Рассылка "Советы бизнес-консультанта" от 09.02.2016

Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант. Основатель команды "Михаил Рыбаков и Партнеры".  

Михаил: консультант и человек. Смотрите в коротком фильме…

Сегодня для вас - очередной фрагмент из моей книги «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум».

***

Что такое наведение порядка в бизнесе, отладка процессов? По сути, это поиск «узких мест», проблем – и их устранение. Однако этому мешает одно серьезное препятствие.

Чтобы решить любую проблему, сначала нужно ее признать. А зачастую это ох как непросто! Ведь это означает увидеть то, куда смотреть не хочется вовсе.

Например, не всем людям приятно видеть в зеркале себя и свою фигуру.

Зачастую человеку приходится признать, что он сам прежде что-то не понимал, делал глупости, был неправ и т.д.

В бизнесе обычно еще сложнее. Ведь у любой проблемы есть причины. А значит – тот или те люди, которые их породили.

Тут перед глазами встает целый шлейф ассоциаций: брак, бракодел, виновник, крайний, стрелочник, которого нужно «найти и расстрелять»…

При такой обстановке в коллективе никто в здравом уме не станет говорить о проблемах, «доставать скелеты из шкафа». Наоборот – запрячет их поглубже.

Летом после второго курса института мы с друзьями поехали работать на стройку. В совхозе бетонировали пол в коровниках, устанавливали тяжеленные бетонные кормушки и т.д. В 6 часов вечера нас забирал «ГАЗ-66», отвозил в общагу.

Однажды к нам на стройку минут за 15 до окончания рабочего дня с большим опозданием приехал миксер, полный бетона. Чтобы раскидать машину бетона и уложить его, бригаде нужно около часа.

Местному мастеру, который нами руководил, было неохота задерживаться после работы. Он не растерялся – указал водителю канаву, куда слить несколько кубов бетона, а вечно пьяный бульдозерист Карпуха помог скрыть следы.

Нас, студентов, такой подход, мягко говоря, удивил. Но мастер крепкими словами объяснил нам, что к чему.

Очевидно, что организация понесла убытки – бетон пропал зазря. В чем причины такой ситуации? Как это связано с бизнес-процессами и с атмосферой в компании? Как это повлияло на нас – новичков?

Пока бизнесом управляют в такой манере, серьезному улучшению не бывать.

А в остальном, прекрасная маркиза,
Все хорошо, все хорошо!

Пока у вас в компании принято делать вид, что все хорошо, хотя на самом деле это далеко не так, – не пытайтесь отлаживать процессы, это бесполезно.

Как же быть?

В мировом опыте и в нашей практике проверенные решения есть.

Пожалуй, основное – создать в компании такую атмосферу, чтобы люди не боялись говорить правду.

Правда – лечит!

Вот фрагмент из книги Эдвардса Деминга «Выход из кризиса», один из его знаменитых «14 пунктов»:

«Изгоняйте страхи

Поощряйте эффективные двухсторонние связи и используйте другие средства для искоренения страхов, опасений и враждебности внутри организации с тем, чтобы каждый мог работать более эффективно и продуктивно на благо компании.

Любой работник, испытывающий страх перед своим вышестоящим руководителем, не может надлежащим образом сотрудничать с ним. Лучшее, что можно ожидать в таких обстоятельствах, – обиженная покорность, т.е. как раз то, чего и желает такой руководитель. Однако подобное положение вещей никогда не приведет к хорошим результатам.

Истинное сотрудничество позволяет достигнуть намного большего, чем изолированные индивидуальные усилия. Но это взаимодействие не может быть хорошим, если не взращивать взаимное доверие, уверенность и уважение. Те, кто работает, испытывая страх, – стараются ускользнуть из поля зрения тех, кого они боятся. А как можно ожидать отдачи, соответствующей потенциальным возможностям, от людей, чье основное желание – просто не быть замеченным?»

Создание в компании атмосферы доверия может начинаться с малого. Например, в процессном подходе принято говорить «дефект», а не «брак» – чтобы не было обвинительного тона, чтобы люди не закрывались, не прятали проблемы.

***

Конечно, бывают и исключения. Например, работник что-то украл, допустил ошибку из-за преступной халатности, напился на работе и т.п. Он действительно виноват. За такое, как правило, нужно жестко наказывать, чтобы другим неповадно было – вплоть до увольнения на месте.

Однако таких ситуаций – немного. По опыту, в большинстве случаев сотрудник старается делать свою работу хорошо. По крайней мере, в начале своей карьеры или работы в конкретной компании, пока ему не «отбили охоту».

Но система устроена так, что не позволяет ему работать качественно, разумно. Ему мешают «кривые» процессы, всевозможные «косяки» и накладки.

Это – не вина работника, а недоработки в системе.
Наказывать за них – неразумно, неэффективно. Непедагогично.

***

Пусть каждый работник компании будет уверен, что за признание проблемы ему не «прилетит по башке» от начальства и коллег. Наоборот – его похвалят за то, что он обнаружил дефект в процессе, вынес его на рассмотрение. Особенно, если он нашел и предложил пути решения проблемы и ее предотвращения на будущее.

На стартовой стратегической сессии по наведению порядка в бизнесе мы помогаем создать атмосферу доверия. Это непросто, учитывая традиции авторитарного управления, которые веками складывались в нашем обществе. Как правило, нам это удается – пожалуй, для меня это один из главных предметов профессиональной гордости!

Помогает многолетний опыт работы с «жесткими» отраслями: нефтянка, стройка, различные производства. Где до нашего появления долгие годы звучало: «Мать, мать, мать!»…

Потом этот опыт открытого сотрудничества люди закрепляют на рабочих группах – там они постепенно прорешивают сложные проблемы, копившиеся в компании годами.

Важен личный пример первых лиц компании. Если шеф перестает «бить сотрудников по рукам» и «затыкать им рот» (пусть даже он делал это из лучших побуждений), постепенно люди оттаивают.

Конечно, доверие в команде складывается не за один день. Тем больше моя радость, когда через год-два работы с компанией, я вижу, как меняются люди и их взаимоотношения. Люди теплеют, поддерживают друг друга, при необходимости быстро создают группы и решают возникающие трудности. Компания становится живой, гибкой, быстро приспосабливается к изменениям во внешней среде, например, к кризисам, появлению сильных конкурентов, изменениям в законодательстве и пр.

Конечно, это сказывается и на прибыли бизнеса, и на отношении сотрудников к клиентам. В компании становится по-человечески приятно работать.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. Насколько открытая атмосфера в вашем бизнесе? Могут ли люди свободно говорить о проблемах, делают ли это? Предлагают улучшения? Вы их внедряете? Люди знают об этом, видят результаты?

 

***

Заказать книгу «Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить. Практикум» Вы можете здесь.

*****

Как вам навести порядок в своем бизнесе?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Прочитайте книги Михаила Рыбакова: "Бизнес-процессы: как их описать, отладить и внедрить", "Стратегия бизнеса: как создать и воплотить ее в жизнь" и "Как навести порядок в своем бизнесе".
  
• Приезжайте на бизнес-лагерь "Как навести порядок в бизнесе, оживить и вовлечь команду" и другие мероприятия. Там вы подробно проработаете всю технологию наведения порядка на живых примерах из своего бизнеса, выстроите в голове четкую систему, вовлечете в изменения своих партнеров и топов. По опыту сотен бизнесменов, после обучения на лагере гораздо проще навести порядок в своей компании.
  Мы проводим лагеря дважды в год: в июле-августе в России на природе и в феврале-марте в теплых странах у моря. Смотрите расписание.
  Заодно отдохнете, наберетесь сил и энергии, хорошо проведете время с семьей, познакомитесь с интересными людьми.
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.