Выпуск 042. Оксана Клименко. Виртуальные совещания: как их правильно проводить с максимальной пользой для компании

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 23.01.2008

Оксана Клименко - тренер-консультант по проектному менеджменту.

Наверное, трудно себе представить компанию, в которой бы не проводились собрания, совещания, планерки, на которых обсуждаются важные вопросы и намечаются планы действий. Одно дело, когда вся организация сосредоточена в одном городе и, в идеале, в одном здании. Однако, с развитием отделений, филиалов и дочерних предприятий, территориально удаленных от головного офиса, компании становится невыгодно проводить совещания, поскольку:

сотрудники удаленных подразделений затрачивают время на дорогу,
расходуются средства на проживание в гостинице и суточные, организацию мероприятия в головном офисе и телефонные переговоры,
во время проведения совещаний вопросы, требующие оперативных решений на местах, откладываются, пока «шеф» не вернется из командировки
и т.д.

В крупных городах такое явление, как пробки на дорогах, стали для нас явлением привычным, и одновременно проблемой, так как мы вынуждены терять почти целый день, чтобы потрать время на дорогу в головной офис, поприсутствовать там на собрании или планерке и вернуться обратно.

Многие компании сегодня переходят на новую форму проведения совещаний, а именно – виртуальную. При наличии выделенной линии Интернет технология скайп позволяет проводить он-лайн совещания и собрания с участием сотрудников, находящихся практически в любой точке мира. Достаточно объединить участников в соответствующие группы, организовать процесс, назначить время для проведения совещаний - и Вы получаете возможность значительно экономить время и средства, решать оперативно текущие вопросы, заслушивать отчеты и обсуждать планы на будущее. А если компания международная, и ее отделения расположены в разных странах, такие собрания просто необходимость.

В чем же сходство и отличие «традиционных» и «виртуальных» совещаний? Как правильно проводить виртуальные совещания с максимальной пользой?

Во-первых, в обоих случаях у совещаний должна быть цель. Чем более четко она сформулирована, тем эффективнее будут результаты. Поскольку совещания нужны для принятия управленческих решений на разных уровнях – стратегическом, тактическом, оперативном, то и цель нужно формулировать соответствующим образом.

Во-вторых, есть участники, которые могут быть как постоянными, так и приглашенными.

И, в-третьих, имеются технические средства, помогающие проводить такие мероприятия. Для традиционных собраний это могут быть проекторы, с помощью которых руководству наглядно представляются отчеты и презентуются планы. Для виртуальных совещаний - это компьютер с подключенным Интернетом, специальные наушники с микрофоном, чтобы каждый участник мог четко слышать и говорить. Можно применять и веб-камеры, и тогда – видеть друг друга, хотя это не является обязательным условием для виртуальных собраний.

Вместе с тем есть несколько отличительных особенностей в проведении традиционных и виртуальных совещаний (как показано в таблице ниже) в плане процесса коммуникации, технических средств, помещения.

№	Характеристики	Традиционное совещание в офисе	Виртуальное совещание по интернету
1	Коммуникации участников на совещании	Есть непосредственный зрительный контакт	Нет непосредственного зрительного контакта
2	Возможность отслеживать реакцию, эмоции на сообщения	Видим реакцию людей на происходящее на совещании	Не видим реакции, отсутствует возможность отслеживать эмоции
3	Наличие технических средств и их основная функция	Функция дополнительная (помогают воспринимать информацию, например, слайды на проекторе)	Функция основная (обеспечивают коммуникации через Интернет)
4	Неполадки, связанные с техническими средствами и их влияние на ход совещания	Влияние не сильное (отказал проектор – можно смотреть информацию по заранее распечатанным бумажным документам)	Влияние на ход очень сильное (подвел Интернет – связь прервалась, совещание может быть сорвано)
5	Наличие помещения	Участники на время совещания территориально сосредоточены в одном помещении	Участники на время совещания территориально удалены друг от друга

Случай из практики

В одной совместно российско–иностранной компании решили проводить еженедельно скайп – совещания с участием сотрудников - представителей двух стран, для обсуждения оперативных вопросов и принятия управленческих решений.

С чем мы столкнулись на начальном этапе?

Не было единой повестки дня, и каждый говорил о своем, о «наболевшем».
Не был выделен человек, который бы вел собрание, поэтому все старались высказать свое мнение, перебивали друг друга.
В процессе двое или более человек начинали говорить одновременно, а разговор по Интернету имеет такую особенность: пока один говорит, нужно время (в пределах секунд) на то, чтобы дослушать. И только после этого можно говорить следующему.
Среди участников были люди, не знавшие английского, и то, что говорили иностранцы, им было не понятно. Те же, кто говорил на обоих языках, переводить не успевали.
Не фиксировали то, о чем удалось договориться, то есть итоги совещания.
То, о чем договорились, не выполнялось и оставалось просто «на словах».
На следующем совещании все повторялось – возвращались к тому, что не сделано, плюс наслаивались новые оперативные задачи.

Руководство такая ситуация не устраивала и тогда было решено, что нам необходимо ввести правила организации и проведения виртуальных совещаний.

Вот нехитрые правила и рекомендации, как это может быть в жизни и значительно поможет сделать ваши совещания более продуктивными, конструктивными и эффективными. И, самое главное, позволят быстро претворять в жизнь решения, принимаемые во время их проведения.

Что нужно подготовить для организации виртуальных совещаний?

Методология: разработать Регламент проведения совещаний и принятия решений
Персонал: определить следующие роли:

- ответственный за подготовку, организатор и ведущий совещания;
- переводчик (если компания имеет иностранных партнеров и/или является международной, и совещания проводятся с участием представителей компании разных стран);
- ключевые докладчики (перед каждым совещанием);
- у кого полномочия принятия решений по спорным вопросам.
Документальное обеспечение: организовать документооборот (подготовить шаблоны документов, ответственных за их подготовку, порядок работы с документами): - сформировать типовую Повестку совещания (шаблон) с перечнем вопросов - сформировать типовой Протокол совещания (шаблон) с перечнем принятых решений - сформировать типовой проект решений (шаблон).
Проведение совещания: разработать четкие правила и обеспечить их соблюдение.

Правила проведения виртуальных совещаний (пример)

Приглашение на совещание высылается всем участникам, ответ о принятии/отклонении приглашения высылается организатору через Outlook
Все участники обязаны начинать вовремя. Подключение к Интернету, настройки и тестовые звонки осуществляются участниками заранее ДО начала совещания.
Во время совещания строго придерживаться Повестки.
Будьте профессиональны, вежливы, слушайте, не перебивая.
Организатор совещания (meeting organizer) отвечает за соблюдение временных рамок и регламента, и только он имеет право перебить и остановить участника, чтобы передать слово следующему.
Для каждого совещания организатор совещания готовит Повестку, Протокол и обеспечивает рассылку всем участникам.
По получении Протокола все участники обязаны согласовать: принять или внести свои предложения, дополнения и замечания и выслать организатору, после чего организатор обязан выслать согласованный Протокол участникам для исполнения.
Решения согласованного Протокола являются обязательными к исполнению всеми участниками совещания.

Успешных Вам совещаний, эффективных принятий решений и удачи и процветания бизнеса!

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления персоналом?

Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
Участвуйте в бизнес-лагерях:
- "Система и технология управления людьми в бизнесе" (7 дней, проходит дважды в год на выезде)
- "Проведение совещаний" (3-4 дня, проходит дважды в год на выезде)
Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

*****

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru