Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 29.12.2009

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".
Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Новый год - время оглянуться назад, подвести итоги. А главное - спланировать год будущий. Рискну предположить, что если этого не сделать, то в наступающем году в вашем бизнесе ничего не изменится, по крайней мере, в лучшую сторону. Можно уповать на везение, но стоит ли?..

***

Посему предлагаю вам вдумчиво ответить для себя на следующие 4 группы вопросов:

1. Какова Ваша роль в бизнесе?

Руководитель, а тем более владелец бизнеса, играет 2 роли:

• архитектор
• оперативный управляющий

Как архитектор он проектирует конструкцию своего бизнеса: цели, стратегию, бизнес-процессы, оргструктуру и т.д. Хотя многие этого не делают, по крайней мере осознанно. Это как если бы строители создавали здания "от балды", не имея архитектурного проекта и рабочей документации. Или рабочие на заводе "творчески" подходили к сборке каждой новой машины, не пользуясь наработками конструкторов и технологов.

И потом получается бизнес, который еле движется и не устраивает ни клиентов, ни владельцев, ни работников. В котором руководитель целыми днями "тушит пожары": разгребает "косяки", собирает оперативки и орет на сотрудников, висит на телефонной трубке. И вроде при деле. Да вот только за деревьями не видно леса. А артель, которую он возглавляет, вряд ли можно считать успешным бизнесом.

Что же делать? В районе Нового Года есть масса свободного времени. И вместо того чтобы тратить его на пьяные корпоративы, лучше соберите ключевых людей своей компании, и потратьте 2-3 дня на то, чтобы формализовать и оптимизировать архитектуру своего бизнеса. КПД вашей рабочей сессии будет многократно выше, если вы пригласите опытного независимого модератора, который направит вашу работу в конструктивное русло, поможет вам договориться, поверить в себя и друг друга. По опыту на таких сессиях удается за пару дней сделать столько, сколько в обычной жизни - за годы. А еще включить людей в улучшения, сплотить и вдохновить команду.

2. Определите видение, цели и стратегия своего бизнеса

Куда движется ваш бизнес? Есть ли у вас картинка будущего? Если нет, то высока вероятность, что вы просто плывете по течению. А еще Сенека сказал: «Для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным».

Новый год - прекрасное время, чтобы отрешиться от текучки и подумать, куда мы идем. Соберите свою топ-команду, и оцените достижения за прошедшие годы, назовите основные проблемы. А потом совместно "нарисуйте" картину вашего бизнеса через несколько лет. Каков оборот и прибыль? Какие новые направления открыли? Сколько человек в компании? Где и какой офис? Как вы отдыхаете и на чем ездите? И т.д.

Конечно, одной мечты недостаточно. Но все начинается именно с нее.

А дальше надо поставить четкие и измеримые цели на N лет и ближайший год.

Затем разработать стратегию их достижения. Слово "стратегия" сейчас затасканно и мистифицировано. На самом деле все просто. Это та последовательность шагов, которая позволит вам достичь заданной цели. То есть по сути это ваш укрупненный план. Ее можно расписывать по годам: в первый делаем то-то, во второй - то-то и т.д. Можно - по функциям: продвижению и продажам, процессам и оргструктуре, персоналу и т.д.

Как правило, раз в год стратегию обновляют.

Полезно еще определить политики. Это наборы ваших ключевых принципов в той или иной области, например, в управлении вашим персоналом. Политики сильно помогают транслировать позицию руководства на более низкие уровни иерархии, а также ориентироваться в сложных ситуациях.

Чтобы все это не осталось на бумаге или в компьютере, важно, чтобы решения принимались совместно всей управленческой командой компании. Эффективнее - с участием модератора. Иначе "подеретесь" или будете ходить по кругу.

3. Формализуйте бизнес-процессы

Бизнес-процесс - это та последовательность действий, которая приводит к желаемым результатам. Например, как мы обслуживаем клиента. Возможный процесс для ресторана:

Процессы в бизнесе есть всегда, независимо от того, знаете вы о них или нет. Ведь вы как-то работаете? Вот только часто бывает, что 2 сотрудника, работающие на одной должности (назовем их Вася и Петя) работают по-разному. У Васи результаты хорошие (когда есть настроение). А у Пети - гораздо хуже. Да ведь и увольнять жалко: столько сил вложено. Так и мается с ним руководитель: ругает, штрафует.

А ведь можно понять, как работает Вася (когда у него хорошее настроение). Описать это. И научить всех Петь делать так же. Причем с проверкой реальных навыков и последствиями вплоть до увольнения, если обучаться не может или не хочет. А потом - контролировать, что все сотрудники компании (в том числе и Вася, независимо от настроения) работают по тем процессам, которые вы им задали.

Это что ж, как в армии, что ли? И да, и нет. Бизнес проходит определенные стадии зрелости. Поначалу все работают по наитию и на энтузиазме. Потом по наитию + "мать-мать-мать" от начальника. А вот потом бизнес или так и остается бестолковым, или его формализуют. Т.е. описывают и добиваются того, чтобы все работали по четко определенным процессам. Иначе это бардак. Замечу, что и в формализованной компании вполне может быть теплая атмосфера. Только люди делом занимаются, а не сплетни обсуждают. И на Одноклассников.ру у них теперь на работе времени нет.

Поэтому перво-наперво выделите основные процессы. То есть такие, которые напрямую приносят вашему бизнесу прибыль. В небольшой компании обычно их от 1 до 5. Например, оптовые продажи, розничные продажи (это разные процессы). А вот управление персоналом, логистика, ИТ, бухгалтерское обслуживание и т.д. - процессы вспомогательные. Они нужны для того, чтобы основные могли эффективно выполняться, но вашему клиенту до них нет дела.

Определите, кто отвечает за тот или иной процесс от начала и до конца. Его еще называют "менеджер процесса". Если его нет, то "к пуговицам претензий нет", а вот костюмчик кривоват. Плохо, если менеджер процесса "большой начальник". Если так, то ему ни в отпуск не уехать, ни стратегией позаниматься. Да и количество его внимания и времени ограничено, а значит, компания не сможет успешно развиваться.

Опишите по шагам ваши основные процессы. Определите, кто отвечает за каждый шаг.

Посмотрите, насколько эффективно выполняются отдельные шаги и стыки между ними: обычно здесь возникают основные проблемы. А может, какие-то шаги и вообще не нужны.

И, наконец, определите по 3-5 показателей на каждый процесс, которые позволят вам оценивать его эффективность.

Возможно, вам захочется изменить не только процессы, но и оргструктуру. Ведь часто она изначально создавалась спонтанно. И она не только не помогает эффективно работать, но и сильно мешает. Упростите, уберите все лишнее. Объедините подразделения и должности. Только меняйте не по наитию, а так, чтобы процессы выполнялись оптимально. И ваша компания помчится вперед, освободившись от тяжелого наследия.

Всю вышеописанную работу опять же желательно проделывать командой при участии модератора. Важно пригласить всех, кто выполняет различные шаги процесса. В противном случае, процесс получится далеким от жизни и ляжет на полку. А при попытках внедрить вызовет сильное (и обоснованное) сопротивление у сотрудников.

4. Разберитесь со своим персоналом

Можно спроектировать самую лучший бизнес. Но есть он не наполнен адекватными, профессиональными и мотивированными людьми, то система будет мертвой.

Определите, сколько и каких людей вам надо. Причем не пальцев в небо, как это часто бывает, а на основе бизнес-процессов. Они позволяют и определить необходимые компетенции сотрудников, и рассчитать их количество на основании нормативов производительности.

Организуйте эффективный найм. Даже сейчас многие жалуются, что хороших работников не найти. Просто вы их искать не умеете. Просматривайте на каждую должность минимум по 20 кандидатов. Проверяйте их не только на собеседовании (наболтать о себе не сложно), а через деловые игры. Там сразу видно, умеет человек, к примеру, убеждать, или нет. Нанятых кандидатов эффективно обучайте (дрессируйте) на выполнение ваших бизнес-процессов.

И, наконец, мотивируйте от результатов труда. Оклад еще никого не убедил работать больше и/или лучше, поэтому для каждой должности определите 3-5 показателей, по которым будет определяться переменная часть их зарплаты. Замечу, что создание системы мотивации до описания процессов - это шаманство.

И, конечно, создайте в компании такую моральную обстановку, куда хочется приходить и работать. Как вы относитесь к своим сотрудникам, так и они к клиентам.

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
  Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
  Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru