Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 08.12.2016

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".   

Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме …

По мере того как вы формализуете свой бизнес, в нем образуется все больше документов. Вскоре наступает момент, когда руководителям и сотрудникам сложно удержать их в своей голове. Более того, появляются различные версии. На каждый момент времени актуальна только одна, и все должны работать по ней. К тому же разные документы должны стыковаться друг с другом.

Помню, как в одной крупной нефтяной компании сотрудники насчитали 11 противоречивых документов за разные годы, описывающих одну и ту же сложную технологическую операцию. Все документы считались действующими.

Итак, документация разрастается. И это неудивительно: сам бизнес, как правило, тоже усложняется по мере роста и развития. Вы как команда глубже разбираетесь в том, как работаете (прежде делали это интуитивно), описываете свое понимание и договоренности.

Что же получается? Вы начали создавать систему, а получилась какая-то «бюрократия с кучей бумажек»? И да, и нет.

В моей практике некоторые сильные харизматичные руководители компаний, задавшись однажды этим вопросом, бросали систематизацию бизнеса и оставляли все как есть. Но это тупик¹.

Получается дилемма. С одной стороны, без формальных документов нельзя, это возврат к исходному бардаку. С другой – система лишает бизнес мобильности. Раньше руководитель принимал решение – и тут же оно воплощалось в жизнь. А теперь надо сначала все обдумать, согласовать, внести изменения в документацию. Для многих ярких лидеров – это как серпом по самому важному месту. :)

Выход – в создании максимально полезной и компактной документации, которую всегда поддерживают в актуальном состоянии. Руководители и сотрудники действительно используют ее в своей повседневной работе. Продуманная технология повышает эффективность и слаженность работы организации. Для людей это не обуза - наоборот, она сильно упрощает им жизнь.

Например, на рабочем месте каждого сотрудника находятся краткие (в 1–2 страницы), понятные, актуальные схемы тех процессов, в которых он участвует. И все – никаких тебе должностных инструкций!²

Если же описание вашего бизнеса – это многотомный труд, лежащий в сейфе у директора, то грош ему цена. Именно так часто происходит с документами, которые разрабатывают при создании системы менеджмента качества (СМК) на базе стандарта ИСО 9001. В итоге полезнейшая вещь оказывается пустой формальностью.

Г. Эмерсон (1911 год): «По окончании этой солидной созидательной работы (описания бизнес-процессов – прим. автора) у нас оказывается в руках предварительный свод. При испытании на практике он окажется слабым – неполным и противоречивым. Но чтобы довести его до степени практической годности, надо не отступать перед трудностями, не выбрасывать проделанную работу за окно, не возвращаться к прежнему состоянию анархии, а приступать к дальнейшей разработке, дальнейшему исполнению и согласованию.

Поскольку свод состоит из ряда правил или указаний, его можно пополнять рассылкой извещений об отмене старых и введении новых пунктов. Вот образец такого извещения:

Предлагается немедленно заменить правило от 28 сентября 1909 г. правилом 5а от 1 июня 1911 г. Прочтите новое правило внимательно, отметьте все изменения и пришлите в главную контору расписку о получении»³.

Документация - это модель вашего бизнеса, а не «просто бумажки». Качество автомобиля и удобство дома зависят от их конструкции. Успешность бизнеса - от того, как он спроектирован и как замысел архитектора воплощен в жизнь.

Важно поддерживать целостность модели. Соберите всю документацию своего бизнеса в одном месте - архитектурной библиотеке компании. Ее удобно организовать как систему папок на сервере, в DropBox, GoogleDrive и т.п. (конечно, разумно разграничьте доступ в этой важной информации). Актуальную версию любого документа легко найти, старые и рабочие версии хранятся там же: в архиве в отдельных папках. Готовые версии документов удобно выкладывать в Интранет компании. Документы нужно именовать просто, наглядно и единообразно.

Наши клиенты используют простые инструменты, обычно хватает Microsoft Word и Excel (или их аналогов: Google Docs, Open Office). Попытки применить сложные технологии почти всегда смещает фокус внимания команды с сути улучшения бизнеса на инструментарий: вместо обсуждения бизнес-задач и договоренностей люди тратят силы на освоение сложных методик и ИТ-систем⁴. И все равно не понимают и не применяют их в полной мере. Сила - в простоте.

Рекомендую завести глоссарий. Сотрудничество людей часто осложняется тем, что они по-разному понимают то или иное понятие. В одной компани при пристальном рассмотрении обнаружили в разных подразделениях шесть различных трактовок понятия "отгруженный товар". Естественно, действовали они кто в лес, кто по дрова: каждый из своей картины мира. Глоссарий помогает решить эту проблему. Заносите в него все термины и понятия, вокруг которых разгораются споры - договаривайтесь о едином понимании и вносите в документ.

Пример 54. Алексей Тимонин, генеральный директор интернет-магазина путешествий OZON. travel: «Критически важным является умение поддерживать описание бизнес-процессов в актуальном состоянии. Многократно решая эту задачу у себя в OZON.ru, мы разработали специальный инструментарий, – несколько напоминающий функционал Microsoft Visio, который позволяет создавать иерархию процессов, функций и ролей, а также создавать графические и текстовые описания внутри. При необходимости можно сформировать документ в формате MS Word – но описание процессов изначально хранится внутри системы. Внутри компании сформирован регламент аудита и согласования основных БП – через регулярные промежутки времени с руководителям соответствующих подразделений. Под роспись и личную ответственность. В целом работает».

Определите, кто будет руководить развитием архитектуры бизнеса. Это очень важная роль - «главный архитектор» компании⁵. Такой человек нужен и в том случае, если в выстраивании системы вам помогают внешние консультанты. В наших проектах с клиентами я всегда настаиваю на его назначении. Без него данная работа раньше-позже сходит на нет.

В некоторых крупных компанях это отдельный выделенный человек или даже подразделение. А порой руководство поделено на «касты»: методологи и оперативные управленцы. Методологи занимаются развитием бизнес-процессов и т. п. - в корпоративной иерархии они стоят на ступеньку выше управленцев. На мой взгляд, это порождает много проблем. Подумайте, каких – это важный вопрос.

У наших клиентов за архитекторскую работу в компании отвечает руководитель, который совмещает ее со своей основной операционной деятельностью. Хорошо, если это кто-то из топ-менеджеров, например, вице-президент, директор по развитию, советник первого лица. Важно, чтобы и на неформальном уровне он пользовался большим авторитетом в коллективе. Чтобы долгосрочно «горел» идеей навести порядок в бизнесе, повышать его эффективность. Это увлекательная творческая работа, которая не имеет окончания - пока компания жива, она развивается.

У «главного архитектора» должно быть достаточно времени и сил на то, чтобы руководить развитием бизнеса, поддержанием и совершенствованием его архитектуры, внедрением изменений в жизнь. Ему необходимо обладать:

• системным мышлением с одной стороны и
• навыками общения, организаторскими способностями - с другой.

Ведь нужно не просто «рисовать схемы», но и «зажигать» коллег, вовлекать их в развитие бизнеса, помогать им договариваться, предотвращать и преодолевать сопротивление людей. Организовывать эту работу, в том числе внедрение новшеств. 

Пример 53. Сергей Багузин, замдиректора по развитию крупной ИТ-компании: «Со статусом такого сотрудника Михаил попал в точку. У меня несколько функций, а эта называется «ответственный за ведение справочника внутрифирменных документов». У нас справочник реализован в файле Excel. На одном листе расположены разделы, подразделы, названия документов; разделы можно «сворачивать» и «разворачивать», устраивать контекстный поиск. «Клик» на названии документа через гиперссылку открывает сам документ. Это может быть файл Word, Excel, Project, Visio, ссылка на ресурс в Интернете».

В микро-бизнесе иногда на первых порах архитектор – это сам владелец. Хотя такая ситуация вынужденная: лучше, если он будет играть роль Заказчика⁶. Постепенно он делегирует большую часть этой работы своим сотрудникам.

Но при этом сам продолжает регулярно проявлять к ней интерес, поддерживать ее своей волей. В крупных организациях - тоже. Как я уже говорил, развитие бизнеса нужно в первую очередь его собственнику.

Пример 47. Василий Торопин, менеджер компании «Вымпелком» («Билайн»): «Ключевой момент – спонсорство (поддержка) главного руководителя. Если менеджер процесса этого не чувствует и этого не чувствуют участники процесса – ничего не получится.

Есть такое понятие – социальный контракт (что на самом деле люди думают, готовя совместные бумаги). Если они настроены всерьез упорядочить работу и поднять эффективность – результат один. Если написание процессов и процедур – способ ведения военных действий между подразделениями в большой фирме – результат другой»⁷.

Хочу заметить, что «главный архтектор» не должен сам выполнять работу по структурированию бизнеса. Описывая и улучшая бизнес "в одно лицо", он создает мертворожденные модели. Которые, возможно, и обойдутся дешевле, чем таковые, созданные внешними консультантами, но пользы от них также будет немного.

Задача такого человека – организовывать и координировать работу по наведению порядка в компании. Создавать документы должен не он, а участники рабочих групп - руководители и ключевые сотрудники различных подразделений, включенные в группу. Утверждать – высшее руководство, причем осознанно, не автоматически.

«Главный архитектор» должен помогать рабочим группам: своим весом в компании, широким видением и методиками работы.

Важно, чтобы Заказчик, «архитектор» компании и лидеры рабочих групп глубоко понимали технологию наведения порядка в бизнесе. Как минимум – пусть детально изучат наши книги. Лучше, если помимо изучения теории они пройдут Основной бизнес-лагерь «Как навести порядок в бизнесе», который мы проводим дважды в год⁸. Это сильно помогает в отладке бизнеса, повышает шансы на ее успех. Иначе можно впустую потратить годы.

Г. Эмерсон (1911 год): «Занесение новых правил в свод следует поручить квалифицированному и интересующемуся такой работой сотруднику, к которому должны поступать все предложения. По существу, свод создается не этим сотрудником, а коллективным опытом всего предприятия, коллективным учетом производственных потребностей. Подписывается свод главным руководителем дела. Кроме того, могут потребоваться и дополнительные визы начальников частей. Так, например, правила установки и ухода за приводными ремнями должны составляться заведующим ремонтной частью; сводка и редакция выпадают на долю «кодификатора», а затем правила передаются на подпись не только председателю и директору-распорядителю, но и управляющему, заведующим цехами и мастерскими и даже мастеру по уходу за ремнями. Если этому мастеру правила не понравятся, то он может не подписывать их, пока не добьется своего или пока ему не докажут, что он не прав, но уж раз правила подписаны, отступать от них он не смеет. Естественная склонность всегда влечет нас к анархии и индивидуальному произволу, но надо помнить, что анархия ни к чему хорошему не приводит.

Так постепенно вырастет настоящий кодекс стандартных писаных инструкций, в большей части предложенных и разработанных самими рабочими и служащими»⁹.

***

14 декабря - очередное повышение цены на зимний бизнес-лагерь "Как навести порядок в бизнесе" для собственников и руководителей в Дахабе.

Присылайте заявку на счет для команды от Вашей компании.

Всего доброго!

***

Отзыв участника бизнес-лагеря Этномир-2016

Юрий Карнов, собственник компании "Европласт" (производство и монтаж пластиковых окон и натяжных потолков), Абакан, Россия

Я был на бизнес-лагере Михаила Рыбакова. Для себя получил очень много новых впечатлений, эмоций, знаний, а также навыков, которые мы применим в нашей компании, и это наверняка даст нам рост. Здесь очень хорошо для тех людей, которые не могут пока расставить для себя приоритеты. Они могут приехать, и для них сложные вещи станут простыми.

Михаил и его команда помогают в этом разобраться, правильно поставить цели, поработать над процессами. Я думаю, у нас все получится.

Всем рекомендую!

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru