Выпуск 295. Михаил Рыбаков. От бардака к системе: как обойти грабли

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 30.09.2014

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".

Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Когда руководитель решает выстроить систему в своем бизнесе, он сталкивается с различными трудностями. Как и человек, решивший управлять своим временем, жизнью и судьбой.

В этой статье – практический опыт того, как это бывает. А также рекомендации: как предотвратить значительную часть проблем и решить оставшиеся. Вы сможете избежать множества граблей, которыми обильно усыпан этот путь.

Статья написана про бизнес, однако эти рекомендации применимы и к личной жизни.

***

Как вы знаете, я делю развитие бизнеса на 3 этапа:

Спонтанный (бардак)
Система
Саморазвитие (подробнее: www.mrybakov.ru).

Мы часто спрашиваем бизнесменов и управленцев, на какой стадии находится их компания и чего они хотят. Большинство отмечают, что сейчас бардак (в большей или меньшей степени), а хотят перейти в систему. Многие говорят, что зачатки системы уже есть: отдельные регламенты, схема оргструктуры (часто устаревшая и противоречивая), какие-то компьютерные программы и т.п.

А хотят такую систему, которая будет работать, как швейцарские часы, без необходимости активного вмешательства собственника в оперативное управление.

Как и любой идеал, он недостижим в полной мере. Но к нему можно сильно приблизиться: много живых примеров. Есть и четкий проверенный путь.

Но для многих он понятен лишь в теории. Примерно как учебник по карате или камасутре: картинки увлекательные, но в жизни не все так гладко. Особенно у тех, кто пытается заниматься только по книжке.

Путь к системности (и вообще любые изменения) лежит через сопротивление. Всех: от рядовых работников до руководителей подразделений и даже самих собственников бизнеса. Причины этого я подробно описал здесь.

А сейчас – ответ на вопрос: «Что же делать?».

Твердо решите идти вперед до результатов
Вовлекайте людей
Следуйте естественным законам (не плюйте против ветра)
Не пытайтесь формализовать все
Переходите к системе постепенно
Стройте систему под себя. Избегайте слепого копирования и покупки готовых решений «под ключ»
Продумывайте – тестируйте – внедряйте
Делайте все правильно.

Практическое задание. На какой стадии находится ваш бизнес? Что вы сделали, чтобы перейти к системе и саморазвитию компании? Что получилось?
Если хотите, опишите свою ситуацию и пришлите нам – обсудим, что и как можно сделать.

Твердо решите идти вперед до результатов

За прошедшие годы я пришел к выводу, что единственное условие, необходимое для успешного наведения порядка в бизнесе – твердое намерение собственника дойти до цели (как говорил Кастанеда – несгибаемое намерение). Все остальное приложится. Можно начинать с очень низкого уровня: недостаточные и нестабильные продажи, плохое качество, рентабельность «плюс-минус-ноль», слабая команда и т.д.

Можно повысить качество, поднять продажи, вовлечь и научить команду (и заменить тех, кто не захочет). Но только при условии, что у вас – собственника бизнеса – хватит на это упорства.

Как говорится, энтропия (хаос) возрастает самопроизвольно, и только воля человека может этому противостоять.

Строить и внедрять систему будут люди из вашей команды. Не вы лично. Но вот волевым центром этой работы можете быть только вы.

Потому что системный успешный бизнес по-настоящему нужен только вам.

То же самое – в спорте, тайм-менеджменте, в переходе к здоровому образу жизни и пр. Законы и принципы везде одни и те же.

Поэтому перед началом проекта убедитесь, что вы настроены серьезно.

А если у вас в бизнесе есть совладельцы, договоритесь с ними. Убедитесь, что у вас одинаковые взгляды, и намерение дойти до результатов.

По нашему опыту, часто это бывает не так, даже если соучредители владеют этим бизнесом уже много лет. Изучите статью «Согласие в бизнесе».

В последнее время мы все чаще перед сессией с управленческой командой компании дополнительно проводим предварительную сессию с ее собственниками – чтобы сначала пришли к согласию они. И к команде выходили уже с согласованной общей позицией.

А если такой единой позиции у них нет, у подчиненных это вызывает стресс, недоумение и естественное пожелание: «Вы там сами сначала разберитесь, чего хотите, а потом от нас требуйте».

Это как в семье, где у родителей (и бабушек с дедушкам) разные подходы к воспитанию – ребенок вырастает с множеством неврозов. Потом они серьезно осложняют человеку жизнь долгие годы (их можно исправить, работая с хорошим психологом).

Вовлекайте людей

«Человеческий фактор» - то самое, обо что рассыпается большинство благих идей бизнесменов и руководителей.

Вы можете придумать красивые бизнес-процессы, оргструктуру и т.д. Но если люди не будут все это грамотно и с желанием использовать, само оно работать никогда не станет.

На компьютер можно установить новую программу. И если она написана хорошо, она точно работает. С организациями не так.

Организация – не машина, а скорее живой организм.

Его невозможно силой заставить что-то делать.

Можно пробовать. Можно требовать, давить и угрожать. Применять кнуты и пряники. Но

Человек и компания делают только то, что хотят. И так, как это им выгодно.

Из-под палки тоже делают. Но плохо и ненадежно. Стараясь при каждой возможности начать делать что-то свое и по-своему.

В авторитарно управляемых организациях сотрудники начинают лениться и/или воровать, как только «надсмотрщик» ослабляет контроль. В школах с суровой дисциплиной подростки начинают «отрываться», как только появляется возможность.

Потому что они – против системы. А система против них.

В связи с этим,

Задача руководителя – сделать так,
чтобы люди САМИ захотели делать то, что нужно вам.

А точнее – максимально совместить цели всех участников команды
и понимание того, как к ним прийти.

Как вовлекать людей? Я много раз писал об этом. Ключевой формат работы – стратегическая сессия с командой руководителей компании. Обычно нужна стартовая сессия и несколько поддерживающих. Наша задача как консультантов – запустить маховик развития бизнеса, чтобы он продолжал крутиться без нашего участия.

Вы не только получаете результаты по конкретным бизнес-задачам. Главное – ваши люди сильно вовлекаются в развитие компании. Обучаются работать в новом для себя эффективном формате. В то же время происходит проработка множества проблем: как явных, так и скрытых, но от этого не менее важных. Проблем по бизнесу, конфликтов между людьми и подразделениями.
Подробнее про страт-сессии смотрите в этой статье и ссылках из нее.

К сожалению, других способов грамотно запустить развитие бизнеса и вовлечь людей я не встречал. А вот примеров, когда руководители компании хотели сделать все сами «на коленках», изменения провалились, а команда разочаровалась – очень много.

Следуйте естественным законам (не плюйте против ветра)

Системы делятся на естественные (природные) и искусственные.

Естественные живут и развиваются сами, без внешних воздействий. Например, река течет, дерево растет. Животные размножаются, живут, постепенно все лучше приспосабливаясь к окружающей среде.
А вот искусственные сами долго не живут. Машина без водителя врежется в ближайший столб или бампер соседа. Организация без управления довольно быстро развалится.

Почему?

Потому что природная система живет сама по себе – это стремление заложено в ней изначально.

Противоречия разрешаются. Например, когда на какой-то территории становится слишком много оленей (или зайцев), вскоре увеличивается количество волков и иных хищников. Волки поедают оленей, а когда пищи для хищников становится мало, их количество тоже постепенно уменьшается. Такой цикл периодически повторяется, если в него не вмешиваться. В природе равновесие всегда восстанавливается благодаря механизмам, выработанным за миллионы лет.

А вот система искусственная существует только благодаря воле ее создателя и тех, кого он нанял для ее поддержания и развития. Благодаря правилам и усилиям по контролю их выполнения.

В искусственной системе много напряжений и противоречий, которые подавляют волевыми управленческими воздействиями (см. статью «Внутреннее напряжение. Как от него избавиться»).

Идеал – создавать такие системы,
которые максимально близки к естественным, природным.

Например:

Люди делают то, что им близко (по душе)
Их работа организована максимально удобным и эффективным способом
Чем лучше они работают, тем больше получают материальных и иных благ
Система построена так, что в ней все по максимуму удовлетворяют свои потребности: владельцы и работники, клиенты и поставщики (см. статью «Соответствие требованиям»).

Собственно, это и есть задача руководителя – строить максимально жизнеспособную и эффективную систему. Чем ближе она к законам природы (Дао), тем лучше работает и дольше живет. Приносит радость всем, кто с ней связан.

Пожалуй, именно это и есть суть нашей консалтинговой работы с бизнесами, их владельцами и руководителями (см. статью «Как стать целостным»). Все остальное – лишь инструменты.

Не плюйте против ветра. Пусть лучше он работает на вас.

Практическое задание. Какой у вас опыт построения системы в бизнесе? Что удалось, что нет?
Если хотите, опишите свою ситуацию и пришлите нам – обсудим, что и как можно сделать.

Продолжение статьи >>>

Как навести порядок в своем бизнесе:

Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.

Отзывы:

Елена Манжос, совладелец сети салонов МТС, г. Омск, бизнес-лагерь "Как навести порядок в своем бизнесе Дахаб-2014"
"У нас сеть салонов МТС. Штат сотрудников около 30 человек. Дахаб мне очень понравился. Очень красивая природа здесь, море шикарное. Люди приветливые.
Лагерь очень понравился, так как много полезного я отсюда вынесу и начну сразу действовать по приезду в город. Очень много полезного, касающегося моей работы, как управленца. Насчет наших сотрудников. Много методов, инструментов, которые будем внедрять в нашей работе.
Познакомилась со многими интересными людьми, с которыми надеюсь на дальнейшую дружбу. Люди все замечательные, приветливые. Будем общаться. Михаил предложил участвовать в стартовых сессиях, которые будут очень полезны для нашего бизнеса.
Сам Михаил тоже очень впечатлил, человек позитивный, знающий не только в области продаж, но и тонкий психолог. Для меня это открытие, что может дать совет в разных областях, не только в сфере продаж, но и в сфере жизни. Команда его тоже меня очень впечатлила. Екатерина Козырева, Виктор Лучков — сильные профессионалы в своем деле, у которых можно взять совет по многим интересующим вас вопросам. А также в команде участников я тоже выделила людей, с которыми я буду поддерживать отношения, у которых можно попросить различные советы. Как они вообще будут внедрять в свой бизнес основные процессы и.т.п.
Спасибо всем. Спасибо команде Михаила Рыбакова и всем участникам!"