Выпуск 071. Оксана Клименко. Кризис: иллюзии прошли - время действовать!
Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 31.10.2008
Оксана Клименко - тренер-консультант по проектному менеджменту.
В этом выпуске, как, впрочем, и всегда, - исключительно наше авторское мнение, и оно вполне может противоречить Вашим мыслям и другим авторитетным источникам ;)
Статья написана специально для этой рассылки. Она является продолжением статьи Михаила Рыбакова "Кризис: время избавления от иллюзий", вышедшей в прошлом выпуске рассылки.
***
Итак, у нас есть два пути - продолжать позволять кризису управлять нами или взять все в свои руки и самим управлять кризисом. Третьего не дано. Что выберете? Выбор №1 - читайте в конце статьи раздел "Вредные советы" для тех, кто в кризисе". Выбор № 2 - продолжаем разговор и размышления.
Первая волна прошла. Что дальше?
Мы с вами вступили в новый этап кризиса, когда первая волна миновала, паника прошла, настроение стабилизировалось. Многие компании пережили уже состояние первого шока и растерянности, и даже предприняли срочные меры по сокращению издержек: приостановили проекты развития, сократили персонал, заморозили обучение, срезали бюджеты на маркетинг и рекламу, отказались от проведения дорогих корпоративных мероприятий и т. п. Так или иначе, все эти меры были реализованы, и все они были направлены на выживание и повышение устойчивости в новых условиях. На что это больше похоже: отдых после боя или затишье перед бурей?
Кризис - он и в Африке кризис! :)
Теперь многие заняли выжидательную позицию. Вот пройдет какое-то время, будет ясность, главное - переждать. Однако, насколько такая позиция оправдана? Возьмем такой пример. Есть две компании, примерно одинаковые по размеру, сфере деятельности и т. д., которые оказались в одинаковых внешних условиях - "кризис он и в Африке кризис". Одна решила "переждать", другая - действовать. То есть, пока одна компания "ждет", когда пройдет волна, другая - едет на гребне этой волны, как на серфе: использует появившиеся возможности! Какая компания из двух через год выиграет больше?
Вопрос: готовы ли вы к тому, чтобы кризис управлял вами или, наоборот, хотите сами управлять кризисом? Итак, если Вы решили действовать, а не ждать…
Общий менеджмент, антикризисное управление или управление кризисом?
Различают три вида управления: общий менеджмент, антикризисное управление и управление кризисом. Общий или регулярный менеджмент - это традиционное управление компанией, а вот два других понятия имеют схожие значения, однако есть и отличия. В кризисной ситуации методы общего менеджмента малопригодны. Антикризисное управление отличается от обычного, так как в кризис нужны абсолютно другие подходы, дающие максимально быстрый результат. Управление кризисом - понятие шире, чем просто принятие антикризисных сиюминутных мер и включает как вывод компании из трудной ситуации, так и дальнейшее ее развитие. В таблице ниже - основные различия этих трех видов управления. Какой вид управления в Вашей компании сейчас преобладает? Вопрос: готовы ли мы, чтобы кризис управлял нами или, наоборот, хотим сами им управлять? Об этом и поговорим.
|
Общий менеджмент |
Антикризисное управление |
Управление кризисом |
|
Долгосрочное развитие |
Приоритет сиюминутной выгодой в ущерб будущему |
Оперативные сиюминутные решения принимаются с учетом стратегического будущего компании |
|
Краткосрочные цели подчинены общей стратегии |
Нет стратегических целей, только краткосрочное планирование |
Краткосрочные цели и долгосрочные планы имеют синергетический эффект |
|
Максимизация прибыли и минимизации убытков |
Аккумулирование денежных средств для недопущения банкротства, жертвуют малым во имя большего |
Гибкость в применении мер по минимизации издержек и увеличения прибыли |
|
Рациональное использование ресурсов, эффективность, качество |
Жесткая экономия |
Повышение эффективности, увеличение производительности |
|
Меры наступательного характера в стратегических и тактических планах |
Меры защитного характера, являющиеся частью антикризисной программы (сокращение HR, производства) |
Чередование мер защитного и наступательного характера |
|
Инвестирование в перспективные проекты |
Заморозка инвестиционных проектов, закрытие производств, не приносящих прибыль в данный момент |
Диверсификация проектов |
|
Активная социальная политика в отношении персонала |
Только обязательные текущие выплаты |
Сохранение «золотого фонда» компании |
Антикризисное управление
Два пути - это сокращение издержек и параллельно увеличивать продажи. Мы много писали в наших предыдущих рассылках о том, как увеличивать обороты (№ 69 "Планирование продаж", № 66 "Техника прохождения секретаря", № 63 "Трудные клиенты", № 61 "Тест-драйв для повышения продаж - бесплатно или за деньги?" и "Вместе мы сильнее: кооперация для повышения продаж", №60 "Как возвращать потерянных клиентов", №56 "Вопросы и ответы" (Как продавать в "несезон"? Какие экстренные меры могут помочь в борьбе с летним спадом продаж?), №37 "Мерчендайзинг или законы психологии на службе у бизнеса", №22 "Как заставить отдел продаж работать эффективнее?", №6 "Вопросы и ответы" (SPIN), №5 "Вопросы и ответы" (сегментирование рынка).
Здесь поговорим о том, ЧТО сократить, КАК и ЗАЧЕМ. Вот главные вопросы. Чтобы на них ответить, надо провести аудит, то есть выяснить то, без чего обойтись можно. Взять весь перечень расходных статей, включая постоянные и переменные издержки. Разделить на три категории:
- "точно необходимо" (связь, средства производства и т.д.),
- "точно можно обойтись" (корпоративные мероприя, празднование нового года в подмосковном ресторане, и т.д.),
- третья группа - то, что "пока по вопросом" (аренда, персонал и т.д.).
Дальше работаем именно с третьей группой. Необходимо подробно пройтись по всем расходным статьям, которые попали в эту группу. Два метода работы: отказаться (и тогда эти мероприятия переходят в группу два) или сократить. Например:
- Поиск альтернативных вариантов (аренда помещений в другом районе, закупки у других поставщиков по более приемлемым ценам или на более выгодных условиях и т.д.);
- Разумное сокращение новых проектов. Например, в 1998 году за несколько месяцев до августа, крупная компания открыла свой первый филиал на юге России. Когда наступил дефолт, филиал не не закрыли, а дополнительно "влили" средства (некоторое время до-финансировали зарплату персоналу, аренду и проч.). Просто филиал окупился позже. А плюсов компания получила гораздо больше: вышли в новый регион, потеснили конкурента, сработалась команда, откатали технологию работы с филиалами и перенесли положительный опыт на открытие филиалов в других регионах. Сейчас их 15 в России и 3 в СНГ.
- Обоснованное сокращение персонала. Время избавляться от балласта ("свадебные генералы" - увы! и прощайте; сотрудники, которых раньше бы уволили, да все как-то неудобно и по-человечески жаль; откровенно "раздутые" штаты, например, два помощника первого лица компании - офис-менеджер и помощник - объедините их в одну должность, перераспределив часть обязанностей).
- Отложите на время (точно обозначив дату, когда вернетесь к этому вопросу) приобретение дорогой новой мебели, новых пусть и запланированных мероприятий типа "евроремонт зоны ресепшн", внедрение дорогой информационной системы и т.п.
- Пересмотрите рекламный бюджет. Не спешите его "резать"! Необходимо внимательно пересмотреть, заменить дорогие мероприятия на более умеренные и более эффективные. Зачем "по традиции" участвовать в дорогой выставке со стендом 70 кв.м.? Можно, например, стенд сделать поменьше и/или пригласить к участию партнеров, усилив, тем самым, привлекательность для ваших потенциальных клиентов. Или вместо одной выставки распорядиться бюджетом по-другому, направив его на усиление и развитие прямых продаж.
- Сократите логистические издержки. Проведите аудит складского хозяйства, начните поиск альтернативных способов доставки, поищите более экономичные варианты.
- Сократите затраты на аутсорсинг, если есть такая возможность, "догрузив" штатный персонал компании.
- И так далее.
Управление кризисом
Если вы хотите управлять кризисом так, чтобы, несмотря на изменившиеся условия оказаться в выигрыше, самое время подумать о том, ЧТО и КАК нужно для этого сделать.
1. Поиск внутренних способов повышения производительности труда
- Меньше "курим", больше работаем. Сократите непроизводительное время, сделайте "фотографию рабочего дня", например, менеджера по продажам. По статистике в средней успешной компании тратится от 15% до 40% (!!!) времени на перекуры, перезвоны, разговоры на отвлеченные темы. В тайм - менеджменте они известны как наиболее часто встречающиеся "поглотители времени".
- Меньшими затратами достигаем того же эффекта (см. выше пример с выставкой).
- Регулируем бизнес-процессы. Пересмотрев существующие бизнес-процессы, можно найти существенные резервы, которые повысят производительность в разы. Например, процесс согласования внутренних документов в крупной компании согласно регламентам может занимать до недели и более. В изменившихся условиях это может стать просто непозволительной роскошью.
2. Увеличение продаж
- Активный сбыт. Сориентируйте часть менеджеров по продажам не на поддержание отношений с клиентами, а на поиск и привлечение новых. расширение базы клиентов - одна из основных задач компании в текущий период.
- Новый целевой сегмент клиентов. Возможно, у вас просто не доходили руки до клиентов другого сегмента, или другого региона. Самое время подумать и направить усилия на поиск и развитие нового сегмента.
- Реализация стоковых позиций и увеличение оборачиваемости товаров.
3. Отладка механизмов управления компанией - не на бумаге, а на деле
- Регулярные результативные совещания (уменьшаем управленческий бардак и наводим порядок).
- Четкое распределение ответственности, закрепление обязанностей и полномочий по людям и должностям.
- Зафиксированные на бумаге бизнес-процессы в максимально доступных и понятных схемах - алгоритмах (по шагам) и их строгое выполнение
4. Самодисциплина
Вообще-то, этот пункт должен стать первым по важности в нашем списке :)
5. Укрепление, сплочение и развитие команды
- Каждый день вселяйте оптимизм в сотрудников. Сейчас некоторые руководители готовят и рассылают письма коллективу по электронной почте, где разъясняются четко позиции руководства и планы в отношении развития компании и персонала. Это не должно быть единовременно проведенной акцией. Сотрудникам важно участие высшего руководства в их судьбе. Дайте понять сотрудникам, что они - наиболее ценный капитал компании. Можно использовать для этого такие средства, как интранет, листовки, сообщения по электронной почте, собрания, личное общение.
- Проведите мини-тренинг на сплочение команды. Пусть это мероприятие будет по времени не долгим, но эффективным. За 3 - 4 часа можно успеть сплотить людей, зарядить их оптимизмом, показать перспективы компании и их место в компании до, во время и после кризиса, вдохновить их на работу.
Это лишь небольшая часть тех мер, которые помогут вам управлять кризисом. И еще одна мысль, с Вашего позволения. Мы как консультанты сталкиваемся часто с такой ситуацией. Руководитель компании прочитал много книг по менеджменту, кучу полезных статей в журналах и интернете. Но на практике мало что применяется, если применяется вообще. А если не применять полученные знаний на практике, то изменения к лучшему на произойдут. Действуйте, действуйте и еще раз - действуйте!
Удачи!
Ну, а теперь в виде шутки - наши вредные советы!..
Вредные советы для тех, кто в кризисе. Десять непопулярных мер
В моей смерти прошу винить слово на букву "К"…
(Перефразированное название советского фильма)
По мотивам стихотворений Григория Остера
- Паникуйте! Сокрушайтесь! Расстраивайтесь! В общем, "грузитесь по полной программе". Один из самых часто задаваемых себе вопросов, это - "ну почему кризисы всегда случаются так не вовремя?" При таком поведении есть шанс дать, наконец, волю своим чувствам и "наломать дров". То есть на зиму дровами вы будете обеспечены!
- Упадите духом! Если с первого раза не получится - тренируйтесь ежедневно, пока не достигнете результата. Главное, что это вселит в вашу команду уверенность в то, что "все пропало". Тогда сотрудники постепенно разбегутся, и, таким образом, вы сократите расходы на персонал.
- Выбирайте стратегию "переждать лихую годину". Не предпринимайте активных действий, просто ждите, полагаясь на великую русскую традицию доверять свою судьбу двум словам - "авось" да "небось". Когда-нибудь кризис сам собой "рассосется".
- Сократите персонал, скажем, процентов на двадцать или на тридцать. Дайте задание всем линейным руководителям сократить количество сотрудников в их подразделениях на 20%, кто сократит на бОльшее число - тому выдайте премию. Новое слово в системе мотивации!
- Не думайте о будущем! Живите одним днем! Делайте вид, что никакого кризиса не существует. Как в анекдоте, один другого спрашивает:
- Слушай, а ты суслика видишь?
- Нет
- Вот и я не вижу… а он ЕСТЬ!
В таком развитии событий "день победы" продлится недолго… - Перестаньте развиваться и совершенствовать внутренние механизмы управления компанией. Не применяйте новых управленческих процедур и не отлаживайте бизнес-процессы. Зачем? Ведь все равно - кризис!..
- Сваливайте ВСЁ на кризис! "Это не мы такие, жизнь такая". В сочетании с пунктами 2, 3 и 6 дает потрясающие результаты!
- Не советуйтесь с коллегами, не приглашайте консультантов - профессионалов. Всем известно из практики, что, если простудился, - к врачу идти не надо, займись самолечением, так? Иногда помогает. Однако, "самолечение" и "самоВЫлечивание" - это две большие разницы. И к врачу все равно попадаем, только уже либо, когда поздно (так "скрутило!"), либо когда - хронически. И тогда лечение сложнее, дольше и во много раз дороже.
- Не изучайте опыт других компаний. Ни в коем случае не читайте истории успеха других компаний, не только выживших в трудных условиях, но и сумевших подняться, развиться и разбогатеть. Вам это все равно не поможет, ведь "тогда время было другое".
- Не ищите ресурсы внутри компании, не тратьте время на изучение и пересмотр своих бизнес-процессов с целью их оптимизации, не думайте о повышении производительности. Лучше срочно возьмите дополнительный кредит (если дадут, конечно). Желательно лет на 25! А к тому времени, глядишь, и кризис пройдет!
*****
Как Вам навести порядок в своем бизнесе?
- Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
- Приезжайте на наши бизнес-лагеря и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми. - Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.
*****
Если вы хотите навести порядок в своем бизнесе, обращайтесь: опишите свою компанию, задачи и проблемы - обсудим.
Архив этой рассылки (с 2007 года). Авторские статьи Михаила Рыбакова и Партнеров.
Чтобы получать наши материалы, подпишитесь на рассылку:
Подписываясь на рассылку, вы даете согласие на обработку персональных данных, в соответствии с условиями.
Вы можете рекомендовать эту статью в социальных сетях, нажав на кнопки внизу, а также оставить свои комментарии.
Поделитесь статьей с коллегам: бизнесменами и руководителями. Это поможет им не только сохранить бизнес, но и вывести его на новый уровень. А самим - больше заниматься стратегией, развитием, проводить время с семьей, путешествовать и отдыхать.
Давайте создавать здоровую бизнес-среду в России и в мире!
С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, модератор стратегических сессий
Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры"
WWW: www.mrybakov.ru
Тел.: +7 (495) 926-26-09
E-Mail: info@mrybakov.ru
