В этом году во время летнего бизнес-лагеря на Угре возникла новая практика – консилиум.

Консилиум – это возможность рассказать о своем бизнесе одновременно всем участникам команды «Михаил Рыбаков и партнеры», похвалиться успехами и рассказать о том, что беспокоит. Потом все мы думали, обсуждали и спорили, а на следующий день выдавали бизнесменам рекомендации.

Меня поразила фраза, которая прозвучала на этих консилиумах не раз и не два: «Мы, естественно, ничего не считали». Что же тут естественного?

Естественно-то как раз наоборот: перед началом проекта все просчитать, хотя бы точку безубыточности найти.

Нежелание считать в начале приводит к проблемам в будущем.

Одна из таких проблем – так называемые "кассовые разрывы", когда платить надо (очень надо), а денежных средств нет.

Не хватает денег, думаем где "перехватить", кого-то уговорить подождать с оплатой, покупателя попросить сделать заранее предоплату, у поставщика попросить товарный кредит. А поставщик – не дурак, зачастую его товарный кредит выглядит как набор к празднику при социализме. С нагрузкой. То есть, к ходовому товару добавляется товар неликвидный, который на складе будет лежать, а расплатиться-то за него все равно придется.

И первый вопрос, на который надо себе ответить: прибылен ли Ваш бизнес или убыточен.

У меня есть знакомая, которой всегда не хватает денег. Она одалживает, перезанимает, отдает и опять занимает. Она просто живет не по средствам. И всегда тратит больше того, что заработала.

К сожалению, так случается и с бизнесменами. В своей практике я встречалась с предпринимателями, которые годами не понимали, прибылен их бизнес или нет.

Все сводилось к вопросу: есть ли деньги "в тумбочке"?

Если есть – хорошо, если нет – будем думать.

То есть, очень часто управленческий учет (УУ) сводится к отчету о движении денежных средств (ОДС).

Это очень важный отчет, один из трех, которые обязательно должны формироваться на основе Вашего УУ. Он формируется за период. Этот отчет показывает, сколько денег было на начало рассматриваемого периода, откуда они пришли и куда ушли. На какие статьи затрат были потрачены. ОДС удобен для того, чтобы заметить всплеск какой-то статьи затрат. Например, оплачены услуги на создание сайта на миллион. А вы вообще-то разрешали такие суммы на создание сайта тратить, или кто-то деньги уводит? Также удобно посмотреть, в какие фирмы ушли "непонятные" суммы.

Но на вопрос "Прибылен ли наш бизнес?" ОДС не отвечает.

"Куда уходят деньги?" - вопрос, конечно, интересный. Составлять и анализировать ОДС ("Платежный баланс") необходимо. Но не достаточно (об этом я уже писала в статье "Управленческий учет. Поставить нельзя забить. Где ставим запятую?" Часть 1, Часть 2). У Вас могут быть несколько миллионов на счетах в банках и кассах (далее – наличные), например, потому что Вы в конце рассматриваемого периода получили предоплату 5 млн. рублей.

А на самом деле компания работает неэффективно, и прибыли практически нет.

А может быть острая нехватка наличности, хотя вы знаете, что сработали очень хорошо. Просто вы купили оборудование или сделали крупную предоплату своему Поставщику.

Итак, ловушка №1 "Бизнес убыточен, а мы не заметили".

Второй отчет, который обязательно должен формироваться по данным УУ, это "Отчет о прибылях и убытках", он же ОДР (далее), он же Форма №2 (это на языке Вашего главбуха).

Этот отчет, так же, как и ОДС, всегда формируется за период.

В нашем примере этот период будет 9 месяцев 2013 года.

Итак, в нашем примере "Отчет о доходах и расходах" за 9 месяцев 2013 года будет иметь следующий вид:

выручка (доход)	25 690
прямые расходы	20 552
производственная прибыль	5 138
накладные (косвенные) расходы	2 980
валовая прибыль	2 158
траты из прибыли (бонусы топам)	108
чистая прибыль	2 050

Что показывает этот отчет? Он показывает, что в целом бизнес не убыточен.

Не убыток является причиной возникновения кассовых разрывов.

Рентабельность продаж составила

2 158/ 25 690*100% = 8,4%

Много это или мало зависит от многих параметров, но прежде всего от вида деятельности компании.

Если есть несколько разных бизнесов по специфике или разных объектов, например, аптечных киосков, имеет смысл смотреть ОДР по каждому. И по каждому точку безубыточности найти. Быть может в этой общей таблице, есть как прибыльные направления (объекты), так и убыточные.

История из практики. На один из моих бизнес-лагерей "Эффективное управление финансами", такой же, как будет в этом феврале в Дахабе, приехала очень приятная женщина.

Её бизнесу 7 лет, сеть аптечных киосков. И все эти годы идет борьба с кассовыми разрывами. Денег все время не хватает. Товарные и банковские кредиты, последние на кабальных условиях. Ситуация реально тяжелая. Женщина – умница. Все цифры взяла с собой. И в день отдыха, по полученным от меня правилам, просчитала прибыльность каждого из своих киосков. Оказалось, что прибыльными являются только 2 из 19. Как же тут не быть кассовым разрывам! То есть, годами плодились убыточные подразделения, а поскольку адекватный УУ не велся, это было неочевидно.

Закрыть убыточные точки ей жалко, ведь столько сил вложено, и люди хорошие там работают.

А финансы – вещь жесткая, цифры, взятые из достоверного управленческого учета, говорят правду, только правду и ничего кроме правды.

И если нет возможности поднять продажи или резко уменьшить расходы (в данном случае было именно так), то надо от убыточных точек избавляться. Хоть и больно.

Еще история из практики. Бизнес состоит двух частей. Выращивание растений и их переработка. При этом производственные мощности позволяют перерабатывать не только продукцию собственного производства, но и закупленную у сторонних организаций.

Посчитали экономику каждого из направлений отдельно. Оказалось, что себестоимость собственного сырья существенно выше стоимости покупного. И убыточность первого направления съедает прибыльность второго.

Увидев эффективность каждого направления в конкретных цифрах, были приняты необходимые управленческие решения.

Убыточность бизнеса в целом, либо одного из его направлений (частей), может приводить к кассовым разрывам. Но это только одна из возможных причин.

Продолжение следует…

*****

Как Вам навести порядок в своем бизнесе и выстроить эффективную систему управления финансами?

• Для начала изучите наши материалы по этой теме, там все описано очень подробно.
• Участвуйте в бизнес-лагерях:
  • "Эффективное управление финансами" (7 дней, проходит дважды в год на выезде)
  • "Проверки в компании" (1 день, проходит дважды в год на выезде)
• Пригласите нас в свою компанию для проведения стратегической сессии - она необходима для успешного старта проекта по наведению порядка. Чтобы сделать все правильно по методикам, а также - вовлечь вашу команду в изменения, преодолеть естественное сопротивление.