Выпуск 298. Михаил Рыбаков. От бардака к системе: как обойти грабли. Часть 2

Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 07.10.2014

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".

Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Первая часть статьи >>>

Когда руководитель решает выстроить систему в своем бизнесе, он сталкивается с различными трудностями. Как и человек, решивший управлять своим временем, жизнью и судьбой.

В этой статье – практический опыт того, как это бывает. А также рекомендации: как предотвратить значительную часть проблем и решить оставшиеся. Вы сможете избежать множества граблей, которыми обильно усыпан этот путь.

Статья написана про бизнес, однако эти рекомендации применимы и к личной жизни.

***

Не пытайтесь формализовать все

Очень часто мы сталкиваемся с тем, что руководители, решившие перейти к системному бизнесу, хотят регламентировать в нем все действия сотрудников. Чтобы снизить тот самый «человеческий фактор», зависимость от «звезд» и пр.

Идея хорошая и правильная, но не нужно перегибов.

Описать каждый чих – невозможно и не нужно. Потому что:

Требует ОЧЕНЬ много времени и сил. Настолько много, что работать будет просто некогда.
Количество вариаций в жизни бесконечно. И даже если вы потратите долгие годы, все не опишете. Основные принципы и алгоритмы работы – да, конечно. Но какое-то разумное количество свободы надо оставить людям.
Жизнь меняется. И пока вы делаете очень подробное описание процессов и пр., оно точно устареет.
Зачастую, чем более подробная инструкция, тем хуже она выполняется на практике. Потому что она громоздкая, не укладывается в головах людей. За деревьями леса уже не видно.
Если алгоритмы слишком сложные, то падает скорость их выполнения. Возрастает количество ошибок.
Снижается мотивация и ответственность работников, для их инициативы не остается места. Они не видят смысла в своей работе. Винтику в системе ее результаты безразличны. Становится важнее выполнить формальные требования и не получить по шапке от руководства за отступление от инструкции, чем действительно добиться полезных результатов. Вспомните многие крупные организации…
И т.д.

Вообще, определение разумной глубины формализации – это не только наука, но и искусство. Нужен практический опыт. На что ориентироваться?

Текущее состояние бизнеса. Например, стартап жестко прописывать нет смысла – новый бизнес вам еще не очень понятен.
Отрасль бизнеса. Есть сферы относительно стабильные, где процессы почти не меняются годами. А есть такие, где за год рынок сильно развивается, и компания вынуждена меняться вслед за ним. А лучше формировать потребности клиентов и опережать конкурентов.
Конкретная часть организации. Например, в различных интернет-бизнесах внешняя среда меняется очень быстро, и нужно быстро адаптироваться. В то же время, обслуживающие процессы (логистика и пр.) меняются гораздо медленнее.

Итак, формализуйте бизнес, но не разводите лишнюю бюрократию.

Переходите к системе постепенно

Чем меньше насилия вы применяете при развитии бизнеса, тем больше шансов на успех.

Как известно, сила действия равна силе противодействия. Чем сильнее вы давите, тем сильнее будет сопротивление. Это аксиома.

Если компания немолодая, но привыкшая жить в «естественном бардаке», не нужно сразу загонять процессы в жесткие рамки. Ведь организация и раньше работала, причем относительно успешно.

А тут людям говорят, что нужно измениться. Даже если умом большинство за, в реальности они будут против. Все, включая вас. Кому приятно менять свои привычки? Читайте подробнее.

Лучше действуйте постепенно. Настройтесь на путь длиной в несколько лет. Это дольше, но проходит гораздо мягче, приятнее и с меньшими потерями в бизнесе и в команде. Да и вообще реально в отличие от «блицкригов», которые красивы лишь в теории.

Про революционный и эволюционный путь развития бизнеса читайте в статье «Почему не работают законы, приказы и бизнес-процессы».

Не нужно насиловать себя, организацию и команду.

Будьте мягкими по форме, но настойчивыми по сути. Пусть метафорой ваших действий станет стальная рука в бархатной перчатке.

Кстати, отладка и развитие бизнеса – это большое удовольствие. От процесса, от результатов, от преодоления препятствий, которые всегда есть на этом пути.

В личной жизни тоже не стОит мучить себя и близких. Начинаете ли вы бегать по утрам, обливаться холодной водой, или управлять своим временем, делайте это постепенно.

Если что-то мешает, признайтесь себе в этом (без самообвинения), поймите причины. Не получается самим – можете обратиться за консультацией.

Кстати, чем моложе компания, тем легче в ней навести порядок. Поэтому основы лучше заложить на самом старте. А если компании уже 2-3 года, то наводить в ней порядок – самое время.

Стройте систему под себя. Избегайте слепого копирования и покупки готовых решений «под ключ»

Рынок пестрит предложениями типовых решений. Готовые бизнес-процессы и оргструктуры, системы мотивации. Отдел продаж под ключ. Рост продаж за месяц на 30% (или в 2 раза за 3 месяца) и другие чудеса.

Почему? Потому что велик спрос. Потому что очень привлекательна идея заплатить за готовый результат и быстро перейти в светлое будущее, не прикладывая собственных усилий. «Волшебные таблетки» популярны во все времена.

К сожалению (а может и к счастью), это не работает. Потому что противоречит законам природы.

Даже если такое готовое решение будет супер-грамотным и дает хорошие результаты в какой-то другой компании, у вас, скорее всего, оно не приживется. Потому что вы – не они. У вас другой характер в отличие от основателя той компании. Другие привычки, другая команда и т.д. И рынок тоже другой.

Чтобы прийти в заветную «точку Б» (например, к системному бизнесу), вам и вашим людям нужно пройти некоторый путь и измениться. А если даже доставить вас к цели на гипотетическом ковре-самолете, вы не сможете там жить, т.к. не готовы к этому:

Вы не сможете работать по чужим бизнес-процессам и в чужой оргструктуре.

Если резко поднять вам продажи, вся остальная система этого не выдержит. Примеров много – падает управляемость, качество, растут просрочки по заказам. Итог – испорченная репутация, разочарование клиентов и сотрудников.

Монтаж бывает только в кино.

Поэтому настройтесь по-честному пройти путь из точки А (нынешнего состояния) в точку Б. По ходу уточняя свою цель, постепенно изменяя себя и команду. Создать систему, которая будет максимально подходить именно вам.

При этом я рекомендую вам находить интересные решения у конкурентов и не только, адаптировать их для себя: читайте статью «Учиться у лучших».

А чтобы грамотно определить свою стратегическую цель и путь к ней, можете изучить статью «Стратегия вашего бизнеса».

Продумывайте – тестируйте – внедряйте

Ага, именно так. То есть выполняйте этот алгоритм эволюционного развития бизнеса.

Часто мы сталкиваемся с ошибками:

Компанию пытаются изменить революционным путем. Проектируют «идеальную» систему и пытаются ее внедрить. Получая сильное сопротивление и в итоге – провал.
Уходят в проектирование, «забывая» внедрять изменения в жизнь.
«Вот создадим единую модель всего бизнеса, тогда и внедрим». Увы, как правило, этого не случается.
Пытаются внедрить неопробованные процессы и другие новшества. Порой это оборачивается большими проблемами.
Внедряют компьютерные программы на необкатанные процессы, автоматизируют бардак. То есть «отливают его в бетоне». После чего изменить систему сложно технически, к тому же на это нет энтузиазма и ресурсов. И людям приходится приспосабливаться к неэффективным процессам, компенсируя их кривизну тем самым человеческим фактором (у него ведь есть и плюсы).

Я подробно описывал алгоритм грамотных изменений в статье «Почему не работают законы, приказы и бизнес-процессы».

Делайте все правильно

Правильно – значит по уму. За годы у нас выработалась технология того, как навести порядок в бизнесе. Алгоритм с одной стороны – четкий. С другой – гибкий, позволяющий учитывать специфику самых разных отраслей, организаций, их владельцев и ключевых людей.

За все годы у меня еще не было двух одинаковых компаний и людей. Каждое новое знакомство – это открытие.

Если вы делаете все правильно, то достигаете цели, и при этом экономите годы времени, кучу денег, сил и нервов.

Как навести порядок в своем бизнесе?

Изучите материалы. Это важно, чтобы осознанно принять решение о том, насколько вам подходит этот путь. Но не рекомендую внедрять самостоятельно – высок риск наломать дров.
Невозможно обучиться карате или вождению автомобиля по книжкам.
Я сам много учусь. И всегда лично – у мастеров. Часто езжу для этого в другие города и страны. Глубокие знания и нюансы передаются только при живом общении.
Пройдите Основной бизнес-лагерь «Как навести порядок в своем бизнесе». Там вы на практике проработаете всю систему на живых примерах: из своей компании и бизнеса других участников. Важно приезжать командой: совладельцы и ключевые руководители.
Можете предварительно прийти к нам на короткий практикум: «Бизнес-процессы: как их описать, оптимизировать и внедрить» или «Как навести порядок в своем бизнесе». Следите за анонсами в рассылке.
Пригласите нас в свою компанию для проведения стартовой стратегической сессии с вашей управленческой командой. Если ваша компания небольшая, то приезжайте с несколькими ключевыми людьми на сборную стратегическую сессию в Подмосковье (на 3-4 неконкурирующих компании) – это дешевле.
Если соучредителей несколько, рекомендую предварительно провести отдельную сессию с ними.
Создайте и внедрите систему в своем бизнесе. По ходу рекомендую периодически обращаться к нам за поддержкой, чтобы мы помогли вам двигаться вперед, не зависать и не сбиваться с курса. И провести несколько поддерживающих сессий с интервалом примерно 2 месяца. Чтобы маховик развития бизнеса начал устойчиво вращаться уже без нашего участия.
Порадуйтесь результатам – вместе с командой и с нами. Вот живые примеры из самых разных отраслей, стран и городов, от микро-бизнеса до компаний и холдингов с несколькими тысячами сотрудников.
Путь не устлан розами. Мы готовы поддерживать вас не только в радостные периоды.
Обычно нас благодарят после стартовой сессии, а потом – спустя 2-3 года после начала изменений.
Я рад тому, что мы сохраняем человеческий контакт с большинством клиентов долгие годы после сотрудничества. А об успехах некоторых узнаем неожиданно: от их партнеров, клиентов и конкурентов.

Практическое задание. Какой у вас опыт построения системы в бизнесе? Что удалось, что нет?
Если хотите, опишите свою ситуацию и пришлите нам – обсудим, что и как можно сделать.