Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 21.06.2018 и 05.07.2018

Наталия Морозова – с 1994 работает финансовым директором и главным бухгалтером в крупной экспортно-импортной компании. С 1999 – действующий член Института профессиональных бухгалтеров РФ. Отстаивая интересы компании, выиграла (самостоятельно, без помощи юристов) более 90 дел в арбитражных судах г. Москвы. С 2007 года проводит бизнес–тренинги. С 2010 года проводит семинары, повышающие квалификацию главных бухгалтеров. С 2012 года проводит стратегические сессии для собственников бизнеса. Участник команды "Михаил Рыбаков и Партнеры". Автор книг "Об "упрощенке" за рюмкой чая" и "О финансах легко и непринужденно". Имеет два высших образования (техническое и экономическое).
Наталия: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

С 29 июля по 4 августа состоится Первый Бизнес-лагерь «Владельческий контроль финансов — Угра-2018». На нем участники не только узнают много важного и полезного (например, как контролировать главбухов), но и своими руками создадут реально работающие инструменты для управления финансами своих компаний (например, регламенты по работе с дебиторской и кредиторской задолженностью).

Законный вопрос: как собственники приходят к мысли, что им самим надо погрузиться в сложный мир финансов, хотя для этого есть специально обученные и высокооплачиваемые люди?

А происходит это примерно так.

Собственнику хочется знать реальное положение дел в его бизнесе. Хочется знать, как это положение меняется во времени, и понимать почему.

Хочется, имея различные финансовые модели, понимать, что произойдет при оптимистичном, реалистичном и пессимистичном варианте развития ситуации. И заранее продумывать управленческие решения для каждого из этих случаев.

И вот здесь начинается самое сложное. Хочется, чтобы управленческий учет взял и немедленно появился.

Возникает естественный вопрос: кто же этим делом должен заняться? И первая кандидатура, приходящая в голову собственника - конечно же, главный бухгалтер.

Главбух не хочет и упирается. И как правило, не со зла. Главный бухгалтер – человек серьезный (порой педантичный), его задача – построить работу в своем отделе так, чтобы не было сбоев и форс-мажора на пустом месте, чтобы бухгалтерия работала, как часы:

• исходящая первичная документация – в полном соответствии с действующим законодательством;
• оплата произведена вовремя, и все платежки ушли туда, куда надо;
• зарплата (отпускные, больничные листы) рассчитаны правильно и выплачены вовремя;
• входящие документы оформлены в соответствии с действующим законодательством; из-за неправильно оформленной бумажки можно и миллионы потерять;
• налоги рассчитаны правильно, и все отчеты оформлены верно и сданы вовремя.

И это только некоторые задачи, которые должна выполнять бухгалтерия.

И тут на фоне текущей работы его просят сделать еще нечто. А делать это, во-первых, не хочется, т.к. денег за эту работу никто не добавит, а во-вторых, непонятно как.

Ну не знают главбухи (за редким исключением), как поставить управленческий учет в компании. В понимании главбуха управленческий учет - это слитая в экстазе "белая" и "черная" бухгалтерия. А ведь это не так. Это намного сложнее и интереснее.

В итоге, если на главбухов сильно давят, то получают выстраданные и уже устаревшие отчеты. Отчеты делаются долго и мучительно, т.к. собираются практически вручную, да и поддержку других подразделений бухгалтерия не получает. И правды в этих отчетах мало. Потому что никто не знает "правил игры".

Тогда собственник решает: надо, чтобы приехали какие-то люди, сами все автоматизировали, и в результате их деятельности появился инструмент для анализа, в котором есть правда, только правда и ничего кроме правды. Благо предложений на рынке огромное количество.

Но это утопия. Ведь управленческий учет собственник хочет иметь для себя-любимого, чтобы ему, как собственнику, все было ясно и понятно. И форма отчетов, чтобы была бы удобная, и чтобы, в его парадигме, данные были истинными.

Поэтому и надо создать единожды, вдумчиво и осознанно методологию ведения управленческого учета, которая будет оформлена в документ, имеющий название "Учетная политика для целей управленческого учета" (далее - "УУ для УУ").

Понимаю, что название скучное, но это не должно быть трудом на 300 листах, который никто и никогда не прочтет.

Это должен быть документ, в котором нет воды, но из которого должно однозначно следовать, что и как считается, откуда и каким образом берутся цифры, и куда они попадают, кто отвечает за их своевременное занесение.

Этот документ делается надолго. В него можно добавлять новые элементы. Но изменять крайне редко. Помните - "коней на переправе не меняют". Должна быть возможность видеть полную "картину мира", видеть, как каждый показатель меняется во времени (проводить горизонтальный анализ). А изменения правил эту картину рушат.

А значит надо остановиться, выдохнуть и спокойно создать эти правила.

УУ для УУ должна быть составлена так, чтобы новый финансовый директор, прочтя данный документ (и приложения к нему) понял, как устроен управленческий учет в данной конкретной компании.

А это важно, т.к. среди моих клиентов есть те, кого шантажируют - другого слово не подберешь - их финдиры (главбухи). А шантажируют тем, что уйдут, если их финансовые условия не улучшатся. При этом никто в компаниях, кроме них, не знает, как устроен управленческий учет.

Шантажистам - нет. Методологию - создаем. Ок?

На прошлом Бизнес-лагере "Эффективное управление финансами" мы прописали 40 шагов создания адекватного управленческого учета.

Страшно? Да. Но на самом деле, ничего сложного нет. Как писал Лао-Цзы: "Даже путь в тысячу ли начинается с первого шага".

***

Идея контроля финансов собственниками правильна и понятна. Вопрос в том, как эту идею воплотить на практике.

И здесь мы возвращаемся к тому, что необходимым условием контроля является грамотно поставленный управленческий учет.

Итак, Шаг №1 постановки управленческого учета: найти ответ на вопрос:

"Как хранить данные управленческого учета, чтобы их никто не смог скачать (забрать)?"

А данные должны быть спрятаны так, чтобы ни одна сволочь не могла их найти. На одном из мероприятий на эту мою сентенцию участник бурно отреагировал: "Мне неприятно, что вы их так называете. У меня брат в силовых структурах работает…". Я не хочу никого обидеть, а тем более ссориться с силовыми структурами.

Просто для меня есть некие постулаты. Например: "Нельзя читать чужие письма". Так же и данные управленческого учета я считаю очень личными, тем, что нельзя смотреть без разрешения собственника.

Хочу отметить, что я в своей позиции не одинока. Как сказал участник одного из бизнес-лагерей: "Я Вам здесь такие вещи рассказываю, которые даже жене не рассказываю. Это интимней секса".

И это правда.

Кому интересен могут быть интересны данные Вашего УУ?

Проверяющим органам.

История из жизни: собственник создал мощную, фантастически удобную ERP-систему. Создавал долго и основательно, потратил почти 2 миллиона рублей. Потом пришли проверяющие, забрали данные сервера, на котором хранились все данные. Данные управленческого учета стали одной из составных частей доказательства искусственного дробления бизнеса и получения необоснованной налоговой выгоды. Собственник потерял более 200 миллионов рублей.

В этой статье я не буду уходить в размышления на тему, а что было бы, если бы сервер не нашли. Смогли бы доказать дробление или нет. Эта тема достаточно конфиденциальная, а потому обсуждать ее будем в очень узком кругу 21 сентября.

Понятно, что в данных управленческого учета есть правда, только правда и ничего кроме правды, а потому претензии налоговиков могут быть самыми разнообразными.

Но даже, если Ваша группа компаний абсолютно белая и пушистая, управленческие данные все равно надо защищать.

Ведь проявить могут заинтересованность могут и конкуренты, и ваши не в меру любопытные сотрудники.

В прошлом году я уже цитировала историю, рассказанную мне Дмитрием, человеком, который профессионально занимается IT-безопасностью, но история эта не устарела, а стала в ряд с другими…

История из жизни. Звонит главбуху представитель компании, через которую сдаётся налоговая отчетность. Предлагает посмотреть дополнительные возможности сервиса. Назначается встреча, во время которой обсуждаются пояснения, которые регулярно требуют налоговики после сдачи отчетности по НДС. Между прочим выясняется, что у этого человека есть образцы актуальных пояснений.

Покажите мне главбуха, который, задолбавшийся эти пояснения регулярно писать, не спросит: «А как бы мне эти образцы получить?». Молодой человек, смутившись, скажет: «Ну вообще-то мы образцы так вот прямо бесплатно не раздаем, это входит в новый платный сервис… Но вы такая милая, что отказать не могу». Он вставляет флешку, сбрасывает образцы и забирает флешку. Стороны расстаются, страшно довольные друг другом.

А в результате фискалы имеют всю информацию из компьютерной сети компании и приходят на проверку, четко понимая, где и что искать".

Когда я приезжаю в компании искать, где деньги теряются или налоговую безопасность посмотреть, я задаю вопросы и о том, как часто сохраняются данные, где сохраняются.

Заметила следующую тенденцию: собственники свято верят ответственному сисадмину.

При этом иногда оказывается, что все данные копируются на тот же сервер, где "1С" установлен. Т.е. при выходе сервера из строя или конфискации сервера силовыми структурами работа компании парализуется.

Я и техника страшно далеки друг от друга, но даже мне понятно, что так быть не должно. В общем, настоятельно рекомендую проверить IT-безопасность Вашей компании.

Искренне Ваша, Наталия Морозова

***** 

Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.

Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.

Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:

Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.

Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.

Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru