Затраты и расходы…

На первый взгляд – абсолютные близнецы и братья, стопроцентные синонимы. На самом деле, разница между ними весьма существенная. Более того, путаница в этих понятиях может иметь для Вашего бизнеса крайне неприятные последствия. О последствиях – чуть ниже, а пока разберемся собственно с соотношением данных понятий.

Сначала – о затратах.

Затраты – это стоимость использованных компанией производственных ресурсов. (Производственными ресурсами будут, например, труд персонала, материалы и комплектующие, оборудование и прочие основные средства.) Обратите внимание на слово «использованные». Затраты возникают только при использовании ресурсов. Приобретение же ресурсов затратами не является.

Например, компания, производящая шкафы-купе на заказ, закупила некоторое количество ламинированной древесно-стружечной плиты (ДСП). В этот момент никаких затрат еще нет. Затраты возникнут только тогда, когда ДСП будет со склада передана в производство, там ее раскроят и получат детали будущего изделия.

А теперь – расходы.

Определение, которое дается данному понятию в российских и международных стандартах учета и отчетности, весьма туманно и сложно для понимания, поэтому мы представим свое «неофициальное» определение.

Расходы – это стоимость ресурсов, которые покинули компанию.

Самый характерный и наиболее важный для нас вид ресурсов, покидающих компанию – это реализуемая (продаваемая) компанией готовая продукция, товар (выполненная работа, оказанная услуга). Мы продаем нашу готовую продукцию, товар, (работу, услугу) какому-либо покупателю, т.е. расстаемся с ней, ресурс покидает компанию. Таким образом, ключевым в определении расходов является слово «покинули». Расходы возникают тогда, когда ресурс покидает компанию.

Если продолжить пример с компанией, производящей шкафы-купе на заказ, то в какой момент у нее возникнут расходы?

Они возникнут тогда, когда все детали изделия (шкафа) будут заготовлены и доставлены к заказчику, бригада установщиков этот шкаф смонтирует, и клиент подпишет «Акт выполненных работ». Подписание этого документа заказчиком означает, что он признал факт оказания ему услуги. Услуга ему реализована (продана). Вот в этот-то момент – момент реализации - и возникнут расходы.

Итак, расходы – это когда ресурсы уходят из компании.

А затраты – это когда ресурсы используются. При этом они из компании никуда не уходят. Они превращаются в другой ресурс – незавершенное производство, работу, которая выполняется, но еще не выполнена, услугу, которая оказывается, но еще до конца не оказана. Они могут превратиться и в необоротный актив – основное средство.

В рассмотренном выше примере со шкафами-купе, в результате использования ресурса «ДСП» возникает другой ресурс - «незавершенное производство» в виде деталей будущего шкафа.

А вот более замысловатый пример, когда имеет место более длинная цепочка превращения ресурсов.

Предприятие использовало инструментальную сталь – один ресурс, для производства пресс-формы – другого ресурса. Далее эта пресс-форма будет использоваться для производства полипропиленовых колпачков – третьего ресурса. Этими колпачками будут комплектоваться тюбики с зубной пастой – четвертый ресурс. А расходы возникнут только тогда, когда эта зубная паста будет реализована. Таким образом, между первым ресурсом – инструментальной статью – и расходами лежит длинный и извилистый путь.

Итак, вывод можно сделать следующий.

И затраты, и расходы связаны с ресурсами. Но только привязаны они к разным событиям, происходящим с этими ресурсами. Если сутью происходящего события является использование ресурсов, то возникают затраты. Если содержанием происходящего события является уход ресурсов из компании, то возникают расходы. Эти два события, как правило, не происходят одновременно. Между ними лежит какой-то промежуток времени. Вот именно данное обстоятельство способно существенно испортить нашу предпринимательскую жизнь и заставляет нас трепетно относиться к четкому разделению затрат и расходов.

В чем тут дело…

Основным финансовым отчетом, отражающим эффективность работы компании, является «Отчет о прибылях и убытках». В данном отчете представлены не затраты, а расходы!! И если мы не будем четко разделять затраты и расходы, то можем допустить две грубые и неприятные ошибки:

-Или мы в «Отчете о прибылях и убытках» вместо данных о расходах приведем данные о затратах, что исказит данный отчет;

-Или мы на основании представленных в «Отчете о прибылях и убытках» расходах будем делать вывод о наших затратах, что тоже не сулит ничего хорошего.

В основе этих ошибок лежит рассмотренное выше обстоятельство – затраты и расходы возникают в разные моменты, между которыми может быть довольно длительный интервал времени. «Отчет о прибылях и убытках» готовится за определенный период. И если этот период не совпадает с интервалом времени между возникновением затрат и возникновением расходов, то и возникают предпосылки для ошибок.

Надо обратить внимание на следующее. Да, у Вас, вероятно, есть бухгалтер (штатный или на аутсорсинге) или даже целая бухгалтерия. И, конечно, именно их непосредственной задачей является подготовка «Отчета о прибылях и убытках». Поэтому, вроде бы, Вам, будучи собственником или первым лицом компании, можно на этот счет особо не «заморачиваться». Однако…

Однако, можно назвать, по крайней мере, три причины, почему Вам не следует целиком полагаться на своего бухгалтера/бухгалтеров.

Первое. Бухгалтерия формирует отчетность, мягко говоря, не очень быстро. Так что, например, «Отчет о прибылях и убытках» за апрель может появиться уже после Дня пионерии, т.е. в 20-х числах мая. Но Вам ведь хотелось бы этот отчет увидеть уже в самом начале мая, чтобы с его помощью как-то скорректировать работу компании в мае! Более того, большинство бухгалтеров вообще готовят «Отчет о прибылях и убытках» ежеквартально, а не ежемесячно. Так что, скорее всего, отчет за апрель (да и за май) Вы вообще не получите.

Второе. Не будем лукавить, часть хозяйственных операций в ряде компаний до сих пор идут не вполне «в белую». А это значит, что подготовленный бухгалтерией «белый и пушистый» отчет надо будет подкорректировать с учетом «не самых белоснежных» операций. Значит, полностью на откуп бухгалтерии формирование этого отчета отдать нельзя.

Третье. Бухгалтерия оперирует только фактическими показателями. А если Вы хотите «заглянуть вперед», т.е. подготовить плановый/прогнозный отчет на предстоящий месяц? Здесь бухгалтерия Вам не помощник.

В общем, в силу указанных причин, Вам не удастся целиком, в деле формирования «Отчета о прибылях и убытках», положиться на бухгалтерию. Поэтому Вам надо будет или самому «погружаться» в процесс подготовки данного отчета (привлекая к этому и операционных менеджеров), или прибегать к помощи планово-экономической службы (которая, увы, не на каждом малом предприятии есть). Но, в любом случае, Вы окажетесь причастным к формированию «Отчета о прибылях и убытках»: или будете делать его «руками», или будете контролировать, как его делают Ваши подчиненные. А потому Вам просто необходимо ориентироваться в основных принципах подготовки данного отчета, в т.ч. и хорошо понимать принцип соответствия доходов и расходов, который является логическим следствием разницы между затратами и расходами.

Ну, а теперь примеры того, к каким негативным последствиям ведет «творческое перемешивание» затрат и расходов.

Все та же фирма, изготавливающая шкафы-купе.

По итогам работы в августе расклад получился такой. В течение августа было принято 18 заказов.

К двум из них вообще не успели приступить, т.е. даже не начали проектные работы.

По четырем из них успели сделать проектные работы, изготовить комплектующие, выполнить монтажные работы и подписать акты, т.е. по четырем заказам прошла реализация (продажа).

А по остальным двенадцати выполнили проектирование и подготовили комплектующие. До монтажа уже «руки не дошли». (В последнюю неделю месяца все установщики, как сговорившись, заболели.)

«Экономика» работы компании примерно такая. Средняя цена одного заказа – 40 000 рублей (без НДС). В структуре себестоимости затраты на проектирование и изготовление комплектующих составляют 20 000 рублей. Еще 10 000 рублей – это затраты, которые возникают непосредственно при монтаже (доставка к месту монтажа, материалы, используемые непосредственно при монтаже, зарплата установщиков).

И вот хозяин компании, не дожидаясь, когда «Отчет о прибылях и убытках» подготовит бухгалтерия, решает это сделать сам.

С определением величины доходов (выручки) у него проблем не возникает. Реализация прошла по четырем заказам, т.е. выручка составит:

40 000 * 4 = 160 000 рублей

Далее хозяин считает «расходы».

По четырем заказам выполнен полный объем работ, т.е. была сформирована полная производственная себестоимость: (20 000 + 10 000) = 30000 рублей на один заказ.

По двенадцати заказам были выполнены проектные работы и подготовка комплектующих, т.е. по каждому заказу успела сформироваться себестоимость в 20 000 рублей.

В итоге, хозяин компании выводит общую величину «расходов»:

30 000 * 4 + 20 000 * 12 = 360 000 рублей

И тогда подготовленный им «Отчет о прибылях и убытках» будет иметь такой вид:

Доходы: 160 000 рублей

-

Расходы: 360 000 рублей

=

Прибыль (Убыток): - 200 000 рублей

Хозяин хватается за голову: «Двести тысяч убытка!!»

После этого, непременно, следуют радикальные меры по «улучшению работы» компании. Начиная от депремирования сотрудников и до «надо срочно увеличить среднюю цену заказа до 60 000 рублей и вложиться в рекламу».

А между тем, эта жуткая картина в отчете вылезла только потому, что хозяин нарушил «правило соответствия доходов и расходов». В отчет, в виде расходов, должны были попасть только те затраты, которые связаны с четырьмя уже выполненными (реализованными) заказами. Затратам же по двенадцати еще нереализованным заказам – в размере 20 000 * 12 - пока в отчете еще делать нечего!

Иными словами, правильный «Отчет о прибылях и убытках» будет иметь такой вид:

Доходы: 160 000 рублей

-

Расходы: 120 000 рублей

=

Прибыль: 40 000 рублей

Таким образом, деятельность компании вполне прибыльна. Так что не надо затевать срочные и радикальные реформы.

Но и это еще не все. В следующем месяце, если хозяин будет придерживаться своей методики формирования отчета, тоже возникнет «феерия цифр». Только уже «с обратным знаком».

Введем небольшое упрощение, чтобы легче было разобраться с цифрами. Допустим хозяин, видя что на конец августа 14 заказов остались невыполненными (к двум заказам вообще не приступали, а по двенадцати заказам не проведены монтажные работы), принимает решение в сентябре новые заказы не принимать, а доделывать уже принятые. «Производственников», для этого, на месяц переводят в установщики. К концу сентября все эти заказы выполнены (реализованы), и хозяин опять готовит «Отчет о прибылях и убытках».

С определением величины доходов (выручки) и на этот раз у него проблем не возникает. Реализация прошла по четырнадцати (12+2) заказам, т.е. выручка составит:

40 000 * 14 = 560 000 рублей

Далее он считает «расходы».

По двум заказам выполнен полный объем работ, т.е. была сформирована полная производственная себестоимость: (20 000 + 10 000) = 30000 рублей на один заказ.

По двенадцати заказам (которые тянутся с прошлого месяца) были выполнены монтажные работы, затраты на которые составили 10 000 рублей по каждому заказу.

В итоге, хозяин компании выводит общую величину «расходов»: 30 000 * 2 + 10 000 * 12 = 180 000 рублей

И тогда подготовленный им «Отчет о прибылях и убытках» будет иметь такой вид:

Доходы: 560 000 рублей

-

Расходы: 180 000 рублей

=

Прибыль: 380 000 рублей

Увидев это, хозяин начинает радостно потирать руки: «Наш бизнес стал супер-рентабельным!!» После этого следует ряд фееричных выводов и предложений. От «ну, теперь я смогу, пересесть на «Q 7» и до «давайте среднюю цену заказа снизим до 30 000 рублей и тогда мы сможем продавать еще больше».

А между тем, он опять нарушил «принцип соответствия доходов и расходов» и ошибочно не включил в расходы часть затрат, возникших в предыдущем периоде.

С двумя заказами, которые были начаты и окончены в сентябре, у хозяина все получилось складно. А вот по двенадцати заказам, которые были выполнены (реализованы) в сентябре, но исполнение которых началось в августе, вышла неувязка. Доходы, соответствующие этим заказам в отчете показаны.

А вот соответствующие этим доходам расходы (расходы, связанные с выполнением данных заказов) показаны неверно. В расходы попали только «сентябрьские» затраты – затраты на монтажные работы. А затраты, которые возникли в августе – затраты на проектирование и производство комплектующих – не попали.

Таким образом «правильные» расходы составят: 30 000 * 2 + 30 000 * 12 = 420 000 рублей

И тогда правильный «Отчет о прибылях и убытках» будет иметь такой вид:

Доходы: 560 000 рублей

-

Расходы: 420 000 рублей

=

Прибыль: 140 000 рублей

Как видите, все равно получилась прибыль. Но она уже не такая впечатляющая, чтобы моментально пересаживаться на Q7 и начинать резко снижать цены.

Думаете, что возможные неприятности исчерпываются описанными примерами?

Нет. Это мы еще только рассмотрели ситуации, когда в «Отчете о прибылях и убытках» вместо данных о расходах фигурируют данные о затратах.

Но есть и не менее опасная группа ситуаций, когда на основании представленных в «Отчете о прибылях и убытках» данных о расходах делаются неверные выводы об уровне затрат (и уровне рентабельности). В результате, компании или принимают неверные краткосрочные и среднесрочные решения, или не успевают разглядеть возникшие перед ними опасности. Впрочем, эта тема заслуживает отдельного разговора, и, надеемся, к ней мы еще вернемся.

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
  Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
  Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.