Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 06.10.2015

Виктор Лучков – практикующий консультант по внедрению и оптимизации бизнес-процессов предприятий. 23 года личных продаж, 18 лет - опыт управления и 8 лет - опыт консультанта. Автор более 50 публикаций в деловой прессе. Провел более 400 мероприятий: тренингов, семинаров и стратегических сессий, на которых обучено около 5000 участников.
Виктор: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Руководители компаний все чаще задумываются об описании бизнес-процессов. Формализацию бизнес-процессов лучше всего проводить в ходе корпоративных сессий. Сессия – это совместная работа ключевых лиц предприятия. Работа по организации деятельности компании и отдельных подразделений. На сессии участники договариваются о лучшем взаимодействии разных сотрудников компании и фиксируют свои договоренности на бумаге в бизнес-процессах.

При подготовке к 2-3-дневной сессии мы вместе с первыми лицами компании определяем круг участников. Практически всегда бывает непросто убедить руководителя компании – пригласить на сессию представителей бухгалтерии. У руководителя возникает непонимание, чем будет заниматься бухгалтер на сессии, если он не участвует в производственных и коммерческих процессах компании. У вас так же может возникнуть закономерный вопрос: «а при чем тут бухгалтер?»

Проблемы, решаемые бизнес-процессами

Три аргумента в пользу участия бухгалтера в такой работе. Эти проблемы есть почти в каждой компании:

1. Трудности с делегированием работы с первичкой другим сотрудникам компании: оператору, кладовщику, экспедитору, менеджеру по продажам. Не правильно оформляют документы, забывают оформить, поставить нужные подписи и печати.
2. Сложно обеспечить своевременный возврат первички по сделкам компании от клиентов и поставщиков. Это нервы, постоянная дерготня, звонки клиентам и уговоры менеджеров и закупщиков подписать документы у клиентов и поставщиков.
3. Сложно решить проблемы с просроченной дебиторкой, уменьшить кассовые разрывы и свое участие в «выбивании долгов».

Без совместного обсуждения руководителей и сотрудников компании с участием представителей бухгалтерии подобные проблемы не решить. На корпоративной сессии мы создаем среду, в которой ключевые люди компании включены в обсуждение общих задач и проблем.  По факту, участники дискуссии быстро находят решения и договариваются о последовательности шагов и результатов в бизнес-процессе.

Благодаря коллективной работе вы сможете:

1. Задать правила документооборота, движения денег и ТМЦ.
2. Организовать электронный документооборот по установленным правилам, в том числе и в программе 1С.
3. Организовать фактическое движение денег и ТМЦ.

Правила документооборота

Во многих организациях наблюдаем похожую болячку – отсутствие понятных «правил игры». Нет правил в целом по деятельности сотрудников компании, и нет правил в узком вопросе документооборота.  Сотрудники компании элементарно не знают требований к правильному оформлению документов. Ни руководители, ни представители бухгалтерии не записали и выдали эти требования работникам предприятия, не провели обучение для выработки нужных навыков.

Решение руководства компании о переходе на управление бизнес-процессами, подразумевает создание Правил и Требований. Для формализации процессов нужны правила. Но еще сильнее правила нужны для внедрения описанных процессов в повседневную жизнедеятельность компании.

Для сотрудников бухгалтерии – это отличная возможность навести порядок в бухгалтерском и рабочем документообороте, а также движения денег и ТМЦ. Получить реальную поддержку от первых лиц компании.

отличная возможность навести порядок в бухгалтерском и рабочем документообороте, а также движения денег и ТМЦ

Приведу таблицу с несколькими правилами, которые связаны с бизнес-процессами и решают проблемы, обозначенные ранее по тексту.

Проблема	Правило
1. Сотрудники не знают, не умеют правильно оформлять документы	1. Бухгалтер – внутренний консультант для сотрудников компании. 2. Каждый сотрудник проходит регулярное обучение и аттестацию по оформлению рабочих и отчетных документов в рамках бизнес-процессов
2. Сотрудники забывают оформить документы, поставить подписи и печати	3. Премия сотрудника зависит от точного выполнения бизнес-процессов
3. Документы не возвращаются в бухгалтерию	4. Любой бизнес-процесс считается завершенным после полного выполнения заявки клиента, полной оплаты и закрытия всех документов. 5. Премия сотруднику начисляется по итогам завершенных бизнес-процессов.
4. Просроченная и невозвратная дебиторка	6. Отгрузка клиентам производится в рамках утвержденных лимитов товарного кредита. 7. Только сотрудник бухгалтерии имеет право подтвердить фактическое поступление денег от клиента. Ставя свою подпись, он разрешает дальнейшее исполнение бизнес-процесса. 8. Премия сотруднику начисляется по итогам полностью завершенных сделок: клиент доволен, документы закрыты, деньги от клиента 100% поступили

Эти правила универсальны и действуют для всех бизнес-процессов и для всех категорий сотрудников и руководителей.  Некоторые правила можно объединить, например, 4-е, 5-е и 8-е.

Пример организации бизнес-процесса

Рассмотрим знакомую многим ситуацию. Продажа товара с доставкой клиенту (на склад, в офис или домой). Какие риски мы должны учесть при описании бизнес-процесса?

1. Товар не понравился (не подошел) клиенту. Как правильно оформить отказ, чтобы не возникло конфликта. След на бумаге необходим и для контроля водителя-экспедитора, что он товар довез до адресата.
2. Клиент товар принял, но документы не подписал, а экспедитор не смог (забыл) потребовать. Опять же след необходим во избежание возможных претензий со стороны клиента, а также для контроля сотрудников компании.
3. Экспедитор оформил все документы, но никому их не возвратил. В компании не потребовали с него документы сразу, а потом про них забыли. Вспомнили, когда они потребовались в отчетный период.
4. Экспедитор ответственный, все делает четко, документы всегда возвращает. Но однажды возникнет ситуация, когда документы будут потеряны (либо экспедитором, либо в бухгалтерии). Если в бизнес-процессе не фиксируется факт приема-передачи документов, начнутся взаимные обвинения.

Графически такой бизнес-процесс будет выглядеть так, см. рис.1.

Рис.1. Блок-схема бизнес-процесса «Продажа за наличный расчет с доставкой клиенту»

Когда процесс смоделирован, по необходимости можно сделать детализацию отдельных шагов процесса на подпроцессы. Далее, начинается самое интересное – обкатка бизнес-процесса и подтверждение того, что при разработке были учтены и устранены все риски. Устранение причин возможных рисков – главная выгода и мощный стимул потратить силы и время на формализацию технологии работы предприятия.

Главная проблема во времени. Его никогда не хватает. Времени нет, чтобы остановиться и подумать «как мы работаем». Но еще меньше времени остается на внедрение нововведений. К тому же ему мешает естественное сопротивление, вызванное недоверие людей к новому. Но всегда есть выбор: каждый раз инструктировать сотрудников и контролировать каждый шаг, либо вложиться и выстроить процесс, чтобы многократно им все пользовались и «не косячили».

Правильно выстроенные процессы обеспечивают предсказуемый результат!

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru