Однажды я получила мейл от владельца нашего бизнеса приблизительно следующего содержания: "Посмотрел годовую бухгалтерскую отчетность. Чистая прибыль N миллионов. Могу ли я получить дивиденды?"
Я ему интеллигентно так отвечаю: "Финансовый результат действительно хороший, но денег на расчетном счете - десять тысяч рублей".
Собственник сильно удивился и попросил объяснить. Сначала попыталась ответить одним предложением: «Денег нет, потому что они «сидят» в других активах».
Получила ответ: «Не понял…». Тогда я начала излагать основы финансовой теории. О том, что все ресурсы, которыми владеет компания - это ее активы, источниками Активов являются Пассивы. В соответствии с законами мироздания, которые нельзя отменить, Активы всегда равны Пассивам. Фотография Активов и Пассивов в любой момент времени это и есть Баланс, который сходится. Всегда. (Подробности см. в предыдущей статье «Ловушки для тех, кто не любит считать (краткая инструкция по технике финансовой безопасности) (продолжение)».

На тот момент сумма Пассивов (валюта баланса) была равна 500 млн. рублей, соответственно и сумма Активов была равна тем же 500 млн. рублей. На расчетном счете денег - "кот наплакал", соответственно деньги осели в других Активах.

Я подробно расписала, какие именно активы съели чистую прибыль (а заодно и вожделенные дивиденды), и получила короткий ответ: "Все понятно, денег нет".

А мы вернемся к причинам недостатка денежных средств в активах компании, продолжим перечень ловушек, в которые зачастую попадает предприниматель…

Итак, ловушка №4 "Плохая работа с дебиторкой".

Вспоминается старый анекдот:

«Менеджер одной оптовой фирмы уже было собрался отправить партию товара, как заметил, что клиент еще не расплатился за предыдущий заказ: «Извините, но мы не сможем отправить вам товар до тех пор, пока вы не расплатитесь за предыдущую партию».
«Хммм… Очень жаль, но тогда мы вынуждены отменить заказ», - отвечает клиент. «Мы не в состоянии ждать ТАК долго!»

Работа с дебиторской задолженностью - это отдельная большая тема. В 2013 году в конце "Основного лагеря" Михаила Рыбакова на Угре один из участников сделал парадоксальный вывод: "Если бизнесом управлять, он - управляется". Так вот и с дебиторкой (т.е. задолженностью перед нами) так же. Если кто-то заинтересован в закрытии дебиторки, то она своевременно закрывается, а если нет, то она будет, как энтропия, самопроизвольно расти.

Случай из практики. Клиент - владелец компании, занимающейся оптовой торговлей (средний бизнес). Денежных средств катастрофически не хватает. Из баланса видно, что «сидят» они в дебиторской задолженности, с ростом которой все никак не удается справиться.

Поговорили, оказалось все просто: клиент начислял бонусы своим менеджерам по факту отгрузки товара. Вопрос отслеживания и закрытия дебиторской задолженности был передан бухгалтерии. Бухгалтерия перегружена и никак не мотивирована. Понятно, что дебиторка росла и расцветала. Как только мы изменили систему, и менеджер, который проводит данный заказ, стал получать свой бонус, исключительно после того, когда ведомый им покупатель расплатится, ситуация резко улучшилась

Да, бывают ситуации сложные, и менеджеры просят юриста написать гневные письма, и юрист им помогает, т.к. это входит в его служебные обязанности, но болеют за результат именно менеджеры по продажам.

Как ни странно, я до сих пор встречаю владельцев бизнеса, которые выплачивают бонусы продавцам исключительно по факту отгрузки товара, без привязки к моменту получения за него денег.

Не могу не рассказать о своем нежно любимом клиенте Алексее, который на мой ставший традиционным вопрос о мотивации сотрудников отдела продаж, сказал:

«Бонусы начисляю по факту отгрузки товара».
- А кто отвечает за закрытие дебиторки?, - интересуюсь я.
- Те же, кто и бонусы получил…
- И как дебиторка закрывается, вовремя?
- Вполне…
Я очень удивляюсь и говорю: «Какие у вас необыкновенные сотрудники!»
Алексей хитро улыбается и поясняет: «Обыкновенные, просто они знают, что за каждый день просроченной дебиторской задолженности придется платить штраф, исходя из размера этой самой задолженности и процентной ставки по кредиту, который предоставляет банк, с которым мы сотрудничаем».
И действительно, пока работала у Алексея, слышала переговоры менеджеров, которые, яко львы, выбивали задолженность из своих покупателей.

Когда поставлен управленческий учет (далее УУ) контролировать дебиторку очень легко. Для каждого клиента, по каждому договору, проставляется максимальная сумма задолженности в рублях и максимальный срок отсрочки платежа. Если хотя бы один из данных критериев не выполняется, менеджер по продажам физически не сможет оформить заказ без личного разрешения руководителя. За три дня до окончания истечения срока, на который предоставлен товарный кредит, автоматически формируется письмо-напоминание, которое отсылается менеджеру, отвечающему за данный заказ (для последующей отсылки клиенту). Если ж дебиторка просрочена, то сообщение об этом получает как ответственный менеджер, так и руководитель.

Такой автоматизированный контроль позволяет не замораживать живые деньги в просроченной дебиторке, что вносит свой вклад в построение системы не допущения кассовых разрывов.

Вообще, грамотно поставленный УУ – это песня. Это возможность избегать кассовых разрывов, воровства, оценки каждого менеджера по прибыли, которую он приносит компании и многое-многое другое. Но о главных принципах постановки адекватного УУ в компании мы будем говорить в Дахабе.

Приезжайте, обещаю, что будет интересно и полезно. Да и энергетика там потрясающая, наберемся сил до следующего тепла :)

Искренне ваша, Наталия Морозова.

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления финансами?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Участвуйте в бизнес-лагерях:
  • "Эффективное управление финансами" (7 дней, проходит дважды в год на выезде)
  • "Проверки в компании" (1 день, проходит дважды в год на выезде)
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.