Выпуск 072. Оксана Клименко. Гибкость организации как конкурентное преимущество в новых экономических условиях

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 13.11.2008

Оксана Клименко - тренер-консультант по проектному менеджменту.

В этом выпуске, как, впрочем, и всегда, - исключительно наше авторское мнение, и оно вполне может противоречить Вашим мыслям и другим авторитетным источникам ;)

Статья написана специально для этой рассылки. Она является продолжением статьи Михаила Рыбакова "Кризис: время избавления от иллюзий", и статьи Оксаны Клименко "Кризис: иллюзии прошли - время действовать!" из прошлых номеров рассылки.

***

Вспомним заезженные некогда фразы, которыми пестрели коммерческие предложения и прайс-листы почти всех компаний совсем еще недавно:

гибкие цены!
гибкая система скидок!
гибкий индивидуальный подход к каждому клиенту!

Постепенно мы привыкли к этим словам - лозунгам и перестали воспринимать их как действительно что-то, что отличает одну компанию от другой. А ведь сегодня компаниям, выживающим в кризисных условиях, как никогда полезно было бы эти слова вспомнить. Ведь новое - это хорошо забытое старое. Как говорится в известной книжке по бизнесу, в будущем все компании будут только двух видов - "быстрые" и "мертвые". Хотите быть в числе первых - нужно ускоряться. Что же такое гибкость в поведении организации? Как быть по-настоящему гибкими в новых экономических условиях? Что можно сделать уже сейчас?

Что такое "организационная гибкость"? В одном из словарей дается такое толкование слова: "гибкий - успешно разрешающий разнообразные, частые затруднения". А затруднений у нас сегодня хватает :) Вот и нужно их решать. А как?

Принцип первый - взаимозаменяемость: "от узкой специализации к универсалам"

Можно и нужно развивать взаимозаменяемость сотрудников в компании. Герои "одного амплуа" могут быть дороги как ресурсы и оказаться избыточными. На некоторых сайтах, например, появилась информация о рейтингах самых невостребованных специалистов в период кризиса. Поэтому важно расширить рамки привычных должностных обязанностей и ввести этот принцип на деле, донести до сотрудников важность таких мер. Это не значит, что "все начнут делать все", но в каких-то конкретных задачах люди должны быстро научиться подменять друг друга и выступать в разных "амплуа". В одной компании после принятого решения о замораживании новых проектов на период 3-4 месяцев руководителя по развитию бизнеса подключили к отделу продаж. Именно там начались проблемы с дебиторской задолженностью, и теперь временно руководитель по развитию "усилил" работу по сбыту. Другой пример. Секретарь офиса небольшой компании помимо своих основных обязанностей стал заниматься первичным обзвоном новых клиентов и передавать сведения в отдел продаж. Проанализируйте в своих компаниях подобные резервы, это даст вам дополнительные преимущества.

Принцип второй - взаиморасчеты: "ты - мне, я - тебе"

Те, кто помнит времена перестройки и дефолта в 98-м, застали такую ситуацию. В отсутствие "живых" денег и нарастающих неплатежей между компаниями многие перешли на схему так называемого бартера. За свои товары (канцелярские товары, бумага для офиса и проч.) одна компания по взаимозачету получала рекламные площади в СМИ и размещала ролики на радио на соответствующую сумму. Рекламная фирма получала необходимые ей для работы товары для офиса. И бизнес двигался, и всем было хорошо. Такие меры, безусловно, временные, но на тот момент необходимые, не могли продолжаться вечно. И как только компании вырастали и постепенно "обрастали жирком", они переходили на оплату "в деньги". Можно и сейчас договариваться также с вашими партнерами по бизнесу на взаимовыгодных условиях. Главное, чтобы этот принцип не подменялся таким, например, - "ты - мне, я - тебЯ!" :)

Принцип третий - товары и цены: "продавать выгодно"

