Как уже я уже писала в первой части этой статьи, управленческий учет (УУ) индивидуален для каждой компании.

Управленческий учет, который ведется в компаниях моих клиентов, друзей и знакомых я подразделяю на три уровня.

Уровень первый. В компании ведется учет движения денежных средств.

Т.е. собственник видит, сколько денежных средств было на начало

периода, сколько денег и откуда пришло, сколько и куда денег ушло, сколько на конец периода осталось.

"Куда уходят деньги?" - вопрос, конечно, интересный. Составлять и анализировать "Отчет о движении денежных средств" ("Платежный баланс") необходимо. Но не достаточно.

 У Вас могут быть несколько миллионов на счетах в банках и кассах

(далее - наличные), например, потому что Вы в конце рассматриваемого периода получили предоплату 5 млн. рублей.

А, на самом деле, компания работает неэффективно и прибыли практически нет.

А может быть острая нехватка наличности, хотя вы знаете, что сработали очень хорошо. Просто вы купили оборудование или сделали крупную предоплату своему Поставщику.

Уровень второй. Управленческий учет является только финансовым.

Грамотно поставленный УУ в рамках финансового - это здорово.

Это очень точный индикатор для отслеживания происходящих в бизнесе изменений. По каждому из направлений бизнеса учитываются доходы, прямые и косвенные (накладные) расходы. Учитываются (тем способом, который выберем) косвенные расходы, относящиеся в целом к компании. В итоге, за любой промежуток времени мы можем сформировать "Отчет о прибылях и убытках" и увидеть, насколько прибыльно и рентабельно то или иное направление бизнеса (в абсолютном выражении и в % от общей прибыли компании). Чему равны различные статьи расходов, а главное динамика изменений этих расходов. Сравнив анализ за несколько периодов, мы можем увидеть тенденции и принять правильные и необходимые управленческие решения (примеры приводились в первой части статьи).

При рассмотрении "Баланса", мы  видим, чем живет предприятие, его активы, пассивы, а также ликвидность (устойчивость), которую сравниваем с нормальной.  

Сформировав "Баланс" на начало и конец рассматриваемого периода, мы увидим две "фотографии" на две даты. И сможем также проанализировать, что произошло с предприятием. А на основе анализа принять управленческие решения.

Для финансового анализа предприятия нужны как минимум три формы:

"Баланс", "Отчет о прибылях и убытках" и "Отчет о движении денежных средств" за несколько периодов.

 На Угре мы обсудим, какую информацию можно получить из этих отчетов и какие управленческие решения из этого вытекают.

Уровень третий. Правильно поставленный УУ соединяет в себе финансовый учет и оперативный учет. А также позволяет управлять эффективностью торгового персонала, маркетинга, продуктов и времени.

Представим торговую компанию. Менеджер Иванов делает заказ товаров, необходимых его клиенту. Пока заказ является неподтвержденным, товар не резервируется на складе (не заказывается Поставщику) , но этот заказ видит менеджер склада и, если он заказывает такие же позиции, может уточнить у Иванова, когда его заказ будет подтвержден (чтобы машину 2 раза не гонять).

Менеджер присваивает заказу статус подтвержденного. Притом, он несет персональную ответственность за этот статус. За то, что клиент от данного товара не откажется. Это он отслеживает, пришла ли предоплата или подписан ли правильный договор (спецификация к нему).

На днях общалась со знакомым руководителем (он же один из двух собственников), который, придя из отпуска, с удивлением обнаружил, что идет импортная поставка на 230 тыс. евро, а клиент, под которого был сделан заказ, Спецификацию подписывать не хочет. Дешевле нашел. Возникает резонный вопрос: какого черта, эта Спецификация не была подписана до того, как был сделан заказ в Европе!!?

На следующей неделе появится товар почти на 10 млн. руб., который некуда складировать, за который надо расплачиваться с западным партнером и который непонятно кому продавать.

Если бы УУ был правильно поставлен, Заказ  мог бы быть размещен только после того, как перешел в статус "Подтвержденный". А это происходит только после того,  как менеджер поставит галку либо в окне "Предоплата получена" либо "Постоплата. Спецификация подписана".

Да, конечно, менеджер может всех обмануть и поставить галку необоснованно, но, согласитесь, вероятность этого намного меньше, чем он просто закрутился и забыл Спецификацию подписать. 

Или помните старый анекдот:

"В оптовой фирме планировали отгрузить очередную партию товара клиенту, но тут менеджер обратил внимание, что предыдущая партия не оплачена. Обращаясь к клиенту:
- Уважаемый! Мы не сможем отправить Вам груз, пока Вы не погасите долг за предыдущую партию.
- Очень жаль… Ну, тогда мы отменяем заказ – говорит клиент - Мы не можем ждать так долго."

Для того, чтобы не попасть на такого клиента, в справочник Покупателей вводится максимальное количество дней отсрочки по каждому договору, по которому предусмотрена отсрочка платежа. А также фиксируется максимально возможный размер задолженности по клиенту в целом. Если количество дней отсрочки превышено, то программа немедленно проинформирует менеджера и руководителя. Менеджер начнет выбивать дебиторку, а руководитель учтет данный факт при начислении KPI.

К слову, руководитель автоматически информируется в случае любых косяков.

Но продолжаем наш пример. Если менеджер хочет отгрузить заказ в сумме, превышающий лимит для данного клиента, то он сможет это сделать только после разрешения руководителя (который в программе поставит нужную галочку).

С помощью правильно поставленного и автоматизированного УУ автоматически начисляются бонусы менеджеров (торгового персонала) и

считается эффективность (прибыль, которую приносит каждый).

А еще можно посмотреть, за какое время каждый из менеджеров приносит одну и ту же прибыль. 

Если есть правильный алгоритм и все данные вводятся корректно, посмотреть можно очень многое (почти все :)> ), а на основании увиденного принимать необходимые управленческие решения.

О возможностях, предоставляемых программой, написанной под правильно поставленный УУ, я могу говорить часами. К сожалению, статья - не тот формат. На Угре у нас будет время, и мы будем прописывать алгоритм построения УУ и задач, которые будет решать программа, предназначенная для его ведения.   

Такая программа является неоценимым помощником не только для эффективного управления финансами, но и для наведения и поддержания порядка в бизнесе.

Она дисциплинирует и помогает избежать многих ляпов (порой, многомиллионых).

Но нельзя купить типовую программу для УУ и решить, что все классно и теперь будет порядок. Каждая компания индивидуальна. Каждый собственник хочет иметь программу для УУ, идеально отвечающую его запросам.

Надо очень четко проговорить с тем, кто Вам ставит УУ, каждый бизнес процесс и максимально отразить его в программе для ведения УУ.

После того, как вы четко пропишите то, что Вы хотите получить, можно звать представителя компании - разработчика программы…

Процесс внедрения небыстрый и не очень дешевый. Возникает множество проблем (о них напишу в другой раз), но они решаемы.

А результатом хорошо сделанной работы можно пользоваться годами, получая не только дополнительную прибыль, но удовольствие от использования дополнительных возможностей.

Искренне Ваша, Наталия Морозова

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления финансами?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Участвуйте в бизнес-лагерях:
  • "Эффективное управление финансами" (7 дней, проходит дважды в год на выезде)
  • "Проверки в компании" (1 день, проходит дважды в год на выезде)
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.