросы. Чтобы на них ответить, надо провести аудит, то есть выяснить то, без чего обойтись можно. Взять весь перечень расходных статей, включая постоянные и переменные издержки. Разделить на три категории:

"точно необходимо" (связь, средства производства и т.д.),
"точно можно обойтись" (корпоративные мероприя, празднование нового года в подмосковном ресторане, и т.д.),
третья группа - то, что "пока по вопросом" (аренда, персонал и т.д.).

Дальше работаем именно с третьей группой. Необходимо подробно пройтись по всем расходным статьям, которые попали в эту группу. Два метода работы: отказаться (и тогда эти мероприятия переходят в группу два) или сократить. Например:

Поиск альтернативных вариантов (аренда помещений в другом районе, закупки у других поставщиков по более приемлемым ценам или на более выгодных условиях и т.д.);
Разумное сокращение новых проектов. Например, в 1998 году за несколько месяцев до августа, крупная компания открыла свой первый филиал на юге России. Когда наступил дефолт, филиал не не закрыли, а дополнительно "влили" средства (некоторое время до-финансировали зарплату персоналу, аренду и проч.). Просто филиал окупился позже. А плюсов компания получила гораздо больше: вышли в новый регион, потеснили конкурента, сработалась команда, откатали технологию работы с филиалами и перенесли положительный опыт на открытие филиалов в других регионах. Сейчас их 15 в России и 3 в СНГ.
Обоснованное сокращение персонала. Время избавляться от балласта ("свадебные генералы" - увы! и прощайте; сотрудники, которых раньше бы уволили, да все как-то неудобно и по-человечески жаль; откровенно "раздутые" штаты, например, два помощника первого лица компании - офис-менеджер и помощник - объедините их в одну должность, перераспределив часть обязанностей).
Отложите на время (точно обозначив дату, когда вернетесь к этому вопросу) приобретение дорогой новой мебели, новых пусть и запланированных мероприятий типа "евроремонт зоны ресепшн", внедрение дорогой информационной системы и т.п.
Пересмотрите рекламный бюджет. Не спешите его "резать"! Необходимо внимательно пересмотреть, заменить дорогие мероприятия на более умеренные и более эффективные. Зачем "по традиции" участвовать в дорогой выставке со стендом 70 кв.м.? Можно, например, стенд сделать поменьше и/или пригласить к участию партнеров, усилив, тем самым, привлекательность для ваших потенциальных клиентов. Или вместо одной выставки распорядиться бюджетом по-другому, направив его на усиление и развитие прямых продаж.
Сократите логистические издержки. Проведите аудит складского хозяйства, начните поиск альтернативных способов доставки, поищите более экономичные варианты.
Сократите затраты на аутсорсинг, если есть такая возможность, "догрузив" штатный персонал компании.
И так далее.

Управление кризисом

Если вы хотите управлять кризисом так, чтобы, несмотря на изменившиеся условия оказаться в выигрыше, самое время подумать о том, ЧТО и КАК нужно для этого сделать.

1. Поиск внутренних способов повышения производительности труда

Меньше "курим", больше работаем. Сократите непроизводительное время, сделайте "фотографию рабочего дня", например, менеджера по продажам. По статистике в средней успешной компании тратится от 15% до 40% (!!!) времени на перекуры, перезвоны, разговоры на отвлеченные темы. В тайм - менеджменте они известны как наиболее часто встречающиеся "поглотители времени".
Меньшими затратами достигаем того же эффекта (см. выше пример с выставкой).
Регулируем бизнес-процессы. Пересмотрев существующие бизнес-процессы, можно найти существенные резервы, которые повысят производительность в разы. Например, процесс согласования внутренних документов в крупной компании согласно регламентам может занимать до недели и более. В изменившихся условиях это может стать просто непозволительной роскошью.

2. Увеличение продаж

Активный сбыт. Сориентируйте часть менеджеров по продажам не на поддержание отношений с клиентами, а на поиск и привлечение новых. расширение базы клиентов - одна из основных задач компании в текущий период.
Новый целевой сегмент клиентов. Возможно, у вас просто не доходили руки до клиентов другого сегмента, или другого региона. Самое время подумать и направить усилия на поиск и развитие нового сегмента.
Реализация стоковых позиций и увеличение оборачиваемости товаров.

3. Отладка механизмов управления компанией - не на бумаге, а на деле

Регулярные результативные совещания (уменьшаем управленческий бардак и наводим порядок).
Четкое распределение ответственности, закрепление обязанностей и полномочий по людям и должностям.
Зафиксированные на бумаге бизнес-процессы в максимально доступных и понятных схемах - алгоритмах (по шагам) и их строгое выполнение

4. Самодисциплина

Вообще-то, этот пункт должен стать первым по важности в нашем списке :)

5. Укрепление, сплочение и развитие команды

Каждый день вселяйте оптимизм в сотрудников. Сейчас некоторые руководители готовят и рассылают письма коллективу по электронной почте, где разъясняются четко позиции руководства и планы в отношении развития компании и персонала. Это не должно быть единовременно проведенной акцией. Сотрудникам важно участие высшего руководства в их судьбе. Дайте понять сотрудникам, что они - наиболее ценный капитал компании. Можно использовать для этого такие средства, как интранет, листовки, сообщения по электронной почте, собрания, личное общение.
Проведите мини-тренинг на сплочение команды. Пусть это мероприятие будет по времени не долгим, но эффективным. За 3 - 4 часа можно успеть сплотить людей, зарядить их оптимизмом, показать перспективы компании и их место в компании до, во время и после кризиса, вдохновить их на работу.

Это лишь небольшая часть тех мер, которые помогут вам управлять кризисом. И еще одна мысль, с Вашего позволения. Мы как консультанты сталкиваемся часто с такой ситуацией. Руководитель компании прочитал много книг по менеджменту, кучу полезных статей в журналах и интернете. Но на практике мало что применяется, если применяется вообще. А если не применять полученные знаний на практике, то изменения к лучшему на произойдут. Действуйте, действуйте и еще раз - действуйте!

Удачи!

Ну, а теперь в виде шутки - наши вредные советы!..

Вредные советы для тех, кто в кризисе. Десять непопулярных мер

В моей смерти прошу винить слово на букву "К"…

(Перефразированное название советского фильма)

По мотивам стихотворений Григория Остера

Паникуйте! Сокрушайтесь! Расстраивайтесь! В общем, "грузитесь по полной программе". Один из самых часто задаваемых себе вопросов, это - "ну почему кризисы всегда случаются так не вовремя?" При таком поведении есть шанс дать, наконец, волю своим чувствам и "наломать дров". То есть на зиму дровами вы будете обеспечены!
Упадите духом! Если с первого раза не получится - тренируйтесь ежедневно, пока не достигнете результата. Главное, что это вселит в вашу команду уверенность в то, что "все пропало". Тогда сотрудники постепенно разбегутся, и, таким образом, вы сократите расходы на персонал.
Выбирайте стратегию "переждать лихую годину". Не предпринимайте активных действий, просто ждите, полагаясь на великую русскую традицию доверять свою судьбу двум словам - "авось" да "небось". Когда-нибудь кризис сам собой "рассосется".
Сократите персонал, скажем, процентов на двадцать или на тридцать. Дайте задание всем линейным руководителям сократить количество сотрудников в их подразделениях на 20%, кто сократит на бОльшее число - тому выдайте премию. Новое слово в системе мотивации!
Не думайте о будущем! Живите одним днем! Делайте вид, что никакого кризиса не существует. Как в анекдоте, один другого спрашивает:

- Слушай, а ты суслика видишь?
- Нет
- Вот и я не вижу… а он ЕСТЬ!
В таком развитии событий "день победы" продлится недолго…
Перестаньте развиваться и совершенствовать внутренние механизмы управления компанией. Не применяйте новых управленческих процедур и не отлаживайте бизнес-процессы. Зачем? Ведь все равно - кризис!..
Сваливайте ВСЁ на кризис! "Это не мы такие, жизнь такая". В сочетании с пунктами 2, 3 и 6 дает потрясающие результаты!
Не советуйтесь с коллегами, не приглашайте консультантов - профессионалов. Всем известно из практики, что, если простудился, - к врачу идти не надо, займись самолечением, так? Иногда помогает. Однако, "самолечение" и "самоВЫлечивание" - это две большие разницы. И к врачу все равно попадаем, только уже либо, когда поздно (так "скрутило!"), либо когда - хронически. И тогда лечение сложнее, дольше и во много раз дороже.
Не изучайте опыт других компаний. Ни в коем случае не читайте истории успеха других компаний, не только выживших в трудных условиях, но и сумевших подняться, развиться и разбогатеть. Вам это все равно не поможет, ведь "тогда время было другое".
Не ищите ресурсы внутри компании, не тратьте время на изучение и пересмотр своих бизнес-процессов с целью их оптимизации, не думайте о повышении производительности. Лучше срочно возьмите дополнительный кредит (если дадут, конечно). Желательно лет на 25! А к тому времени, глядишь, и кризис пройдет!

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

*****

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru