Выпуск 469. Михаил Рыбаков. Лоскутное одеяло или система
Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 04.06.2019
Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".
Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме …
Когда мы начинаем работать с компанией, всегда задаем людям вопрос: «Что у вас уже сделано в области наведения порядка?» Потому что сейчас редко встретишь бизнес, который не пытались как-то упорядочивать. Кстати, и вам задание:
|
Практическое задание 1 Что сделано у вас? Что описано? Что внедрено? Что получилось, а что нет? Почему? Рекомендую вам вспомнить это довольно подробно. Чтобы понять, от чего отталкиваться, взять лучшее и не наступать на старые грабли. |
Так вот, в большинстве компаний есть:
- Какие-то приказы.
- Отдельные регламенты.
- Формы документов и отчетов.
- Разношерстные описания алгоритмов работы.
- Скрипты1 разговоров для продавцов.
- Информационные системы. Или их подобие, сделанное на основе обычных офисных программ, всевозможных облачных решений2.
- И тому подобное.
Это хорошо. Значит, какой-то опыт уже есть и вы начинаете не с нуля.
Казалось бы, можно так жить и дальше. Появилась проблема – наложили «заплатку» в виде очередного разового документа: приказа или распоряжения директора, руководителя подразделения. Возник целый класс информационных систем, позволяющих ставить подчиненным задачи, указывать приоритеты и сроки, отслеживать выполнение. До поры до времени это помогает.
Однако по мере роста бизнеса – все хуже и хуже. Приказы устаревают, противоречат друг другу, да и вообще все меньше отвечают сложности управляемой системы.
Часто на этом этапе создают регламенты. С их помощью пытаются залатать дыры – упорядочить взаимодействие людей и подразделений, когда бардак «достал» всех окончательно. И это – прогресс управленческой мысли. В отличие от приказа, задачи в «Аутлуке»3 или «Мегаплане», регламент задумывается как документ долгосрочного действия, более системный. По сути, регламент – это примитивная версия бизнес-процесса, его «предшественник».
Беда регламентов в том, что обычно их пишут без четкой методики, в произвольном виде, включая туда все: алгоритм работы, сроки, ответственных (с именами и фамилиями), полномочия, санкции за невыполнение и т. д. Документы получаются сложные и запутанные.
Порой их забывают внедрить, а лишь рассылают по мейлу, и то не всем причастным лицам.
Руководитель в крупной компании. В брежневское время был принцип: есть проблема – надо создать ведомство для ее решения. У нас в компании до этого не доходит, но под проблему издается приказ, регламент или инструкция. Они задумываются как нечто постоянно действующее, но на деле оказывают какой-то эффект (не будем говорить: «работают») только первое время. Потом забываются, на них ссылаются все реже и вспоминают с трудом.
Иногда регламенты на какое-то время облегчают ситуацию. Но вскоре также устаревают, начинают противоречить друг другу, забываются.
Лоскутное одеяло расползается быстрее,
чем вы успеваете его заштопывать.
В любой лодке рано или поздно появляются течи. В детстве мой дедушка залеплял их пластилином. Пока дырок не становилось слишком много – тогда лодку доставали на берег, просушивали и ремонтировали.
Аналогично в области здоровья. Можно ходить к разным врачам, получать от них назначения и пить таблетки: от заболеваний сердца, печени, почек. Но пока одно лечим – другое калечим.
Если вы хотите жить долго и счастливо, нужно прийти к здоровому образу жизни. Там будет и питание, и физическая активность, и работа с сознанием, с душой.
Так же и в бизнесе. Наступает момент, когда нужно сделать «капитальный ремонт» всего бизнеса, пройтись по нему от и до, перебрать по винтикам. Проработать не только конкретные болевые места, но и всю систему: цели, процессы, организационную структуру и т. д. Разобраться: зачем мы работаем именно так, как можно делать это лучше?
Для этого нужна методология. Комплексная, охватывающая все стороны бизнеса. А с другой стороны – простая, понятная как собственнику компании, так и простому работнику.
Старые документы-заплатки (приказы, регламенты и пр.) вы будете постепенно отменять за ненадобностью. Или находить им место в новой стройной модели вашего бизнеса. Например, скрипт разговора сотрудника с клиентом включают в технологию выполнения конкретного шага бизнес-процесса.
В некоторых компаниях уже есть всевозможные системы. Например, система менеджмента качества, созданная на основе стандарта ISO-9001, а также различные ИТ-системы (на платформе 1С, всевозможные CRM4, ERP5, системы документооборота, базы данных и пр.). По сути, каждая из них – это модель вашего бизнеса (или его части), его отражение, слепок на какой-то момент времени. Часто они создавались на разных этапах жизни бизнеса, разными людьми – в меру их понимания. Как правило, такие системы противоречат друг другу.
По мере наведения порядка в бизнесе вам предстоит разобраться со всем этим «зоопарком», убрать противоречия, упростить, отказаться от лишнего. Выстроить простую, целостную, удобную и эффективную архитектуру своего бизнеса.
Правда, это требует готовности команды, времени и сил.
Чтобы подготовить команду к наведению порядка в бизнесе, вовлечь сотрудников в эту работу ненавязчиво и с удовольствием – приезжайте на бизнес-лагерь «Как навести порядок в своем бизнесе, оживить и вовлечь команду».
Ближайший пройдет с 25 июля по 4 августа в этнографическом парке-музее Этномир. Свежий воздух, отели на любой вкус, интересные экспонаты и мастер-классы для ваших детей.
По утрам для желающих – йога, пробежки, купание в лесном озере, вечерами – душевное общение и песни под гитару.
Вот отзывы более чем 700 участников наших прошлых бизнес-лагерей (проводим регулярно с 2010 года).
Фотографии, как это бывает.
Присылайте заявку на участие, приезжайте вместе с командой. До 16 июня - добрая цена.
До встречи!
Отзывы участника бизнес-лагеря
Александр Межевов, совладелец компании Гринтриз (производство и продажа искусственных елей и аксессуаров), Коломна
Я один из совладельцев компании Гринтриз. Компания Гринтриз – это современная торгово-производственная компания, которая уже более 12 лет занимается производством и продаже искусственных елей и аксессуаров, связанных с ними.
Чем мы занимались на бизнес-лагере Михаила Рыбакова в Этномире на протяжении 10 дней. Мы подробно разбирали три фундаментальных темы: цели, построение системы и люди. Несмотря на то, что я и наша компания уже на протяжении года очень тесно сотрудничаем с Михаилом Рыбаковым. Мы уже год как наводим порядок. Эти темы мне были знакомы, и я даже сомневался, не будет ли мне скучно. И хорошо, что мои опасения не оправдались. Атмосфера была просто потрясающая. Люди такие грамотные, такие умные, все инициативные, каждый что-то предлагает, какое-то свое видение. А это очень ценно, потому что, соприкасаясь с другими компаниями, ты берешь что-то новое. И, собирая по чуть-чуть, по зернышку, мы формируем что-то свое, что-то особенное, и в то же время учитываем опыт других компаний, которые все действующие предприниматели, бизнесмены, управленцы. И конечно же, нам, тем, кто на передовой, кто сейчас работает, обмениваться таким опытом – это очень важно. И только так можно вырастить компанию, компанию-лидера, компанию здоровую, правильную, с четко выстроенной системой и со всеми, связанными с этим моментами.
Что еще было здесь интересного. Само место выбрано просто шикарно. Атмосфера – лес, погода, свежий воздух – все настолько заряжает всех, помогает после интенсивных занятий, потому что много информации, все это ты перерабатываешь, и атмосфера вокруг помогает тебе восстанавливаться, ты чувствуешь себя полным сил. Утором каждый выбирал сам занятие. Можно было сходить на карате, на йогу, побегать. Ну и, конечно же, водные процедуры в этом волшебном, живом лесном озере. Поэтому впечатления просто потрясающие.
В сухом остатке: сделал большое количество заметок о том, что необходимо сделать, что необходимо посмотреть, несмотря на то, что какие-то вещи мы уже делали, но с новым взглядом еще раз надо пройтись, внести коррективы. Ну и, конечно же, важные темы были проработаны глубоко, выстроен определенный фундамент, плюс ты еще поделился с другими своим опытом. Конечно, это бесценно. Ради этого мы сюда и приехали.
Спасибо!
***
Примечания к статье
1. Скрипт (от англ. script – почерк, рукописный шрифт) – шаблон разговора с клиентом для продавца, оператора на телефоне и т. п., часто включающий дословные формулировки. Качественные скрипты сильно повышают эффективность работы сотрудников.
2. Облачные системы – расположенные «в облаке», то есть на сервере у компании-поставщика. Клиенты арендуют доступ к ним через интернет. Относительно простые системы это, например, Dropbox. Посложнее – Google Docs. Есть и комплексные системы: «Мегаплан», «Битрикс24» и пр.
3. Outlook – программа корпорации Microsoft.
4. Customer Relationship Management (англ.) – управление взаимоотношениями с клиентами. База клиентов, история работы с ними и т. д.
5. Enterprise Resource Planning (англ.) – планирование ресурсов предприятия. Упрощенно говоря, система комплексной автоматизации бизнеса.
*****
Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.
Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.
Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.
Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.
Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!
С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru
