Тур подобрали, и договор оформили быстро. Расплачиваюсь. Беру кассовый чек и квитанцию к приходно-кассовому ордеру (ПКО) с половиной оттиска печати. На мой вопрос: "А зачем Вы ставите печать на двух частях ПКО?" девушка произносит вторую мою "любимую" фразу: "Мы всегда так делали".

Первая – "Так машина считает", но об этом я уже писала.

Я до сих пор теряюсь в догадках: откуда появилась идея ставить печать на двух частях ПКО, своей и клиента. Форма данного документа официально утверждена еще в 1998 году и "место для печати" предусмотрено только на части покупателя. У меня есть предположение, что "это же девяностые". А мы помним, как оставляли половину банкноты в госструктурах, а вторую отдавали, когда договоренности выполнялись. Может быть, и здесь у кого-то сработала цепочка ассоциаций: документ делится на две части; значит, нужно какое-то доказательство, что этот корешок отрезан от определенного ордера. Значит, надо сложить две части документа, свою и клиента, и чтобы рисунок совпал. Тогда документ действительный. Или это какие-то отголоски времен СССР?

Но сейчас-то 2014! Шестнадцать лет прошло... А печать посередине ПКО, прежде чем его порвать на 2 части (свою и клиентскую), ставят в 90% случаев (по моим личным наблюдениям).

А кассовые чеки, которые в некоторых магазинах до сих пор надрывают? Зачем?!!! Несколько раз задавала этот вопрос продавцам. Отвечают: "Нам так велели делать". Операция абсолютно бессмысленная, но требующая дополнительных усилий кассира. То есть производительность труда кассира снижается, а значит, в конечном итоге, снижается и прибыльность компании.

Задумалась, откуда взялась данная традиция. Муж подсказал, что из советских гастрономов. Мы же там сначала долго стояли в очереди, потом нам взвешивали, к примеру, сливочное масло, заворачивали в серую бумагу и на бумаге писали стоимость. Мы шли в кассу, пробивали чек и возвращались за покупкой. Вот тут-то нам чек и надрывали, чтобы нельзя было второй раз по одному чеку получить товар. Но это же было больше двадцати лет назад!

Также, консультируя компании, я очень часто сталкиваюсь с нерациональным использованием рабочего времени, с использованием ручного труда там, где он может быть автоматизирован. Например, регулярно вижу бухгалтеров, вручную оформляющих поступления товара на десятки, а то и сотни позиций. Потому что: "Мы всегда так делали". А ведь можно договориться с контрагентами и получать, наряду с документами в бумажном виде, накладную в виде электронном: например, в эксель. Такой файл достаточно легко загружается в бухгалтерскую программу. Для поставщика это лишняя минута работы с одной стороны и лояльность клиента – с другой. Во всяком случае, поставщики компании, в которой я работаю, с удовольствием идут нам навстречу :)

А в итоге мы имеем не только экономию рабочего времени, но и отсутствие ошибок, которые при ручном вводе неизбежны.

Правила и регламенты, утвержденные в компании – это хорошо, иначе будет бардак. Но жизнь не стоит на месте, и нет предела совершенству. Поэтому иногда стоит посмотреть на процессы, происходящие в компании, свежим взглядом.

А в этом могут помочь ваши же сотрудники. Попробуйте организовать конкурс на лучшую идею по совершенствованию работы на каком-либо участке, по экономии чего-либо. Кроме того, перспектива награждения в торжественной обстановке денежной премией или путевкой прибавит людям азарта и желания что-то улучшить.

Помните конкурс на лучшую идею, который проводил Сбербанк? Победителем стал молодой человек, обративший внимание руководства, что квитанции, занимающие лишь часть листа бумаги, печатаются на целом. Стандарты поменяли. В масштабах страны. В итоге Сбербанк экономит миллионы рублей на бумаге.

Надеюсь, что и ваши сотрудники придумают что-то интересное и полезное для компании.

А критически посмотреть на то, что происходит с финансами в вашем бизнесе, вы сможете во время прохождения Практикума в Москве и (или) бизнес-лагеря в Дахабе. Это будет полезно, обещаю.

Искренне Ваша, Наталия Морозова.

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления финансами?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Участвуйте в бизнес-лагерях:
  • "Эффективное управление финансами" (7 дней, проходит дважды в год на выезде)
  • "Проверки в компании" (1 день, проходит дважды в год на выезде)
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru