Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 27.10.2016

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".  

Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме …

Мы много работаем с компаниями из проектно-ориентированных отраслей: девелопмент и строительство, инжиниринг и т.д.

Естественно, один из первых вопросов, который возникает у клиента - применим ли здесь процессный подход? Если да, то как? Вопрос этот важный и непростой.

Поделюсь нашим опытом. До того, как "Наведение порядка в бизнесе" родилось как целостная система, я несколько лет обучал команды проектному менеджменту, готовил людей к сертификации.

А сейчас нам удалось "поженить" процессы и проекты :) Неплохо, судя по результатам клиентов.

Сегодня для вас - очередной фрагмент книги "Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум"

***

Мы с вами подробно изучили, как описывать процессы. Но помимо них в бизнесе есть еще и проекты (Управление проектами я подробно разобрал в п. 4 книги «Как навести порядок в своем бизнесе»). Это другой способ организации работ.

Здесь мы рассмотрим, как связаны процессы и проекты, что между ними общего и какая разница.

Тема важная – от нее зависит, как мы понимаем устройство нашего бизнеса, как им управляем. Однако я нигде не встречал толкового рассмотрения этого вопроса. Хотя в PMBoK) все управление проектами подается через процессы, ясности это добавляет не сильно. (PMBo - Project Management Body of Knowledge – популярный международный стандарт в области управления проектами. Разработчик – Project Management Institute (PMI). Почитайте сами: все вроде бы написано логично, только как применять – непонятно. Мы разбирались на собственном опыте.

Что такое проект?

Если процессы раз за разом повторяются, то проекты каждый раз в той или иной степени уникальны и ограничены во времени. По определению, проект – это набор мероприятий по достижению уникальной цели в условиях заданных ограничений: сроки, бюджет, люди и т. д. (рис. 35).

В современном русском языке у слова «проект» есть еще много значений: проект как набор технической документации, как направление деятельности, как «прожект» – нечто нереальное и т. д. Однако важно придерживаться четкого определения, которое я дал выше – оно соответствует международным стандартам. Вдумайтесь в него.

Проекты могут быть самыми разными:

• Разработка сайта (для себя или для клиента).
• Создание нового бизнеса.
• Открытие нового производства.
• Ребрендинг.
• Внедрение информационной системы и т. д.

Через реализацию проектов происходит развитие бизнеса (например, создание нового направления, открытие филиала). От них зависит конкурентоспособность компании.

Проект – временное явление в жизни организации: он как бы вклинивается в ее повседневную работу. Для него определяют цели, выделяют ресурсы. Потом его выполняют и завершают, а люди возвращаются к своей повседневной работе.

Поскольку все проекты уникальны, то, в отличие от бизнес-процессов, их нельзя жестко зарегламентировать, прописать подробные инструкции. Как же ими управлять?

Тоже упорядочивать, просто несколько иначе, чем процессы. Мы задаем общую канву выполнения проекта, каждый раз наполняя ее новым содержанием, уникальным в той или иной степени.

Получается, что управление проектами – это управление уникальностью.

Проекты есть в любой сфере деятельности.

• В некоторых отраслях они играют вспомогательную роль (например, установка новой линии на действующем производстве).
• А в некоторых – вся основная деятельность состоит из проектов (в девелопменте, строительстве, системной интеграции, консалтинге, выставочном бизнесе и т. д.). Такой бизнес называют проектно-ориентированным.

Практическое задание. Какую роль играют проекты в вашем бизнесе? Вспомните несколько внешних (для клиентов компании) и внутренних проектов (внутри компании). Как вы ими управляете? Довольны?

Станислав Фокин, директор по производству компании ГринТриз, Коломна (производство и продажа новогодней и праздничной продукции). У нас есть и внутренние, и внешние проекты, например:

• Проект по увеличению производственных мощностей, установка новой линии. Найти соответствующее оборудование (если оно есть, а если нет, то найти производителя, который сможет его спроектировать и произвести), заключить договор на покупку и поставку, принять, поставить на подготовленное рабочее место, запустить, наладить системную и устойчивую работу оборудования, обучить сотрудников. За год работы над этим проектом мы получили трехкратное увеличение производительности одной из линий по производству искусственной хвои.
• Индивидуальные проекты по разработке, производству и монтажу уникальных изделий и решений согласно потребностям клиента: полный цикл комплексных услуг от первого контакта до получения положительной обратной связи от клиента. На выходе получаем довольного клиента, у нас остается новая технология производства, приобретенный новый опыт (конкурентные преимущества) и прибыль.

То есть проекты в вашем бизнесе тоже есть. Тогда как они соотносятся с процессами?

Что между ними общего:

• Есть цель.
• Есть руководитель.
• Есть этапы: шаги в процессах и этапы жизненного цикла в проектах.
• Есть показатели.

Но есть и различия:

• Процесс выполняется многократно – по стандартному алгоритму. А каждый проект более-менее уникален и конечен во времени.
• Для управления процессами применяют более простой инструментарий. Например, условно принимают, что работы выполняются последовательно (См. п. 9.2 «Определяем шаги процесса»). В то время как в проектах многие действия происходят параллельно. Под это созданы особые инструменты: сетевой график, диаграмма Гантта, метод критического пути и т. д.

В проектном менеджменте есть еще много разных технологий: от разработки устава проекта до анализа стейкхолдеров (от англ. stakeholder – заинтересованная сторона, заинтересованное лицо. То есть все, чьи интересы затрагивает проект.), от управления рисками до управления изменениями.

Если сказать проще, то инструментарий управления проектами – тяжеловесный.

Его разрабатывали в оборонной промышленности СССР и США, а потом приспособили для мирных нужд.

Наша практика показывает, что в большинстве случаев проектные технологии приживаются в бизнесе крайне трудно, точнее – почти никак. Я несколько лет активно обучал людей в разных компаниях, готовил их к международной сертификации по проектам и т. п. Постепенно я отточил программу обучения до мелочей, люди по завершении тренингов горячо благодарили меня. Однако через какое-то время я узнавал, что они не используют в работе полученные знания. Кстати, именно поэтому я ушел из бизнес-тренеров и стал консультантом – здесь у клиентов результаты действительно есть.

Поэтому сейчас, даже в типичных проектно-ориентированных компаниях (например, девелоперских), мы предлагаем клиентам рассматривать их проекты – как процессы.

Это работает, хотя и с некоторой долей упрощения. И дает хорошие результаты – позволяет навести порядок в бизнесе.

Да, порой мы встречаем людей, которые разбираются в проектном управлении, некоторые имеют сертификаты. Они спрашивают: «А как же проекты? Как же мы будем работать без диаграммы Гантта?» и т. д.

Наш ответ простой. Вы лично разбираетесь в проектах, и это здорово. Но компания – это не только вы. Большинству людей до проектного подхода – как до Луны пешком. Опишите и внедрите бизнес-процессы. Поживите несколько лет в этой картине мира. Научитесь вообще работать в системе, а не бардаке. Это приживается небыстро и непросто, должно прорасти в корпоративную культуру компании, в привычки людей (См. п. III «Улучшаем процессы и внедряем в жизнь).

Получите результаты и удовольствие.

А вот уж тогда, если вам покажется мало – внедряйте и проектное управление (Подробно – п. 4 «Проекты» в книге «Как навести порядок в своем бизнесе»).

Это следующий уровень, он гораздо сложнее процессного. Как самолет по сравнению с автомобилем. До него нужно дорасти. Иначе потратите кучу сил и времени, а результаты выкинете на свалку истории. И люди разочаруются, будут плохо относиться к проектному управлению.

Развивайте бизнес постепенно, шаг за шагом.

Например, мы работали с крупным холдингом, который по всей стране занимается прокладкой каналов для ведущих операторов связи. Очень умный и системный собственник, сильная команда топов. На момент обращения к нам они уже несколько лет создавали корпоративную систему управления проектами (КСУП).

Однако внедрялась она туго – воспринималась как что-то чужеродное, не ложилась на культуру компании. К нам обратились с просьбой помочь в этой области. Когда мы предложили им смотреть на проекты как на процессы – было много сопротивления: «Как, мы ведь вложили столько сил в создание КСУП!».

Однако после первой же сессии дело пошло на лад. Появился простой и удобный взгляд на бизнес. Людям стало проще думать, договариваться друг с другом. И работать со своими масштабными проектами – теперь как с процессами. Спустя годы проектное управление там тоже заработало. Теперь собственник почти не принимает участия в оперативке, хотя изначально считал это невозможным.

Ну и вообще он стал более счастливым!

Если Ваш бизнес проектно-ориентированный, и Вы хотите навести в нем порядок - пишите. Будем рады помочь.

*****

Напоминаю, что активно идет набор участников на 15-ый бизнес-лагерь "Как навести порядок в бизнесе" для собственников и руководителей, который пройдет 23 февраля - 5 марта в славном Дахабе (Египет). Для вас это хорошая возможность вывести свой бизнес на новый уровень. Каким бы он ни был сегодня - от холдинга до микро-бизнеса. Успешным или находящимся в кризисе.

Этим летом на лагере был 41 участник - нам пришлось прекратить набор за месяц до его начала. Чтобы уделить внимание каждому участнику, каждой команде. Массовка - не наш выбор.

Конечно, приезжайте командами от своей компании - только так вы сможете вовлечь людей в развитие бизнеса, внедрить все то, что изучите на лагере.

Подробная программа, отзывы и организационная информация

Забронируйте места сейчас - по доброй цене. Постепенно она повышается.

Отзыв клиента

Татьяна Панина, исполнительный директор строительной компании МСУ-1 (Москва). Бизнес-лагерь Этномир-2016

Добрый день. Меня зовут Татьяна Панина. Я исполнительный директор крупной строительной фирмы, строительного холдинга. Что я могу сказать о бизнес-лагере? Я впервые на таком мероприятии. О Михаиле Рыбакове я слышала от своих коллег, была подписана на его рассылку. Некоторые идеи из этой рассылки мне настолько зацепили, что я захотела приехать в этот бизнес-лагерь. И я не пожалела об этом.

Что мне здесь нравится? Во-первых, море свежего воздуха. Такое же море свежих идей. Чувствуешь себя настолько в своей среде: собираются очень креативные, очень умные, очень интересные, азартные в своем бизнесе люди. Идеи, которые появляются – просто неоценимые особенно для начинающих компаний, для стартапов. Я всем рекомендую – ребята, на стартапе приезжайте только сюда. Вы получите не только заряд, но вам накидают таких бизнес-идей, которые послужат вам стимулом для дальнейшего развития и опорной точкой.

Для меня было важно еще вырваться из своего привычного круга, немного отойти и посмотреть на сложившуюся ситуацию немного со стороны. Поэтому я очень благодарна Михаилу за его потрясающую идею, которую я сначала не приняла – идею замедления. Сначала мне казалось, но почему так, надо же быстрей, быстрее, быстрей! Это уже в крови у каждого бизнесмена. Но когда замедляешься, когда начинаешь осознавать процессы, приходит очень много новых мыслей. Ты смотришь на все со стороны и пусть даже не сразу, а через 3-4 дня, придут обязательно новые мысли, которые дадут возможность дальнейшего развития.

Поэтому очень рекомендую всем этот бизнес-лагерь, приезжайте, не пожалеете.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru