Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".

Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Продолжаю цикл статей. Это - вторая: фрагмент из книги «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум». Первая статья называлась "Что такое бизнес-процессы и зачем они нужны".

Сегодня несколько рекомендаций, которые сэкономят вам годы жизни, кучу денег и сил.

***

Лоскутное одеяло или система

Когда мы начинаем работать с новой компанией, всегда задаем людям вопрос: что у вас уже сделано в этой области наведения порядка? Потому что сейчас уже редко встретишь бизнес, который не пытались как-то упорядочивать. Кстати, и вам задание:

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. Что сделано у Вас? Что описано? Что внедрено? Что получилось, а что нет? Почему? Рекомендую Вам вспомнить это довольно подробно. Чтобы понять, от чего отталкиваться, взять лучшее, и не наступать на старые грабли.

Так вот, в большинстве компаний есть:

• Какие-то приказы.
• Отдельные регламенты.
• Формы документов и отчетов.
• Разношерстные описания алгоритмов работы.
• Скрипты разговоров для продавцов.
• Информационные системы. Или их подобие, сделанное на основе обычных офисных программ, всевозможных облачных решений.
• И тому подобное.

Это хорошо. Значит, какой-то опыт уже есть – начинаете не с нуля.

Казалось бы, можно так жить и дальше. Возникла проблема – заткнули дыру очередным разовым документом: приказом или распоряжением директора. Возник даже целый класс информационных систем, позволяющих сохранять задания с указанием ответственных и сроками. До поры до времени это помогает.

Однако по мере роста бизнеса – все хуже и хуже. Приказы устаревают, противоречат друг другу, да и вообще все меньше отвечают сложности управляемой системы.

Лоскутное одеяло расползается быстрее, чем вы успеваете его заштопывать.

В любой лодке рано или поздно появляются течи. В детстве мой дедушка залеплял их пластилином. Пока дырок не становилось слишком много – тогда лодку доставали на берег, просушивали и делали капитальный ремонт.

Можно ходить к разным врачам, получать от них назначения и пить таблетки: от заболеваний сердца, печени, почек. Но пока одно лечим – другое калечим.

Если вы хотите жить долго и счастливо, нужно прийти к здоровому образу жизни. Там будет и питание, и физическая активность, и работа с сознанием, с душой.

Так же и в бизнесе. Наступает момент, когда нужно пройтись по всему бизнесу: от и до, перебрать его по винтикам. Проработать не только конкретные болевые места, но и всю систему: цели, процессы, структуру и т.д. Разобраться: зачем мы работаем именно так, как можно делать это лучше?

Для этого нужна методология. Комплексная, охватывающая все стороны бизнеса. А с другой стороны – простая, понятная как президенту компании, так и простому работнику. Собственно, об этом и книга.

Старые документы (приказы, регламенты и пр.) вы будете постепенно отменять за ненадобностью. Или находить им место в новой стройной модели вашего бизнеса.

О вреде идеализма

Создавая систему, всегда есть соблазн улететь в облака. Месяцами вырабатывать идеальную схему процесса или чего-то еще. Стыковать с другими элементами бизнеса. Спорить до хрипоты. Делать и переделывать.

Не нужно этого. Это другая крайность – попытка размахнуться слишком широко и закопаться глубоко. Создать идеальную модель всего бизнеса, где все части увязаны друг с другом, где описано все, вплоть до каждого чиха сотрудника. На жаргоне системных аналитиков ее иногда называют «big picture» – «большая картина» бизнеса.

Пока ее делаете:

• Потратите кучу времени. И денег – рабочее время ваших людей не бесплатное. А уж если будете нанимать консультантов со стороны, чтобы сделали вам все под ключ…
• Разочаруется команда: «Пишем-пишем, а толку – чуть».
• Жизнь за это время уйдет вперед, и ваша супер-схема устареет.
• У людей будет нарастать сопротивление: такая система полностью подавила бы в них свободу и инициативу. Кто ж хочет стать винтиком?

Итак, с одной стороны – «лоскутное одеяло».

С другой – огромная супер-правильная система, в которой учтено и описано все. Этакий «железобетонный монстр», «Госплан», который контролирует все и вся.

Истина посередине. Но найти ее не так просто. Нужны знания, методики, опыт и интуиция.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. А Вы пытались создать полное описание своего бизнеса? И как?

Основная сложность

Дело в том, что ваш бизнес работает каждый день. Эх, если бы его можно было остановить, пересобрать, и потом запустить по новой… Но это утопия.

Вам придется совмещать 2 вида деятельности:

• Операционную, то есть основную работу компании: продажи, производство, доставку продукции до клиентов и пр.
• По улучшению бизнеса.

Выделять время и силы на то, и на другое. Иначе – не бывает. Нужно и дрова рубить, и топор точить, а также совершенствовать технику рубки. Потому что жизнь меняется. Молодые да ранние конкуренты не спят, клиенты с каждым годом требуют от вас все лучшей работы.

Отлаживать действующий бизнес – это примерно как ремонтировать двигатель на ходу. Как делать операцию на работающем сердце.

Кстати, нехватка времени – одна из основных отмазок, которые вы услышите от своих сотрудников разного уровня. Когда они будут рассказывать вам, почему не могут заниматься улучшением бизнеса именно сейчас. Поверьте – через год будет то же самое.

И главное, что вам тут нужно сделать – распределить приоритеты в своей голове и работе. Потому что в первую очередь улучшение бизнеса нужно именно вам – собственнику. После этого сможете добиться хорошей работы по наведению порядка и от своей команды.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. Сколько времени (в день, неделю) Вы готовы выделять на работу по отладке бизнеса? А сколько, на Ваш взгляд, должны уделять этому ваши топы, среднее звено руководителей, специалисты? Вспомните про роли в бизнесе. Подробно я описал их в книге "Как навести порядок в своем бизнесе".

Заказать книгу «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум» Вы можете здесь.

***

Если Вы хотите отладить бизнес-процессы своей компании, пришлите заявку - кратко опишите свой бизнес и задачи. Обсудим Вашу ситуацию. Приедем, поможем. Вовлечем и обучим Вашу команду. Будем сопровождать до результатов.

Наше расписание на осень-зиму уже весьма плотное, но пока что в нем можно найти свободные даты.

Сейчас, в кризис - лучшее время для изменений.

Будьте счастливы!

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru