Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 14.02.2008

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".
Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Статья написана для журнала «На стол руководителю».

В этом выпуске как, впрочем, и всегда, - исключительно мое авторское мнение, и оно вполне может противоречить Вашим мыслям и другим авторитетным источникам ;)

- У нас на предприятии две проблемы…
- Дураки и дороги?
- Нет! Плохая транспортная ситуация и слабый менеджмент.
Анекдот.РУ

***

Наверное, не открою Америки, если скажу, что увеличение прибыли волнует всех. И пути здесь есть всего два: или больше зарабатывать, или меньше тратить. О первом способе я уже писал, и немало. Поговорим о втором. Статья посвящена тому, как снизить издержки Вашего бизнеса.

Насколько зрелый Ваш бизнес?

Из своей консалтинговой практики могу сказать, что на разных стадиях развития компании владельцев и руководителей волнуют разные вещи. Если компания просит обучить продавцов, и ничего большее ее не интересует – значит, скорее всего, бизнес молодой. И основная забота руководства – как сделать так, чтобы у компании «выросла огромная пасть», как сказал мне один клиент. А вот если заботят такие темы как внедрение проектного управления, оптимизация логистики (в широком ее понимании), создание системы менеджмента качества – значит, бизнес уже дозрел до таких «высоких материй».

Вы когда-нибудь пробовали объяснять ребенку (а еще лучше подростку), как важно учиться? Обычно это бесполезно. Вот так же и молодую компанию или компанию, работающую на растущем рынке, мало интересуют вопросы внутренней оптимизации своей работы. «Нам бы день простоять, да ночь продержаться», - говорит владелец молодого бизнеса. «Нам необходимо захватить как можно больший кусок рынка любой ценой: куй железо, пока горячо», - говорит топ компании, рынок которой растет как на дрожжах (например, московская недвижимость год назад). И это правильно ;)

Однако со временем реки мелеют, растет конкуренция, а значит, снижается норма прибыли. И теперь те, кто выжил в гонке, задаются вопросом, как сохранить нажитое, «пережить засуху». Вот здесь, как правило, и вспоминают о снижении издержек.

И начинают «срезать жир»: сокращать персонал, сменять топов, которые перестали оправдывать надежды, урезать бюджеты на проекты развития и внедрения IT и т.д. Тем самым, перегибая палку и лишая компанию будущего и стройного системного поступательного развития.

Как же быть? Как разумно управлять издержками своей компании?

Основные типы затрат

Во-первых, по классике все издержки делятся на постоянные и переменные. Постоянные – это те, которые не зависят от объема выпускаемой и продаваемой Вами продукции и/или услуг. Например, аренда помещений, затраты на связь, окладная часть оплаты труда ваших сотрудников и т.п. То есть, платить эти деньги вы должны в любом случае, даже если компания ничего не делает.

Переменные же, наоборот, прямо пропорциональны объему вашего производства. Это затраты на сырье, сдельная заработная плата рабочих, проценты продавцам и т.п.

Как вы считаете, какие издержки более опасны для бизнеса? Конечно постоянные! Это бич любой компании. Мало того, что на них вы вынуждены выискивать средства в любые самые неблагоприятные периоды, например, в «несезон». Так же они имеют свойство разрастаться незаметно для руководства. Например:

Вот именно с таких затрат и надо начинать ревизию в первую очередь. Посмотрите, без чего можно обойтись, например, лимитируйте мобильную связь. Хотя вряд ли это понравится вашему персоналу. Здесь полезно личным примером демонстрировать скромность, как многие великие бизнесмены. Например, Генри Форд и Джон Рокфеллер. Иначе каждый мелкий босс в компании окружит себя такой роскошью и привилегиями, что самый мощный бизнес-корабль пойдет ко дну.

Переведите максимальное количество сотрудников на сдельную оплату труда или проценты (хотя бы частично). Во-первых, снизите постоянные издержки, а во-вторых, повысите ответственность персонала за результаты своего труда. Кому не нравится – «все в сад». Масса компаний переживает кризис, когда «старые» сотрудники, привыкшие к большим окладам, практически перестают проявлять активность, живут на старых клиентах и заказах, а что-то сделать их приходится уговаривать. Объявляем болоту бой!

Однако будьте осторожны с сокращением перспективных проектов, таких как новые системы управления, IT и т.д. Конечно, они очень емкие по затратам (к примеру, внедрение ERP-системы может стоить сотни тысяч евро и более), и надо всегда разумно контролировать бюджеты. Однако, при правильном внедрении это – точки роста компании, ее прогресс и развитие. И убивая их, мы лишаем компанию будущего. Часто так и бывает.

И уже после того, как разобрались с постоянными издержками, переходите к переменным. Они тоже важны, но для их оптимизации необходимо приложить больше умственных усилий.

Качество и издержки

В идеале компания подобна руслу, в котором беспрепятственно текут мощные потоки: сырье превращается в полуфабрикаты, а затем в готовую продукцию, а взамен с рынка приходит постоянный поток денег.

Но как в реке временами бывают заторы, так и в работе компании периодически происходят сбои:

О чем я? О низком качестве процессов! Какие же последствия это имеет для бизнеса? Давайте возьмем пример, типичнейший для Станций технического обслуживания автомобилей (СТОА), или, проще говоря, автосервисов. Рабочий не соблюдал технологию подбора и нанесения краски на автомобиль, вследствие чего «не попал в цвет», т.е. окрашенная деталь отличается по цвету от остального автомобиля. Каковы последствия для СТОА, в том числе финансовые?

• Приходится переделывать эту работу (если возможно), а значит надо оплачивать:
  • Расходные материалы
  • Время рабочего
  • Электроэнергию
  • Амортизацию и техническое обслуживание оборудования
• Клиент не доволен, а значит:
  • Возможно, придется чем-то компенсировать ему низкое качество нашей работы
  • Он, скорее всего, к нам больше не приедет
  • Он расскажет своим знакомым, а еще хуже, в Интернете, о том, какой мы плохой сервис, а значит, снизится поток новых клиентов.

В качестве упражнения прикиньте, хотя бы примерно, сумму убытков сервиса. По некоторым подсчетам профессионалов этой сферы выходит больше миллиона рублей.

А теперь давайте подумаем, что можно было сделать, чтобы это предотвратить?

• Написать точную инструкцию для рабочего
• Обучить его применению соответствующего оборудования
• Привязать его мотивацию к результатам труда.

Сколько это стоит? Почти ничего: сущие копейки! А представьте, что такие процессы со сбоями происходят в вашем бизнесе регулярно в самых разных его областях (производство, логистика, финансы и т.д.)!

Вот мы и приходим к тому, что можно значительно снизить издержки компании, предупреждая дефекты, а не расхлебывая их последствия.

Я сознательно употребил слово «дефекты», а не «брак». В менеджменте качества, который как раз и занимается вопросами снижения издержек, не приняты обвинительные слова: брак, бракодел, виновник брака. Почему? Потому что их употребление и последующие наказания приводят к тому, что персонал начинает скрывать дефекты. А значит вы, как руководитель, никогда не сможете получить объективную картину, как же работает ваша компания. То есть вы увидите симптомы, а не истинные причины. И даже жесткие увольнения и прочие наказания не приведут к желаемому результату – устойчивой работе бизнеса. Почему? Потому что настоящие причины остались неустраненными. Например, такие как:

• Проблемы с оборудованием
• Низкая квалификация и мотивация персонала
• Некачественная организация труда
• Проблемы взаимодействия между подразделениями
• И прочий бардак, отвечает за который – менеджмент, а не работники!

То есть мы приходим к мысли, что управлять лучше системно: выстраивая качественные бизнес-процессы и непрерывно их совершенствуя, предотвращая проблемы, а не занимаясь «тушением пожаров». И если вы скажете, что «с нашими людьми такое невозможно», то почему же тогда россияне, приезжая, например в Германию, становятся лучшими работниками? И почему прекрасно работают в России, к примеру, в Макдональдсе? По уровню сервиса и показателям наши Маки – одни из лучших в мире. А все потому, что работает система!

Для того чтобы такое стало возможным, руководитель должен мыслить долгосрочными категориями. На Toyota сотрудник работает в компании 10 лет, прежде чем становится руководителем, у нас часто нанимают топов со стороны – взамен предыдущих, не оправдавших надежды. В том и проблема: Россия пошла по пути американского менеджмента. Временщики, «варяги» очень характерны для таких компаний как Ford и Chrysler. Все это тоже связано с вопросами зрелости бизнеса, и в первую очередь акционеров, которые призывают варягов, надеясь на чудо. В реальности же сломать все можно очень быстро, а вот чтобы построить, нужны годы целенаправленной работы.

В менеджменте качества разработаны сотни инструментов снижения затрат, и мы обучаем им на наших тренингах, а так же в ходе внедрения Системы менеджмента качества.

Учет затрат

Конечно, для того, чтобы затраты успешно снижать, необходимо иметь полную картину, сколько и на что мы тратим. А для этого в компании необходима система управленческого учета, которая дает Вам информацию в необходимых разрезах.

Это не то же самое, что бухгалтерский учет. Основной потребитель бухучета – государство в лице налоговой инспекции. И именно под ее нужды «заточена» вся работа бухгалтерии.

Руководителю же нужна финансовая информация, совершенно по-другому собранная и сгруппированная, а самое главное – в режиме, близком к реальному времени, а не раз в месяц.

Новые технологии снижения затрат

А теперь рассмотрим некоторые современные подходы, которые при правильном применении могут снизать Ваши издержки. Хочу заметить, что каждый из них не панацея, и не стоит, увлекаясь очередной модной «управленческой» игрушкой, забывать о системном управлении бизнесом.

Аутсорсинг

В чем сильна Ваша компания? В выпекании хлеба? Или в предоставлении качественных туристических услуг? Тогда почему вы занимаетесь также:

• Оформлением персонала и расчетом зарплаты
• Бухгалтерским учетом
• Созданием и поддержание своего web-сайта
• И т.д.?

Все больше успешных компаний приходит сейчас к тому, чтобы заниматься только своей ключевой компетенцией, т.е. тем, что составляет суть их бизнеса, и что они умеют делать лучше всего. А всю непрофильную деятельность – отдают на аутсорсинг, достигая тем самым значительной экономии.

Один из современных вариантов – аутстаффинг, когда вы не содержите персонал в своем штате, а «арендуете» его у специальной фирмы, которая берет на себя его подбор, оформление, выплату з/п и т.д. Тем самым вы экономите издержки и снимаете с себя большую головную боль.

Домашний офис

Сколько вы тратите на аренду и содержание своего офиса? А сколько времени тратят ваши сотрудники на то, чтобы добраться до него? А вы уверены, что это всегда нужно?

Все больше компаний разрешают своим сотрудникам работать вне офиса: дома, у клиентов, в дороге. Конечно, это зависит от характера работы и применимо не ко всем должностям, однако выигрыш очевиден:

• Экономите существенные суммы
• Экономите время (до 6 часов в день для Москвы)
• Повышаете мотивацию сотрудников (если правильно все сделать).

Электронная почта и мобильная связь, skype, виртуальный телефонный номер офиса и другие технологии делают возможной работу из любой точки земного шара. Это реальность: именно так работает наша компания.

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
  Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
  Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru