Анонсы - 2017

Выпуск 033. Оксана Клименко. Эффективное управление «зоопарком» проектов в компании

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 25.10.2007

Оксана Клименко - Ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту.

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры". 

Статья специально написана для данной рассылки.

О чем поговорим…

В сегодняшних условиях рынка компании все больше и больше применяют технологии управления проектами.

Не секрет, что для удержания лидирующих позиций на рынке, захвата бОльшей доли или получения конкурентных преимуществ, компании необходимо постоянно развиваться и совершенствоваться. Конкурентная среда также становится жестче и создает новые условия, в которых организации вынуждены достигать все больших результатов в сжатые сроки. Как действовать в новых условиях для того, чтобы не просто «оставаться на плаву», но и идти вперед?

Проектный менеджмент как раз и помогает решить данную задачу. Применение формализованных процедур и методов позволяет компании:

  • повысить управляемость бизнеса в целом и его структурных подразделений;
  • более обоснованно формулировать стратегические цели развития и определять конкретные показатели;
  • достигать конкурентных преимуществ за счет более адекватного планирования времени и средств;
  • точно оценивать потребности в ресурсах и просчитывать риски для выполнения тех или иных задач;
  • осуществлять эффективный контроль исполнения составленных планов и достижение сформулированных целей;
  • накапливать базу знаний и опыт для последующего применения, тем самым, экономя значительные средства на «изобретение колеса».

Существуют целые отрасли, где успешный бизнес сегодня трудно представить без применения проектного менеджмента, так как проекты являются основной деятельностью компании. Это, прежде всего, такие отрасли, как:

  • недвижимость (строительные и девелоперские компании)
  • инвестиции (в том числе, управление активами)
  • ИТ-технологии
  • связь и телекоммуникации
  • консалтинг и т.д.

В каждой такой отрасли компании занимаются реализацией типовых проектов. Однако, тенденция в последнее время такова, что применение проектного менеджмента выходит за рамки традиционных отраслей и получает все большее распространение и в других областях. Таким образом, в компании начинают происходить определенные изменения, и их можно рассматривать как проекты. Они могут быть различными по содержанию, срокам, финансам, целям и т.д. Наверняка Вам в жизни встречались такие проектами, как:

  • вывод нового продукта или услуги на рынок;
  • внедрение информационных программ и систем;
  • расширение производства и установка нового оборудования;
  • открытие филиала или сети филиалов;
  • разработка дополнительных сервисных услуг для клиентов;
  • проведение ре-брендинга;
  • проведение организационных изменений в структуре и кадрах;
  • и даже – продажи.

Кроме того, в крупных компаниях может одновременно идти не один, и не два проекта, а много. Об возникающих при этом проблемах и путях ее решения - наша статья.

Кейс – стади… (случай из практики)

Недавно специалисты Just Consulting по проектному менеджменту в рамках специальной акции провели бесплатную диагностику «Насколько готова организация к внедрению проектного менеджмента?». Компания, в которой мы работали, является разработчиком специализированного программного обеспечения (ПО) и занимается поставкой его конечным потребителям, а также осуществляет дополнительный сервис - сопровождение и техническую поддержку. Стандартная версия программного продукта часто является лишь началом долгих взаимовыгодных отношений с клиентом, потому что, во-первых, нет предела совершенству ;), и, во-вторых, под специфические нужды компании, как правило, всегда, разработчикам приходится что-то дописывать. Территориально сложилось так, что головной офис компании находится в Канаде и занимается разработкой и совершенствованием ПО, осуществляет продажи в разные страны, а Российское подразделение выполняет работы по разного рода доработкам, которые выдвигают конечные потребители в качестве требований. В результате проведенной диагностики выяснилось, что компания столкнулась со следующими сложностями:

  1. Наличие множества проектов, идущих одновременно, параллельно друг с другом, зачастую выполняющихся одними и теми же специалистами. Исполнители работ перегружены и, как следствие, сроки по доработкам не выдерживаются.
  2. Взаимодействие с головным офисом. Большое количество специалистов российского офиса переписываются по электронной почте, уточняя и переспрашивая «термины». На прояснение и согласование ТЗ стало уходить очень много времени. А конечный потребитель не согласен долго ждать, и выдвигает свои требования по срокам.
  3. Неопределенное время начала и окончания для каждой доработки, в связи с чем сроки часто «ползут», и головной офис не получает вовремя необходимой информации.
  4. Система планирования работ и заданий не адекватна задачам бизнеса на данном этапе развития. Зачастую функциональный руководитель планирует время и ресурсы «на глазок», в силу чего в процессе выполнения доработок возникает много неучтенных факторов, ведущих к переделыванию.
  5. Отсутствие четкой координации и трудности в оценке временных и людских ресурсов. Зачастую специалисты головного офиса в переговорах с конечными потребителями договариваются о сроках весьма оптимистично, а после согласований с российскими коллегами сроки меняются.
  6. «Размытая» ответственность и недостаточные полномочия сотрудников российского офиса приводят к тому, что по окончании проекта не с кого спросить.
  7. Руководство компании не имеет четкого представления, на каком этапе выполнения находится тот или иной проект (доработка), сколько по объему уже выполнено, а сколько – еще предстоит. А это крайне важно для руководства – обладать корректной и оперативной информацией, и иметь возможность прозрачного контроля в любой момент времени.
  8. Отсутствие стандартного подхода к выбору и оценке проектов, связанных со сбытом и развитием деятельности компании мало способствует принятию взвешенных управленческих решений. Как видим, проекты в компании разные по типу, срокам и целям, и их становится все больше. Что делать и как всем этим управлять в условиях постоянных изменений?

Как управлять множеством проектов?

В проектном менеджменте существует два подхода к решению данной проблемы. Это – управление Программами проектов и мульти-проектное управление. Прежде всего, давайте попробуем разграничить эти два понятия и определить их сходства и различия.

Программа - это группа проектов, управляемых взаимосвязанным образом, для получения результатов, недостижимых при их раздельном выполнении.

Мульти-проектное управление - это управление рядом параллельно идущих проектов, выполняемых независимо друг от друга, но использующих общие ресурсы и конкурирующих за их обладание.

Общими характеристиками для одного и другого подхода будут являться:

  • наличие большого количества проектов;
  • стандартные методы управления проектами, независимо от их сроков, бюджетов и объемов работ;
  • наличие соответствующей документации по проектам;
  • необходимость разрешения сложных ситуаций, конфликтов, проблем в ходе исполнения проектов;
  • вовлечение в проект специалистов из разных подразделений компании.

Вместе с тем, существует и ряд отличий между управлением Программами проектов и мульти-проектным управлением. Приведем для сравнения таблицу.

Подходы к управлению

Управление Программой проектов

Мульти-проектное управление

Цели

Цели проектов подчинены общей цели Программы

Цели проектов независимы

Сроки

Согласованные, взаимосвязанные между всеми проектами Программы

Не связанные между разными проектами

Продукты

На выходе один продукт/услуга/результат или ряд взаимосвязанных

Независимые продукты/услуги/результаты

Ресурсы

Планируются и взаимоувязываются

Проекты конкурируют за ресурсы

Менеджеры

Менеджеры проектов подчиняются менеджеру Программы

Менеджеры проектов относительно независимы

Давайте вернемся к нашему примеру из кейса – компании по разработке и поставке ПО. Какой из двух подходов, по Вашему мнению, можно рекомендовать данной организации? Совершенно правильно - мульти-проектное управление!

В поисках универсального способа…

Существует ли какой-то универсальный способ, позволяющий компании организовать и осуществлять на практике управление Программами и мульти-проектное управление? Да, конечно! Для этого в компании создается специально подразделение, называемое офисом управления проектами (ОУП), предназначенное для реализации функций проектного управления.

Офис управления проектами может выполнять различные функции, в зависимости от целей его создания – для мульти-проектного управления или управления Программами проектов. Существуют различные виды ОУП, рассмотрим их ниже.

  1. «Хранилище информации»

    Служит основным накопителем базы данных о проведенных проектах, консолидирует опыт и знания для последующего применения в проектах компании. Как правило, впервые ОУП создается именно для этих целей.

  2. «Наставник»

    Для данного вида характерной чертой и основной функцией ОУП является распространение предыдущего опыта проектов на другие проекты компании, доведение методологии до всех участников проектной деятельности. Офис управления проектами в данном случае координирует коммуникации, отвечает за документальное оформление хода выполнения и завершения проектов, играет роль инструктора – наставника.

  3. «Управляющий»

    Данный вид ОУП стоит на ступеньку выше предыдущего и формируется на определенной стадии зрелости проектного управления в компании. На этом этапе его основными функциями являются:

    • определение содержания каждого проекта;
    • планирование и распределение ресурсов;
    • контроль графиков исполнения проектов;
    • контроль исполнения бюджетов проектов;
    • оценка допущений, предположений, рисков.
  4. «Интегрированный ОУП»

    На данном этапе у компании должен быть довольно высокий уровень зрелости проектного менеджмента, когда вся проектная деятельность хорошо интегрирована в деятельность организации в целом. Все проекты обязательно оцениваются на соответствии миссии и стратегии компании. Методы, приемы и инструменты проектного управления служат фрагментами системы управления компанией в целом. Функции ОУП на этом этапе:

    • применение единой методологии для определения приоритетов проектов;
    • единые принципы объединения проектов в Программы;
    • координация управления на уровне Программ проектов;
    • постоянное совершенствование развитие корпоративной методологии управления проектами;
    • обучение и повышение квалификации персонала, участвующего в проектной деятельности, по мере необходимости – для разных групп участников проектных команд.

Таким образом, эффективно управлять Программами и осуществлять мульти-проектное управление можно с помощью офиса управления проектами. Главное здесь – определить, на каком уровне зрелости проектного менеджмента находится компания. В зависимости от целей, необходимых организации, можно выбрать вид ОУП, который наиболее эффективно будет работать именно на заданные цели.

Посмотрим еще раз на наш пример из кейса. Какой вид ОУП, по Вашему мнению, подходит для данной компании и соответствует целям, способным решить имеющиеся проблемы? Не сомневаемся, что на данный вопрос Вы найдете правильный ответ!

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

  • Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
  • Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
    Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
    Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
  • Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

   

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: 
info@mrybakov.ru
Skype: mrybakov.partners 

 

Комментировать:

Книжная полка

Угра-2012. Основной бизнес-лагерь. Перейти в фотоальбом
Случайная цитата:
Вот интересный русский народ. Он скотину считает по головам, а правительство по членам!