Анонсы - 2017

Выпуск 052. Михаил Рыбаков. Совещания: полезный инструмент или растратчик вашего времени?

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 03.04.2008

Михаил РыбаковМихаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".
Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

В день заседаний на двадцать

надо поспеть нам.

Владимир Маяковский. Прозаседавшиеся

Как-то я проводил тренинг по тайм-менджменту в Курске на заводе одной одной весьма уважаемой мировой компании. Мы активно изучали приемы управления своим временем: как служебным, так и личным.

И вот, ближе к концу тренинга, я дал задание участникам - руководителям среднего звена - выписать задачи, которые они обычно выполняют в течение рабочего дня. А затем оптимизировать их, основываясь на приоритетах задач (мы как раз пошли эту тему).

И тут подходит ко мне один из участников, протягивает свой листок, и говорит: "Посмотрите! Что Вы тут сможете оптимизировать?" Смотрю: а там - ба! - 5 (ПЯТЬ!) совещаний, которые занимают ВЕСЬ ДЕНЬ - с утра до вечера!

И тут я понял, что если все оставить как есть - ничего не изменится. И все оставшееся время мы занимались тем, что разрабатывали алгоритмы того, как же высвободить время руководителей для решения иных задач, множество которых руководители решали в вечернее и ночное время.

Бывало ли в вашей работе, что:

  • вы порой вынуждены участвовать в совещаниях, на которых хочется уснуть, а после обидно за бесцельно потраченное время?
  • ваш вопрос так и остался нерассмотренным, хотя все время было растрачено на обсуждение мелочей?
  • все долго обсуждали какую-то тему, бились каждый за свой вариант решения, а после со крипом сформированный план действий так и не был воплощен в жизнь?
  • И т.д. и т.п.

Конечно, в наше время занять себя на совещании можно. Например, один из рекламных баннеров "Одноклассников" так и говорит: если мол заскучал на совещании - не грусти, Одноклассники теперь на твоей мобиле. Можно жить и так: не решать проблему, прятать голову в песок. Как говорят уставшие от жизни люди, "день прошел - все к смерти ближе". Но если у вас в этой жизни много планов, то наверное стОит раз и навсегда разобраться с таким безжалостным поглотителем времени как совещания.

Итак, как сделать так, чтобы совещания работали на пользу участников и компании в целом, а не были обузой? На эту тему много всего сказано, однако главный вопрос: что делаете именно вы и насколько вам это помогает?

Далее я предложу Вам набор конкретных шагов. Их цель - сделать Вашу работу продуктивнее, освободить время для других интересных задач. Одна просьба: при воплощении не будьте формалистами: примеряйте тот или иной пункт к себе, адаптируйте. Иначе любая разумная идея может погрязнуть в пучине бюрократии.

Во-первых, к совещанию нужно готовиться. А именно:

  • Поставить цель совещания, лучше письменно. Если их несколько, то проранжировать в порядке убывания приоритета: время на все может не хватить. Если вопросов слишком много - часть перенести на следующий раз: это сэкономит усилия по подготовке и избавит вас от неоправданных ожиданий.
  • Выбрать/назначить ответственного за организацию совещания. Именно от него зависит успех подготовки.
  • Определить список будущих участников и оповестить их. С одной стороны участников должно быть как можно меньше, с другой - все люди, действительно причастные к теме, должны участвовать. Иначе у них не будет мотивации исполнять решения совещания.
  • Разработать и согласовать с будущими участниками повестку. Иначе можно упустить важное, а время растратить по мелочам.
  • Назначить четкое время, т.е. не "примерно в 2", а например, в 14.15.
  • Каждому участнику подготовить свои мысли по тем пунктам повестки, за которые от отвечает. Лучше изложить их письменно, а затем распечатать на всех участников или презентовать в PowerPoint.
  • Зарезервировать помещение, убедиться, что готова техника и другие моменты (бумага, ручки; кофе, если у вас это принято).

Можете подготовить чек-лист, а потом просто проходить по нему и ставить "галочки": это сильно ускоряет процесс и позволяет "не изобретать велосипед".

Во-вторых, грамотно совещание проводить:

  • Грамотно начать
    • Поприветствовать друг друга
    • Напомнить всем цель (цели) встречи, кратко пройти повестку, при необходимости скорректировать и утвердить.
    • Выбрать лидера, который будет вести совещание. И, при необходимости, того, кто будет вести протокол (это может быть и сам лидер)
    • Установить регламент
  • Затем по каждому вопросу:
    • Выяснить мнение каждого участника (отдельно эмоции и факты)
    • Принять принципиальное стратегическое решение. Важно, чтобы ВСЕ приняли решение не только формально, но и внутри себя, а то при исполнении будут "держать фигу в кармане"
    • Разработать конкретные шаги
    • Распределить ответственность, определить сроки
    • Занести решение в протокол, причем озвучивая его, иначе потом окажется, что многие "не услышали" или "не так поняли"
  • Завершить совещание
    • Резюмировать итоги, проработать возможные возражения
    • Поблагодарить участников
    • Договориться о следующих контактах
    • Попрощаться

Ну и, наконец, обеспечить реализацию выполненных решений:

  • Разослать всем участникам протокол по мейлу в течение нескольких часов после встречи
  • Контролировать исполнение принятых решений. Желательно, чтобы в компании совещания проходили не от случая к случаю, а в рамках четкого механизма:
    • Есть заранее определенный день и время проведения совещаний: это дисциплинирует.
    • Каждый вопрос проходит определенные стадии решения. Например: "проблема", "запланированное действие", "реализуется", "завершенное". Хорошо, если это поддержано некой информационной системой, к которой имеют доступ ключевые люди компании: при этом не будет "зависших" проблем и решений.
    • Каждую встречу рекомендуется начинать с обзора решений прошлого совещания, решения возникающих сложностей. По мере решения задач они меняет свой статус по вышеописанной последовательности.
    • По каждому решению есть ответственный и срок.

Теперь о практической реализации. Случается так, что если Вы что-то делаете новым, непривычным для себя образом, в первый раз результаты оставляют желать лучшего. Это нормально, и нет другого пути к повышению своей эффективности, кроме как брать новую хорошую методику, применять к себе, пробовать, улучшать, снова пробовать. И уже вскоре результаты превзойдут ваши ожидания!

Итак, все хорошо. Вы оптимально организуете и проводите совещания, контролируете принятые решения. Однако это еще не все.

  • Важно проводить совещания в определенной манере: такой, где люди чувствуют себя не провинившимися школьниками или марионетками, а полноправными участниками.
  • А еще полезно знать некоторые методики, которые позволяют находить творческие нестандартные решения задач. И таких методик на сегодняшний день немало.
  • Кстати, а как быть, если организатор совещания - не вы. Вы "просто участник", и отказаться вам не представляется возможным. А там все "тянут и тянут резину"… Неужели все так безнадежно?

Но об этом - в следующих выпусках рассылки. А пока - пишите, задавайте Ваши вопросы.

Успехов вам в ваших совещаниях!

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления персоналом?

  • Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
  • Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
    Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
    Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми. 
  • Участвуйте в бизнес-лагерях:
  • Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

   

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: 
info@mrybakov.ru
Skype: mrybakov.partners 

 

Комментировать:

Книжная полка

Дахаб-2015. Основной лагерь. Перейти в фотоальбом
Случайная цитата:
- У него за плечами - огромный жизненный опыт!
- А когда-то там были крылья…