Здесь важно что? Определиться с понятием "выгодности": продавать редко, небольшое количество или много, быстро и с мЕньшей рентабельностью? На разные виды товаров и услуг ценовая политика должна быть разной. Коммерсанту в компании нужно дать бОльшие полномочия, но и спрашивать с него нужно чаще. Регулярно (а лучше каждый день) пересматривайте товары/услуги и цены. Если клиенты просят обоснованную скидку - оперативно просчитайте выгоду и примите правильное решение. Скорее всего, лучше принимать решения, способствующие сиюминутной выгодой: пусть у вас купят со скидкой и сегодня, чем без скидки и неизвестно когда. И, кстати, с клиентом вы только укрепите отношения. Еженедельно пересматривайте ассортимент и выявляйте "локомотивы продаж" - топ-позиции, которые продаются в первую очередь. К таким "локомотивам" можно прицеплять и "вагоны" - все другие товары. Быстро переключайтесь с одного вида товаров на другие. Назначьте ответственного за эту работу и тщательно его контролируйте.

Принцип червертый - новизна: "ищите клады рядом"

Креативные способности вашей команды нужно использовать по максимуму. Быть гибкими - значит находить постоянно новые решения, новые услуги, новые товары и оперативно выводить их на рынок. А также находить резервы по использованию тех ресурсов, которые у вас уже есть.

Возможно, у вас есть технология, которая применяется для чего-то одного. Подумайте, а можно ее применить для чего-то еще? Так, например, ваше программное обеспечение Outlook, используемое на 15% - в основном для переписки по внутренней почте. Возможно, стОит, этот механизм использовать для электронного согласования документов вместо традиционного бумажного собирания многих подписей топ-менеджеров?
Или сайт. Почему бы не сделать дополнительную возможность для ваших клиентов - заказ товаров или услуг он-лайн? Клиент заходит на сайт и по вашему каталогу выбирает товары, тем самым экономит время: свое и ваших менеджеров. Вы получаете заказы, клиент оперативно получает то, что ему нужно.
Проводите регулярно мозговые штурмы с командой по поиску новых продуктов, которые могут быть востребованы на рынке, новых сегментов, новых идей по продвижению. Результаты таких совещаний обязательно оперативно внедряйте в жизнь.
Слушайте "голос своего клиента". Сделайте обязательной задачей для менеджеров по работе с клиентами - выявлять потребности и пожелания тех, с кем они работают, при каждом разговоре. Если клиентов регулярно спрашивать, что их еще могло бы заинтересовать, что им действительно было бы нужно и удобно у вас приобретать в качестве сопутствующих товаров и/или дополнительного сервиса, можно очень хорошо и быстро получить дополнительный доход. Во-первых, вы увеличите продажи уже существующим, а, значит, лояльным клиентам, во-вторых, точно попадете в цель, предложив именно то, что клиенту нужно, а, значит, ваш товар или услуга будут востребованы.
Получите дополнительные человеческие ресурсы, не затратив на подбор и обучение кадров ни цента. В одной компании запрос нашего клиента звучал так: "Вытряхните" знания и навыки из наших опытных сотрудников для передачи новым" :) Смысл здесь такой. У человека, работающего на одной должности, работают и применяются именно те знания и навыки, которыми он пользуется ежедневно. На самом же деле его потенциал гораздо больше, просто другие его стороны и умения до сих пор не были нужны. Выявите эти возможности! Кто-то умеет плюс ко всему водить автомобиль, кто-то печатает "вслепую", кто-то знает иностранный язык… Все это богатство человеческих ресурсов можно и нужно использовать (см. принцип "взаимозаменяемость"). Российская земля богата талантами! Такую работу по выявлению возможностей персонала консультанты могут помочь вам сделать за один день, и вы получите рекомендации по тому, каким образом лучше данный потенциал использовать на благо компании.
Дайте людям расти - самое время доверить больше работы тем, кто хорошо себя зарекомендовал, кто хочет и может больше. Задайте испытательный срок, во время которого сотрудник продолжает выполнять свои основные (старые) обязанности и дополнительно новые - по той должности или работе, которая нужна компании и привлекательна для сотрудника. Четко определите круг новых задач и будущий результат по ним. В течение испытательного срока помогайте и контролируйте качество выполнения задач. По итогам оцените достижение результатов. Если все пройдет успешно - закрепите новые обязанности за сотрудником и включите их в его должностную инструкцию. При это небольшое повышение оплаты его труда оправданно. Если человек испытательный срок не прошел, то вы точно ничего не теряете. Сотрудник остается на своих прежних обязанностях, вы дополнительно ему ничего не оплачиваете, а в течение трех месяцев все равно что-то полезное будет сделано, пусть и не в полном объеме. Как правило, люди стараются себя проявить, и тогда получается все взаимовыгодно. И компания, и сотрудник в итоге в выигрыше.

Дополнение от Михаила Рыбакова:

Многие руководители даже не представляют, какой огромный неиспользуемый потенциал есть у их компании и особенно - у сотрудников. Хороший профессионал всегда знает, что можно улучшить в своей работе, и стремится сделать это, но его либо не спрашивают об этом, либо не дают такой возможности. А кружки качества - это организационный механизм, который позволяет реализовать весь этот потенциал.

Это не сказки!Мы несколько раз успешно внедряли в России кружки качества, где сотрудники на регулярной основе занимаются улучшением процессов компании, принося ей немалые деньги. Причем практически бесплатно и с удовольствием.

Такие проекты мы проводили в компаниях Билайн (Вымпелком), Ланит (системный интегратор, входит в top-5 по России), BEKO (турецкий производитель бытовой техники: завод во Владимирской области), НК ЮКОС.

То есть, кружки качества позволяют:

Снизить количество дефектов и себестоимость работ, повысить качество продуктов компании и внутренних бизнес-процессов
Непрерывно улучшать деятельность компании
Повысить удовлетворенность клиентов и конкурентоспособность компании
Улучшить имидж компании в глазах всех сторон (клиенты, партнеры, государство, работники)
Повысить мотивацию и лояльность сотрудников, улучшить обстановку в коллективе.
Внедрить систему «клиент-поставщик» между подразделениями и сотрудниками компании. Преодолеть противоречия и конфликты между сотрудниками и подчиненными, между отдельными подразделениями
Развить корпоративную культуру компании, внедрить навыки эффективной командной работы и т.д.
Эффективно управлять знаниями в компании

И главное, что компании это почти ничего не стОит. Хотя, конечно, не все так просто: есть много нюансов, без соблюдения которых не только ничего не получится, но и подорвется вера людей, а это потом очень тяжело исправить. Лучше сразу делать "по уму".

Если Вам это интересно - пишите, звоните.

Принцип пятый - аутсорсинг: "дешевле получать готовое"

Есть такая практика в нашей жизни, известная еще с давних времен: разделение труда. Совершенно незачем ремонтировать самому автомобиль, разбирая его "до винтиков", проще отдать специалисту, выиграв время, качество, и в итоге - деньги. Можно не отдавать ребенка в школу и учить его всем предметам дома самому, однако, такая абсурдная мысль не приходит нам в голову. Так же и в бизнесе. Ищите то, что вы можете делегировать партнерам, отдав часть работы на аутсорсинг. Например, некоторые компании передают ведение бухучета, и это значительно экономит средства компании, снижает риски и т.д. Если у вас компания занимается проектами, можно отдать на аутсорсинг специалистам "управление проектным офисом". Например, всю рутинную работу по ведению проектов в программном обеспечении, подготовку и консолидацию отчетов, аналитику и выработку предложений для руководства по принятию решений по проектам, программам и в целом по портфелю проектов. Выбирайте, что выгоднее: создавать специальное подразделение "Проектный офис", содержать в нем соответствующих специалистов или воспользоваться услугами аутсорсинга и получать профессиональное ведение, контроль, аналитику и отчетность на регулярной и качественной основе.

Принцип пятый - действуйте! "быстрая компания - лучше!"

Проводите регулярные мобильные совещания. Только система может помочь бизнесу работать эффективно. Внедряйте активно принципы организационной гибкости в вашу повседневную деятельность и получайте результаты - быстро и качественно. Сократите до минимума цепочки согласований документов и принятия решений. Ускоряйте свой НИОКР. Обязательно назначьте ответственного за управлений гибким поведением компании в период жизни в новых экономических условиях. Все, что вы делаете - делайте системно!

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

*****

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru